Control de stock agrícola y de piensos: llega a la campaña con lo que va a salir.

Qué hace en agrícola y piensos.

En el campo no hay una temporada: hay cinco.

Una tienda de ropa tiene dos temporadas al año. Un almacén agrícola tiene una por familia de producto, y se pisan. En septiembre se prepara la semilla de cereal y el abono de fondo; en noviembre empieza a subir el pienso para el ganado que ya no sale a pastar; en febrero toca la cobertera; en primavera, herbicidas y fungicidas, y la siembra del maíz y del girasol; en verano, la cosecha y lo que se vende alrededor de ella. Cada ventana dura unas semanas y, si llegas sin producto, esa venta no se recupera: el agricultor siembra con lo que encuentre en otro almacén.

El problema contrario también existe, y cuesta dinero de otra manera. Lo que sobra al cerrar una campaña se queda un año en el almacén, si es que se puede vender al siguiente: la semilla pierde germinación, el saco de pienso coge humedad, el fitosanitario caduca o se le retira la autorización. Por eso la pregunta en este sector no es solo cuánto pedir, sino cuánto pedir para vender dentro de una ventana concreta.

Hoy esa pregunta la responde, en casi todas las cooperativas y distribuidoras, una persona que se acuerda de cómo fue el año pasado. Funciona mientras esa persona esté y mientras el año se parezca al anterior. Un control de stock agrícola con IA hace la misma cuenta con todos los productos y todos los almacenes a la vez, y la corrige cuando el año viene distinto.

Cómo aprende el calendario de cada familia.

El programa mira varios años de ventas por familia (semillas de cereal, abonos de fondo, cobertera, herbicidas, pienso de porcino, pienso de vacuno, zoosanitarios) y por almacén, y dibuja cuándo empieza, cuándo llega al máximo y cuándo acaba cada campaña. No necesita que se lo digas: lo saca de las ventas. Lo que sí le dices es lo que las ventas no cuentan, como un cambio de proveedor o una sección nueva.

Después corrige ese calendario con lo que está pasando. Si este otoño llueve tarde y las ventas de semilla van por detrás de las del año pasado en las mismas fechas, el programa no da la campaña por perdida: entiende que va retrasada y desplaza la previsión. Si el pasto se agota antes y el pienso de vacuno empieza a subir en octubre, lo recoge en cuanto se nota en los albaranes. En plena campaña recalcula cada dos o tres días.

• Calendario por familia y por almacén, sacado de las ventas de varios años.
• Corrección con las dos últimas semanas: campañas adelantadas o retrasadas.
• Crecimiento o caída del año respecto al anterior, medido y aplicado.
• Recalculo más frecuente en campaña y más espaciado fuera de ella.

El ganadero que pide cada tres semanas.

En piensos, buena parte de las ventas son de clientes que repiten. Una granja de cebo, una explotación de vacuno de leche, un cebadero de terneros: consumen según las cabezas que tienen y en qué fase están, y eso se ve en su historial. Quien lleva años en la fábrica sabe que tal ganadero llama cada veinte días y pide doce toneladas. El programa aprende eso mismo de cada cliente, con los albaranes.

Con ese ritmo se hacen dos cosas. La primera, planificar: si sabes qué clientes van a pedir la semana que viene y cuánto, sabes cuánto fabricar de cada fórmula, cuánto ensacar y qué materias primas van a hacer falta. La segunda, vigilar: cuando un cliente que pide como un reloj lleva diez días más de lo normal sin llamar, el programa lo marca. Puede ser una nave vacía entre lotes o puede ser que esté comprando a otro. En ambos casos conviene saberlo esta semana.

Para los clientes que compran de forma esporádica (el agricultor que se lleva cuatro sacos para las gallinas) el programa no intenta adivinar a la persona: prevé lo que sale en conjunto por el mostrador de cada almacén.

Granel, sacos y silos.

El pienso a granel se mide en toneladas, sale por báscula y se almacena en silos o en la tolva de la fábrica. El ensacado se cuenta en sacos, ocupa palés y aguanta menos tiempo en buenas condiciones. Mezclar las dos cosas en una sola cifra de stock es la manera más rápida de no saber cuánto tienes de verdad. El programa los lleva por separado y reconstruye el stock de silo con las entradas y las salidas, cuadrándolo cuando se mide.

Si fabricáis, la previsión de ventas de cada fórmula se convierte en consumo de materias primas: maíz, cebada, trigo, harina de soja, minerales y correctores. Con eso el programa dice cuántas semanas de silo quedan de cada una y cuándo hay que comprar contando lo que tarda en llegar, sea del almacenista de la zona o de un barco que descarga en el puerto. El precio lo negocias tú; la cantidad y la fecha salen de la cuenta.

Fitosanitarios y medicamentos veterinarios: vender antes de la fecha.

Son los productos con más dinero por palé y con más riesgo de acabar en la basura. Un fitosanitario tiene fecha de caducidad y, además, depende de una autorización que se renueva o se retira; cuando se retira, queda un plazo para venderlo y otro para usarlo, y lo que no salga en ese tiempo se gestiona como residuo. Según el artículo 46 del Reglamento (CE) 1107/2009, si la retirada no se debe a la salud o al medio ambiente, ese período de gracia es de seis meses como máximo para vender y distribuir, y de un año más como máximo para usar o eliminar lo que quede. Un medicamento veterinario puede necesitar frío, caduca antes y solo sale con receta.

El programa guarda cada lote con su caducidad y, si la hay, la fecha de fin de autorización. La cantidad a pedir no se calcula para cubrir un mínimo, sino para venderla dentro de esa ventana con la previsión de la campaña. Y cada semana el panel enseña lo que se acerca a su fecha, con su valor, ordenado por euros: lo que conviene mover a otro almacén donde se vende más, devolver al proveedor si lo admite o empujar en el mostrador.

Lo que el programa no hace es sustituir los registros obligatorios de venta de fitosanitarios ni de dispensación veterinaria: eso lo sigue llevando tu programa de gestión. El control de stock lee de ahí y decide la reposición. El de fitosanitarios lo pide el Real Decreto 1311/2012 (artículo 25): cada entrega a terceros de un producto de uso profesional se apunta con fecha, producto, cantidad y comprador, y se guarda cinco años.

Varios almacenes en la comarca.

Una cooperativa con almacén en cada pueblo, o un distribuidor con tres puntos de venta en la misma comarca, tiene un problema que el almacén único no tiene: las campañas no llegan a la vez a todos los pueblos. En la zona de regadío se siembra antes que en la de secano; un pueblo abona cuando el de al lado todavía espera a que llueva. El mismo producto sobra en un almacén y falta en otro durante unas semanas.

El programa prevé cada almacén con lo suyo y, antes de proponer un pedido nuevo al proveedor, mira si otro almacén tiene producto que ya no va a vender en esta campaña. Si compensa el viaje, propone el traspaso. Si no compensa, lo dice también.

Lo que hace falta de tus datos y cómo se empieza.

Ventas o albaranes por producto, almacén, cliente y fecha; el stock de hoy; las entradas de proveedor con fecha de pedido y de recepción; y, para lo que caduca, los lotes. Con dos campañas completas el programa ya dibuja el calendario de cada familia; con tres o cuatro lo afina. No se cargan datos personales del ganadero más allá de un código de cliente: para prever basta con quién pide, qué, cuánto y cuándo.

La primera fase es el diagnóstico: se limpian los datos, se reconstruye el stock y el programa vuelve a jugar tus últimas campañas sin conocer el futuro, comparándose con lo que hicisteis. Después, una campaña en modo sombra: propone cada semana y vosotros decidís como siempre. Si quieres saber antes si esto es para tu almacén, mándanos un export de ventas y stock y te devolvemos un informe corto: qué se quedó sin stock en plena campaña, qué sobró al cerrarla y cuánto hay cerca de caducar.

Qué pesa en el predictor de stock de un almacén agrícola.

En el campo la temporada lo es todo, y no hay una sola: el abono, la semilla y el pienso de invierno siguen calendarios distintos. El predictor aprende la curva de cada producto semana a semana con tus ventas de varios años, agrupando los almacenes de la misma comarca. Si la siembra se retrasa, lo nota en las ventas de las dos últimas semanas y corrige la previsión.

En campaña puede recalcular cada dos o tres días en lugar de cada semana. Para fitosanitarios y medicamentos veterinarios, el coste de tener stock parado sube y el predictor tira a pedir lo justo. La explicación completa está en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes una fábrica de piensos que sirve a granel y la producción de cada semana se decide con las llamadas que van entrando. El programa adelanta qué ganaderos van a pedir y cuánto, y de ahí sale el plan de fabricación y de compra de materias primas.
• Si eres cooperativa agraria con sección de suministros y cada campaña la sección pide de memoria lo que se vendió el año anterior. Aquí la memoria tiene números, por almacén y por familia, y se corrige con cómo viene el año.
• Si distribuyes fitosanitarios, semillas y abonos y al acabar cada campaña te quedan cajas de producto que caduca o que dejan de poder venderse. La cantidad a pedir se calcula con la ventana de venta de cada producto delante.
• Si vendes medicamentos veterinarios y productos zoosanitarios con caducidades cortas, frío y recetas. Pedir de más es tirar; pedir de menos es dejar al ganadero sin el antiparasitario el día de la desparasitación.
• Si tienes almacenes en varios pueblos y uno se queda sin semilla mientras otro tiene sacos de sobra. El programa propone el traspaso antes que el pedido nuevo.
• Si lo llevas en Excel y la campaña te desborda Es lo más habitual en el sector. El Excel sirve de punto de partida y el programa trabaja con él desde la primera semana.

Hecho para un año con cinco campañas distintas.

Los programas de gestión agrícolas llevan bien el albarán, la receta y el cuaderno de campo, y mal la pregunta de cuánto tener en el almacén dentro de seis semanas. Ponen un mínimo fijo por producto que vale para febrero igual que para agosto. Este programa calcula la cantidad con el calendario real de cada familia y de cada almacén, sigue el ritmo de cada ganadero y pone la caducidad en la misma cuenta.

• Previsión por campaña y por familia, corregida con cómo viene este año.
• Ritmo de pedido de cada ganadero, con aviso cuando se retrasa.
• Caducidades y autorizaciones de fitosanitarios y veterinarios dentro del cálculo.
• Se prueba con tus campañas pasadas antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.