Programa de inventario para pymes que lo llevan en Excel: tu hoja como punto de partida, y los pedidos ya propuestos.

Qué hace en programa de inventario.

¿Cuándo se queda corto el Excel para el inventario?

El Excel es un buen programa de inventario para una tienda con pocos cientos de productos y una persona que lo lleva. Se queda corto por tres motivos que suelen llegar juntos. El primero, cuando hay varias tiendas o almacenes y cada uno tiene su hoja. El segundo, cuando hay que decidir qué pedir con temporada y proveedores que tardan distinto. El tercero, cuando la hoja solo la entiende quien la hizo.

Pongamos una cadena de tiendas de cosmética natural, Botica Marina, con ocho tiendas entre Cádiz, Jerez, Huelva, Sevilla y Málaga. Cada encargada actualiza su pestaña el domingo por la noche. El lunes, alguien de la oficina las junta, mira qué está en rojo y prepara el pedido a cada proveedor. Lleva toda la mañana, y en junio, cuando las cremas solares se disparan antes en la costa que en el interior, el pedido llega tarde.

Qué gana una pyme con un programa de inventario.

Con cualquier programa de inventario, gratuito o de pago, se gana que el dato vive en un solo sitio, que varias personas trabajan sobre él a la vez y que cada movimiento queda guardado con su fecha. Eso ya evita buena parte de los errores de copiar y pegar.

Con un programa que además propone pedidos, se gana la mañana del lunes. El programa sabe cuánto vende cada producto en cada tienda, cuánto queda, cuánto tarda cada proveedor y cuándo empieza cada temporada, y con eso calcula el pedido. La persona que antes lo hacía a mano pasa a revisarlo: cambia lo que sabe que el programa no sabe y lo envía.

• Un solo dato de stock por tienda, sin pestañas que juntar.
• Histórico de ventas y movimientos guardado y consultable.
• Pedido de cada semana propuesto por producto y proveedor.
• Aviso de riesgo de rotura antes de que la celda se ponga en rojo.
• Temporada y campañas aprendidas, no apuntadas a mano.

Cómo se empieza con tu Excel.

Nos mandas el Excel tal como lo tienes, con el histórico de ventas que haya y el stock de hoy. Se adapta la lectura a su forma: pestañas, columnas, nombres de productos con faltas, colores. Te devolvemos un informe de calidad de datos con lo que no cuadra y lo que falta, que suele ser útil por sí solo.

Después se reconstruye el stock de cada semana hacia atrás y se prueba el programa con tu pasado: qué habría pedido cada lunes, con lo que se sabía entonces, y qué habría pasado. Si convence, cada semana subes el Excel (o se lee de una carpeta compartida) y sale la propuesta. La guía de control de stock en Excel con varias tiendas cuenta cómo preparar la hoja para que esto vaya mejor.

Plantillas gratis, programa de gestión o Arume Stock.

Si tienes una tienda y quieres ordenar el inventario, empieza por una plantilla. En la sección de plantillas hay una de control de stock en Excel y otra de punto de pedido, gratuitas y sin registro.

Si necesitas facturar, hacer albaranes y llevar la contabilidad con el inventario, lo que buscas es un programa de gestión como Holded u Odoo, y la guía de Excel o programa compara las opciones.

Si lo que te come el tiempo es decidir qué pedir para varias tiendas o almacenes, Arume Stock empieza con tu Excel y se conecta después al programa de gestión que elijas.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si el inventario está en una hoja que solo entiende una persona y cuando se va de vacaciones nadie sabe qué pedir. La propuesta sale sola y cualquiera la puede revisar.
• Si cada tienda manda su Excel y alguien los junta cada lunes por la mañana. Se leen todos y salen juntos.
• Si te has descargado plantillas y se quedan cortas con varias tiendas o con temporada. Las plantillas sirven para empezar; el programa sigue donde ellas paran.
• Si estás pensando en un programa de gestión completo y no lo tienes claro. Se puede empezar con el Excel y decidir después, con datos.

Un programa de inventario que no se queda en registrar.

Los programas de inventario sencillos, gratuitos o de pago, hacen lo mismo que el Excel con mejor cara: apuntan entradas y salidas y avisan cuando algo baja de un mínimo. Arume Stock arranca con tu hoja y hace la parte que el Excel no hace sola: prever lo que se va a vender en cada sitio y proponer el pedido con su porqué.

• Empieza con tu Excel, sin rehacerlo.
• Propone pedidos por tienda y producto desde la primera semana.
• Aprende la temporada con todas tus tiendas a la vez.
• Se conecta a un programa de gestión cuando quieras, sin perder el histórico.