Control de stock en hospitales y residencias: cada planta, con lo que va a gastar esta semana.

Qué hace en hospitales y residencias.

¿Cómo se decide hoy el stock en un hospital o una residencia?

En la mayoría de hospitales privados y residencias, el material sanitario se mueve en dos tramos. Del proveedor al almacén general, con pedidos que lanza compras. Del almacén general a cada unidad (planta, quirófano, urgencias, botiquín de la residencia), con un pacto de consumo: una lista de productos con la cantidad que debe haber y la frecuencia de reposición. Ese pacto lo fijó alguien con experiencia y se ha ido tocando cuando una unidad se quejaba.

El resultado es conocido por cualquiera que haya trabajado en planta: armarios con material de sobra «por si acaso», productos que caducan al fondo del cajón y, aun así, la llamada al almacén a las once de la noche porque falta algo. Cada unidad se protege pidiendo más, y la suma de todas esas protecciones es dinero parado y mermas por caducidad.

En las cadenas de residencias se añade otra capa: cada centro con su almacén pequeño, compras más o menos centralizadas y un consumo que depende de cuántos residentes hay y de su grado de dependencia, que cambia cada mes.

¿Qué es un control de stock para hospitales y residencias?

Un control de stock para hospitales y residencias es una previsión de consumo de material sanitario por unidad y por centro que fija y revisa el pacto de consumo de cada punto con el uso real, y convierte la previsión en la reposición del almacén general y en el pedido a proveedores. Su objetivo es que no falte lo crítico y que no caduque lo que sobra, con menos stock repartido por armarios.

El programa lee las salidas del almacén a cada unidad, las lecturas del doble cajón si las hay, las entradas de proveedor con lote y caducidad y, si se quiere, la ocupación diaria. Con eso calcula cuánto se gasta de verdad en cada sitio y propone, cada ronda, qué reponer y cuánto. La supervisora y el almacén deciden.

• Pacto de consumo por unidad, recalculado con el uso real y revisado cada trimestre.
• Reposición del almacén general a cada planta o botiquín, con su porqué.
• Pedido del almacén general a cada proveedor con su plazo medido.
• Caducidades y lotes de todo el grupo, con propuesta de traspaso.
• Material crítico con nivel de servicio propio y aviso aparte.

Plantas, quirófanos y botiquines: cada unidad gasta distinto.

Una planta de medicina interna con pacientes mayores gasta absorbentes, material de curas y sondas de forma muy distinta a una planta quirúrgica de estancias cortas. Urgencias tiene picos los lunes y en invierno. El quirófano depende de la programación de la semana. Aplicar el mismo margen a todos es lo que hace que unos armarios rebosen y otros se vacíen.

El programa prevé cada unidad con su historia. Si hay ocupación diaria, la usa: el consumo de muchos productos sigue a las camas ocupadas casi en línea recta. Si hay programación quirúrgica, se puede añadir como dato. Y separa los productos de consumo diario (guantes, gasas, jeringas) de los de uso puntual, que necesitan otra cuenta: poca cantidad, pero que esté.

En residencias, el consumo sigue a los residentes y a su dependencia. Un centro con más residentes de gran dependencia gasta más absorbentes, más material de curas por úlceras y más protección. El programa lo aprende con el histórico y ajusta cuando cambian altas e ingresos.

Caducidades: el coste que no aparece en la factura.

En material sanitario la caducidad es parte del producto. Una caja de apósitos que caduca en el fondo de un botiquín es dinero perdido y, peor, un riesgo si alguien la usa sin mirar la fecha. Con muchos puntos de consumo, nadie tiene la foto completa de qué va a caducar y dónde.

El programa lee lote y caducidad de las entradas y del stock de cada almacén y unidad, y te da una lista ordenada por fecha y por valor: lo que va a caducar antes de que, al ritmo de esa unidad, se pueda gastar. Junto a cada línea propone dónde se gastaría a tiempo dentro del grupo. Mover una caja de la residencia de Tarragona, que la gasta despacio, al hospital de Málaga, que la gasta en dos semanas, es la diferencia entre usarla y tirarla.

¿Qué programas usan hospitales y residencias?

Los grupos hospitalarios privados suelen llevar la logística en SAP o en el módulo de aprovisionamiento de su sistema de información, a veces con armarios automatizados o lectores de código en planta. Las cadenas de residencias trabajan con un programa de gestión de residencias para la parte asistencial y un ERP como Business Central o Sage para compras y almacén; en muchos centros, la reposición del botiquín se sigue llevando en una hoja de Excel.

Nos conectamos a lo que haya con un usuario que solo puede leer, o trabajamos con exportaciones periódicas. Necesitamos productos, unidades de consumo, salidas y entradas con fecha, lote y caducidad, y la ocupación como número. No necesitamos ningún dato de pacientes ni de residentes.

Lo que dice la norma: productos sanitarios sí, medicamentos aparte.

El material que gestiona este programa es, en buena parte, producto sanitario, y le aplica el Real Decreto 192/2023. Su artículo 19 obliga a los agentes que comercializan productos a llevar un registro de trazabilidad con el identificador del producto, el número de serie o de lote y la fecha de suministro. Su artículo 36.6 pide a los centros y profesionales sanitarios almacenar y conservar, preferiblemente por medios electrónicos, el identificador único (UDI) de los implantables de clase IIa y IIb que se les suministren; para los implantables de clase III remite al artículo 27.9 del Reglamento (UE) 2017/745.

Los medicamentos son otro régimen y no entran aquí. El artículo 84 del texto refundido de la Ley de garantías de los medicamentos pone en el servicio de farmacia hospitalaria la responsabilidad técnica de la adquisición, la custodia y la dispensación, y le encarga coordinar la compra de medicamentos y productos sanitarios. El artículo 6 del Real Decreto-ley 16/2012 obliga a hospitales y centros de asistencia social con 100 camas o más (en régimen de asistidos) a tener servicio de farmacia propio, salvo que la comunidad autónoma acepte un depósito vinculado; los que no llegan, deben tener depósito.

Por eso, el programa no toca el circuito del medicamento y trabaja con farmacia como un interlocutor más si coordina compras de producto sanitario. Ayuda a llevar al día lote y caducidad; el registro oficial y la obligación son de cada centro, y conviene confirmarlo con quien lleve vuestra calidad o vuestro asesor.

El tamaño del sector residencial.

Según el Laboratorio Envejecimiento en red del CSIC, con datos de septiembre de 2022 presentados en octubre de 2023, en España hay 5.573 residencias de mayores con 393.581 plazas, y la ocupación se estima en torno al 86 %. Los centros de titularidad privada son más del doble que los públicos, y crecen los centros de más de 100 plazas frente a los pequeños.

Para el stock, ese cambio de tamaño importa: una residencia de más de 100 plazas consume como una planta de hospital, y una cadena con veinte de ellas tiene el mismo problema logístico que un grupo hospitalario. Ahí es donde un pacto de consumo calculado con el uso real deja de ser un detalle.

Lo que hace falta, lo que no hace y cómo se empieza.

Hace falta: el catálogo de material con su unidad de consumo; las salidas del almacén general a cada unidad o centro, idealmente un año; las entradas de proveedor con lote y caducidad; el pacto de consumo actual si existe; y, si se puede, la ocupación diaria por unidad o centro. Nada de pacientes.

Lo que no hace: no gestiona medicamentos ni sustituye a farmacia; no lleva el registro de implantes ni la tarjeta de implante; no hace la compra pública ni la negociación con proveedores; no decide qué es crítico, lo decides tú. Propone, avisa y explica.

Cómo se empieza: volvemos a jugar los últimos meses de dos o tres unidades o centros con lo que se sabía cada semana y comparamos lo que habría repuesto el programa con lo que se repuso, lo que caducó y las roturas que hubo. Después, uno o dos meses en modo sombra junto a la supervisión. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de salidas y stock y te devolvemos un análisis corto de caducidades, roturas y pactos.

Cómo decide el predictor de stock en planta.

En un hospital o una residencia hay material que no puede faltar nunca, aunque se use poco. El predictor lo trata como imprescindible y lo repone antes de que se acabe, aunque ese envío no compense por sí solo. Para el resto calcula el consumo de cada planta o centro producto a producto y propone la reposición desde el almacén general con el nivel de servicio que elijas.

Un centro nuevo arranca con la media de los centros parecidos hasta que tiene consumo propio, y lo que caduca pesa como coste de tenerlo parado. El funcionamiento está explicado en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu almacén general repone plantas a demanda y por teléfono y cada supervisora pide «por si acaso». El programa pone una cifra a cada unidad con su consumo y deja de premiar al que pide más.
• Si en tus botiquines caduca material cada trimestre y en otro centro del grupo falta lo mismo. Se ve con semanas de margen y se propone el traspaso.
• Si tienes una cadena de residencias con un almacén por centro y compras centralizadas. El programa prevé cada centro con su ocupación y propone el pedido conjunto al proveedor.
• Si el pacto de consumo no se revisa desde hace años y nadie sabe si está alto o bajo. Se recalcula con el uso real, unidad a unidad, y se revisa cada trimestre.
• Si hay material que no puede faltar nunca El programa lo trata como lo que es: nivel de servicio alto, aviso aparte y prioridad en la reposición, aunque se use poco.

Hecho para muchos puntos de consumo, pactos y caducidades.

El ERP o el módulo de logística del grupo lleva bien la compra y la entrada en almacén. Lo que no hace es prever cuánto va a gastar la planta de medicina interna la semana que viene ni decir si su pacto está bien puesto. Este programa añade esa capa, con un usuario que solo puede leer, y explica cada reposición en una frase.

• Pacto de consumo recalculado con el uso real de cada unidad.
• Caducidades y lotes del grupo entero en una sola lista.
• Material crítico con nivel de servicio y aviso propios.
• Sin medicamentos: farmacia sigue con su régimen y sus sistemas.