Control de stock para ópticas: monturas, lentes y líquidos, en la óptica que los vende.

Qué hace en ópticas.

¿Cómo se decide hoy el stock en una cadena de ópticas?

En la mayoría de las cadenas, la colección nueva de monturas se compra en la central y se reparte entre las ópticas a partes casi iguales, con algún ajuste por tamaño. La contactología la pide cada óptica cuando ve el hueco, a veces al almacén central y a veces directamente al proveedor. Y el expositor se va llenando colección tras colección, porque retirar una montura cuesta más decisión que dejarla.

El resultado es un stock grande y mal repartido. Monturas que llevan año y medio en el expositor de una óptica y que en otra de la misma cadena se venderían en un mes. Graduaciones de lentes de contacto que sobran en una y faltan en otra. Y líquidos que caducan en el almacén mientras la óptica de al lado pide más.

Es un sector cada vez más de cadenas. Según el Observatorio Sectorial DBK de Informa, en 2025 había en España 9.800 puntos de venta de óptica, alrededor del 35 % de ellos integrados en cadenas, y más de 6.000 asociados a grupos de compra. Cuantas más ópticas comparten almacén, más dinero hay en juego en el reparto.

¿Qué es el reparto de una colección de monturas?

Repartir una colección es decidir qué modelos, en qué colores y calibres, van a cada óptica de la cadena, dentro del hueco que cada una tiene en el expositor. Es la decisión que más dinero mueve en una óptica, porque las monturas son, según DBK, alrededor del 20 % de las ventas del sector, y casi todo ese stock está a la vista del cliente.

El programa reparte con lo que cada óptica ha vendido de modelos parecidos: misma marca, mismo material, misma forma, mismo rango de precio. A la óptica que vende acetato de colores le llegan más colores; a la que vende metal fino, más metal; a la que tiene mucha clientela infantil, más infantil. Y dentro de cada modelo, el reparto por color y por calibre sale de la misma historia.

Después del reparto, vigila. Si a las seis semanas un modelo no ha vendido en una óptica y sí en otras, propone el traspaso antes de pedir más a la marca. Así la reposición de la colección se hace con lo que ya tenéis en la cadena.

• Modelo, color y calibre como referencias separadas, en cada óptica.
• Huecos del expositor por marca y por tipo como límite del reparto.
• Traspasos entre ópticas antes de reponer a la marca.
• Lista de monturas a retirar del expositor cuando llega la colección nueva.

Lentes de contacto, líquidos y caducidad.

La contactología se parece más a una farmacia que a una tienda de moda: producto con fecha, que se vende por graduación y con clientes que repiten. Según DBK, supone alrededor del 16 % de las ventas de las ópticas. El usuario de lentes mensuales vuelve cada pocos meses a por su caja, y si no está su graduación, se la compra en otro sitio.

El programa repone por graduación y por óptica. Las graduaciones que salen a menudo se tienen en la óptica; las raras, en el almacén central o bajo pedido, según lo que tarde el proveedor. Si tu programa de óptica registra a los usuarios de lentes y su última compra, la previsión puede usar esas renovaciones esperadas, que en contactología son bastante regulares.

Soluciones de mantenimiento, gotas humectantes y lentes llevan fecha. El programa la sigue por entrada y propone mandar primero lo que caduca antes a la óptica que más lo vende. Lo que no va a venderse a tiempo en ninguna óptica aparece con semanas de margen, cuando todavía se puede mover o devolver.

¿Qué normativa toca al stock de una óptica?

Las ópticas venden productos sanitarios, y eso deja algunas obligaciones que pasan por el almacén. El Real Decreto 192/2023 pide a los establecimientos que venden productos que requieren adaptación individualizada, como las lentes de contacto, tener el equipamiento para esa adaptación, un profesional titulado y autorización previa de la comunidad autónoma. Y pide a los puntos de venta exclusiva al público un registro con el nombre comercial de cada producto, la fecha de suministro y el agente que lo suministró.

Además, la normativa europea de identificación de productos sanitarios está llegando a las gafas. El Reglamento Delegado (UE) 2025/1920 regula la asignación de identificadores únicos de producto para monturas de gafas, lentes para gafas y gafas de lectura premontadas. Para el stock significa que el código de cada montura irá ganando peso, y conviene que el programa de óptica lo registre bien en la recepción.

El programa ayuda a llevar ese registro, porque los datos ya están en las entradas de proveedor y en las ventas, pero la obligación es de la óptica y de su responsable técnico. No certificamos cumplimiento: os damos el listado ordenado.

¿Qué programas usan las ópticas?

Casi todas las ópticas trabajan con un programa de gestión específico del sector, que lleva la ficha del cliente, la graduación, el encargo de lentes al laboratorio, el taller y la venta. Las cadenas más grandes llevan además el almacén central y las compras en un ERP como Odoo, Business Central o SAP Business One, o en Excel cuando el programa de óptica no da más de sí.

Leemos ventas, stock y entradas del programa de óptica (casi todos exportan a Excel o CSV) y del ERP si lo hay, con un usuario que solo puede leer. No tocamos la ficha clínica ni la graduación de nadie: para el stock basta con referencia, fecha, cantidad y óptica. El envío aprobado vuelve como traspaso o como hoja de preparación para el almacén.

Lo que hace falta de tus datos.

Ventas por óptica, referencia y día, con modelo, color y calibre en las monturas y graduación en las lentes de contacto. Stock por óptica y en el almacén. Entradas de proveedor con fecha (y lote o caducidad en contactología y líquidos). El hueco de expositor de cada óptica, aunque sea aproximado. Con un año de historia se trabaja; con dos, la temporada de sol y las colecciones salen mucho mejor.

Antes de calcular nada entregamos un informe de calidad de datos: monturas sin color o sin calibre, lentes sin graduación en el código, stocks que no cuadran con el expositor, entradas sin fecha. No cargamos datos de pacientes.

Lo que no hace.

No gestiona la graduación, la ficha del cliente ni el encargo de lentes al laboratorio: eso es de vuestro programa de óptica. No sustituye al profesional en la adaptación de lentes de contacto ni decide qué producto conviene a cada paciente. No cumple por vosotros las obligaciones del Real Decreto 192/2023. Y no adivina el éxito de un modelo que no se parece a nada de lo que habéis vendido: lo reparte con prudencia y vigila las primeras semanas.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Empezamos con una simulación: el programa vuelve a jugar los últimos meses (si puede ser, el reparto de una colección entera) con lo que se sabía cada semana, y se compara lo que habría mandado con lo que se mandó. Se mide la venta perdida por graduaciones que faltaron, las monturas paradas, lo que caducó y los traspasos. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra con unas cuantas ópticas: el programa propone, el responsable decide como siempre y se mide. Cuando convence, se extiende a la cadena. Si quieres verlo antes, mándanos un export de ventas y stock de tus ópticas y te devolvemos un informe corto: cuántas monturas llevan más de un año paradas, dónde se venderían y qué tres cosas cambiaríamos primero.

Cómo trata el predictor de stock las lentes y las monturas.

En una óptica hay dos clases de stock. Las lentes de contacto y los líquidos se reponen como un consumible: cada graduación es una referencia y el predictor calcula su venta en cada óptica, con la probabilidad de que falte antes del siguiente envío. Las graduaciones raras, que salen pocas veces, se tratan como lo que son, una venta a rachas, y no con una media.

En las monturas, que van por modelo, color y calibre, el predictor enseña qué modelos tienen stock para muchos meses en una óptica y deja de proponer más. Explicamos el modelo en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes una cadena de 5 a 80 ópticas y cada colección se reparte a partes iguales entre todas. El programa la reparte con lo que vende cada óptica, modelo a modelo y color a color.
• Si cada óptica pide sus lentes de contacto por su cuenta y unas tienen cajas de graduaciones que nadie usa mientras otras piden urgente al proveedor. La reposición se calcula por graduación y por óptica.
• Si en el almacén tienes monturas de tres colecciones atrás y nadie sabe en qué óptica se venderían. El programa las cruza con lo que sale en cada óptica y propone a dónde mandarlas.
• Si eres un grupo de compra o un distribuidor de contactología y sirves a ópticas asociadas. El mismo cálculo vale para proponer a cada óptica su pedido, que ella acepta o corrige.
• Si quieres bajar el stock de monturas sin vaciar el expositor El programa te dice qué monturas no aportan venta en cada óptica y cuáles sí, para que el expositor tenga lo que se vende, no lo que llegó.

Pensado para un expositor lleno y unas pocas graduaciones que lo venden todo.

Los programas de gestión de óptica llevan muy bien la ficha del cliente, la graduación y el encargo de lentes al laboratorio. El stock de monturas y de contactología suele quedar en un mínimo por referencia que nadie revisa. Este programa calcula cada modelo, color y calibre en cada óptica, repone lentes de contacto por graduación, vigila caducidades y te dice qué montura cambiar de sitio, con una frase por línea.

• Reparto de colecciones por modelo, color y calibre con lo que vende cada óptica.
• Lentes de contacto repuestas por graduación y por óptica.
• Caducidad de líquidos y lentes seguida por entrada.
• Se prueba con vuestras ventas de los últimos meses antes de mover nada.