Gestión de existencias: cuánto tener de cada producto, en qué sitio y cuándo reponerlo.

Qué hace en gestión de existencias.

¿Qué es la gestión de existencias?

La gestión de existencias es el conjunto de decisiones sobre el stock: cuánto tener de cada producto, en qué sitio y cuándo reponerlo. El objetivo es el de siempre, servir a los clientes con el menor dinero parado posible, y la dificultad también: cada producto vende a un ritmo distinto en cada sitio, ese ritmo cambia con la temporada y los proveedores no siempre cumplen sus plazos.

Se apoya en el control de existencias, que dice qué hay y dónde, y lo usa para decidir. Si el control falla, la gestión falla con él, porque cualquier pedido calculado sobre un stock falso será falso. Por eso, antes de calcular nada, Arume Stock reconstruye el stock de cada día y entrega un informe con lo que no cuadra.

¿Cuánto stock tener de cada producto?

La respuesta tiene dos partes. La primera es la venta esperada durante el tiempo que tardas en reponer: si el proveedor tarda dos semanas y revisas cada semana, necesitas cubrir tres. La segunda es el colchón para las semanas en que se vende más de lo esperado, que depende de cuánto varía la venta y de cuántas veces aceptas quedarte corto. Eso es el nivel de servicio.

Un ejemplo con una cadena de ópticas en Andalucía. Las lentillas mensuales de una graduación común venden unas 20 cajas a la semana en la óptica de Sevilla centro, con poca variación. Con un plazo de cinco días y un nivel de servicio del 95 %, el colchón necesario es pequeño. Las gafas de sol de una marca concreta venden 3 a la semana de media en Huelva, pero en junio pueden ser 12: con el mismo nivel de servicio, el colchón tiene que ser mucho mayor, y en noviembre casi nulo.

Las calculadoras de stock de seguridad y de punto de pedido de esta web hacen este cálculo para un producto con tus cifras. Arume Stock lo hace para todos a la vez, cada semana, con la previsión de cada sitio.

¿Dónde tener las existencias?

Con el mismo stock total se puede servir mucho mejor o mucho peor. Un producto que vende poco en cada tienda suele estar mejor concentrado en el almacén y mandado bajo demanda; uno que vende mucho y se repone cada semana conviene tenerlo cerca de donde se vende. Y entre tiendas, lo que sobra en una y falta en otra se puede trasladar antes de comprar más.

El cálculo se hace con todos los sitios a la vez. Sale la cantidad objetivo de cada producto en cada sitio, la lista de traslados cuando compensa moverlo y la de compras para lo que falta en el conjunto. Las guías de cómo repartir el stock entre tiendas y entre almacenes tratan los criterios con más detalle.

¿Cuándo reponer?

Hay dos maneras clásicas. En revisión continua se pide cuando el stock cae por debajo de un punto de pedido. En revisión periódica se revisa cada cierto tiempo, por ejemplo cada lunes, y se pide lo que falte hasta un nivel objetivo. La mayoría de empresas que reponen tiendas o clientes trabajan con revisión periódica, porque el camión sale ciertos días.

En los dos casos el momento depende de la venta prevista y del plazo real del proveedor, que suele ser más largo que el de la ficha. Arume Stock mide el plazo con tus pedidos pasados y avisa cuando, con ese plazo, el riesgo de quedarse sin un producto antes de la siguiente entrega supera el nivel que hayas fijado. Si ya no llegas a tiempo, propone un traslado o un pedido urgente.

• Revisión continua: pedir al cruzar el punto de pedido.
• Revisión periódica: revisar en fecha fija y completar hasta el objetivo.
• En ambos casos, punto y objetivo cambian con la temporada.
• El plazo que cuenta es el medido, no el que dice el proveedor.

Qué parte de la gestión hace Arume Stock.

El cálculo semanal de las tres decisiones, con su porqué: cuánto, dónde y cuándo. La lista sale ordenada por lo que cuesta no actuar y la aprueba una persona. Lo que no hace es llevar la contabilidad de las existencias ni el registro de entradas y salidas, que siguen en tu ERP o en tu programa de gestión; se conecta a él en solo lectura.

Antes de usarlo se prueba con tus datos: se repiten tus semanas pasadas con lo que se sabía cada día y se cuentan roturas y stock inmovilizado frente a lo que hicisteis. Si quieres un primer vistazo, el análisis gratuito te dice qué productos se quedaron sin stock y cuántos días.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si el stock de seguridad se puso hace años y es igual para todo Se recalcula por producto y sitio con la variabilidad real de la venta y el plazo medido del proveedor.
• Si sobra en unos sitios lo que falta en otros El reparto se decide con la previsión de cada sitio y sale la lista de traslados antes de la de compras.
• Si pides siempre el mismo día con la misma cantidad y la temporada te deja corto en unas semanas y lleno en otras. La cantidad cambia con la venta prevista de cada semana.
• Si no sabes qué nivel de servicio estás dando Con tu histórico se calcula cuántas veces faltó cada producto y se compara con el nivel que te gustaría dar.
• Si quieres bajar stock sin aumentar las roturas Se ve qué familias tienen más colchón del que necesitan y cuáles menos, y el ajuste se hace en las primeras.

Gestión de existencias con números que se recalculan solos.

Las reglas clásicas de gestión de existencias (stock de seguridad, punto de pedido, mínimo y máximo) son correctas. Lo que falla es que sus números se calculan una vez y se quedan. Arume Stock aplica las mismas ideas, pero las recalcula cada semana para cada producto en cada sitio con la venta prevista y el plazo real, y compara el resultado con tu histórico antes de que lo uses.

• Stock objetivo por producto y sitio, recalculado cada semana.
• Reparto entre almacenes y puntos con todos los sitios a la vez.
• Momento de pedido según riesgo y plazo real del proveedor.
• Nivel de servicio distinto por familia, elegido por ti.