Gestión de inventario: saber lo que hay en cada sitio y decidir lo que hay que mandar.

Qué hace en gestión de inventario.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es lo que hace una empresa para tener el producto que necesita en el sitio donde se va a vender o a usar, sin quedarse corta y sin acumular. Se suele explicar como una sola tarea, pero en la práctica son dos con preguntas distintas.

La primera es el inventario propiamente dicho: qué hay en cada almacén, tienda, furgoneta o cliente, si cuadra con lo que dice el programa y cuánto vale. Se responde registrando entradas y salidas, contando y corrigiendo. La segunda es la reposición: qué hay que mandar a cada sitio esta semana, cuánto y desde dónde. Se responde mirando hacia delante, con lo que se va a vender y lo que tarda en llegar.

Un programa de gestión normal hace bien la primera. La segunda la deja en una regla de mínimo y máximo, que funciona mientras el negocio se parece a cuando se configuró. Esta página va de cómo se gestionan las dos juntas cuando tienes varios sitios, que es cuando la segunda deja de caber en la cabeza de una persona.

Inventario y reposición: la diferencia práctica.

Pongamos una distribuidora de material de oficina, Folio y Grapa, con un almacén central en Getafe y almacenes regionales en Zaragoza, Valencia, Sevilla y A Coruña. El lunes a las nueve, el inventario dice que en Sevilla quedan 60 cajas de folios A4. Es un dato del pasado: lo que había el viernes por la tarde menos lo que salió.

La reposición pregunta otra cosa: ¿llegan esas 60 cajas hasta que pueda entrar el siguiente camión desde Getafe? Si el siguiente camión con hueco sale el jueves de la semana que viene y tarda un día, son once días. Si Sevilla vende 25 cajas a la semana, la respuesta es que sí, con poco margen. Si en septiembre vende 45 porque empieza el curso, la respuesta es que no, y el inventario de hoy no lo dice por ningún lado.

Por eso una cifra de inventario correcta no basta para decidir. Hace falta la venta prevista de cada producto en cada sitio, con su margen de error, el plazo de cada envío y una regla de cuánto riesgo de quedarse sin producto aceptas en cada familia. Con eso se calcula la cantidad. Es lo que hace Arume Stock, y lo que hacía de cabeza el responsable de compras con los productos que más conocía.

• Inventario: qué hay, dónde, si cuadra y cuánto vale. Mira hacia atrás.
• Reposición: qué mandar, cuánto, desde dónde y cuándo. Mira hacia delante.
• Las dos se apoyan en el mismo dato: el stock de cada sitio, separado y al día.

Cómo gestiona el sistema el inventario de varios almacenes y puntos.

Primero, el inventario se lee de donde ya está: tu programa de gestión, tu tienda online o el Excel que exportas cada semana. Cada sitio se mantiene separado, con su stock disponible, lo reservado para pedidos, lo que va de camino y lo bloqueado por calidad o por caducidad. Sumarlo todo en una cifra esconde justo lo que importa: que sobra en un sitio y falta en otro.

Segundo, se reconstruye el stock de cada día hacia atrás, desde el de hoy y los movimientos. Así se sabe en qué días un producto estuvo a cero en un sitio, y esas ventas no cuentan como «vende poco». Es el paso que más cambia la previsión en productos que se rompen a menudo.

Tercero, cada semana se calcula para cada producto y cada sitio la venta prevista hasta el siguiente envío, el riesgo de quedarse sin él y la cantidad que conviene mandar. La propuesta mira primero los traspasos entre sitios y después las compras, y agrupa por camión o por proveedor cuando eso ahorra un envío.

Cuarto, una persona revisa la lista, cambia lo que sabe que el sistema no sabe (una obra que se retrasa, un cliente que cierra por vacaciones) y aprueba. Lo aprobado vuelve a tu programa como pedido de compra o como traspaso.

Qué cambia en el día a día.

El lunes, en lugar de repasar un listado de existencias de miles de líneas, el responsable abre una lista ordenada por lo que se pierde si no se actúa. Cada línea dice qué, cuánto, desde dónde y por qué en una frase: «Sevilla vende casi el doble en septiembre; con 60 cajas no llega al siguiente camión desde Getafe».

Los encargados de cada tienda o almacén regional reciben lo que les llega, en vez de tener que adivinar qué pedir. Y compras ve solo lo que no se cubre con traspasos. El inventario sigue llevándose donde siempre; lo que cambia es que la decisión de reposición deja de depender de quién esté esa semana.

Cuándo basta con lo que ya tienes.

Si tienes un solo almacén, pocas referencias, proveedores que sirven en 24 horas y venta sin temporada, un punto de pedido bien ajustado en tu programa de gestión suele bastar. Te lo diremos en el diagnóstico.

Compensa añadir la reposición cuando se juntan varias cosas: muchos sitios a los que servir, temporada marcada, plazos largos o variables, producto que caduca y alguien que dedica horas cada semana a decidir a ojo. Para saberlo con tus datos, el análisis gratuito parte de un export de ventas y stock y devuelve qué se rompió, cuántos días y cuánto hay parado.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes un almacén central y varias tiendas y cada encargado pide a ojo lo que cree que le falta. La propuesta sale de la venta real de cada tienda y el encargado la revisa en lugar de hacerla.
• Si tienes dos o tres almacenes y no sabes cuál debe servir a quién El sistema mira el stock y el plazo de cada uno y propone el origen de cada envío, con traspasos entre almacenes cuando compensan.
• Si tu programa de gestión ya lleva bien el inventario y lo que te falta es saber qué pedir. Se deja el inventario donde está y se añade la parte de decidir.
• Si repones a clientes que no son tuyos como bares, farmacias o tiendas asociadas, y el stock de cada uno lo sabes por lo que te piden. Se estima lo que tienen con lo que les mandas y lo que venden.
• Si tu inventario cuadra a fin de año y descuadra en febrero El sistema marca lo que no encaja entre lo que dice el programa y lo que se vende, y te dice qué contar primero.

Un programa de inventario te dice lo que tienes. Este te dice además lo que hay que mandar.

La mayoría de los programas de gestión hacen bien la primera mitad: entradas, salidas, almacenes, lotes. La segunda la dejan en una regla de mínimo y máximo que nadie revisa. Arume Stock no sustituye a tu programa: lee de él el inventario de cada sitio, calcula la reposición con la venta prevista y su margen de error y devuelve una propuesta que se aprueba, se cambia o se descarta.

• Lee de Odoo, Business Central, Sage, SAP Business One, Holded, Shopify o un Excel.
• Propone por sitio: qué mandar, cuánto, desde dónde y por qué.
• Se prueba con tu histórico antes de decidir nada en vivo.
• Conexión de solo lectura; el pedido aprobado vuelve a tu programa.