Cuánto pedir es una resta y un redondeo: la hoja los hace por proveedor.

¿Cómo se calcula cuánto pedir a un proveedor?

La cuenta tiene cuatro piezas. Primero, lo que vas a vender hasta que llegue el siguiente pedido, que incluye el plazo del proveedor y los días hasta tu próxima compra. Segundo, un colchón por si vendes más. Tercero, lo que ya tienes, y cuarto, lo que ya está pedido y viene de camino. Necesidad = venta prevista + colchón - stock - pendiente. Si sale negativa, no pides.

Después viene el redondeo. Rara vez puedes pedir unidades sueltas: el proveedor sirve por cajas de 12, por palés o con un mínimo. Hay que subir la necesidad al siguiente múltiplo. Es un detalle que, hecho a mano, produce pedidos que el proveedor te devuelve o cajas rotas. Tienes el criterio general en la guía cuánto pedir, y en el glosario, el pedido sugerido y el lote mínimo de pedido.

La plantilla es para quien prepara pedidos a mano cada semana o cada quincena, con pocos proveedores y unos cientos de referencias como mucho. Va bien tras la plantilla de control de stock: esa te dice qué está bajo; esta, cuánto pedir.

Qué trae la plantilla: tres hojas.

«Cómo usarla», «Pedido» y «Por proveedor». «Pedido» tiene 300 filas con las fórmulas puestas; «Por proveedor» tiene 40 filas, una por proveedor. Vienen cuatro productos de ejemplo de material de oficina de dos proveedores.

Los campos, uno a uno.

Hoja «Pedido»: ocho columnas que escribes y dos calculadas. Hoja «Por proveedor»: una que escribes y dos calculadas.

• Proveedor (A), Referencia (B) y Producto (C): identificación. El nombre del proveedor tiene que escribirse siempre igual.
• Stock hoy (D): unidades que tienes ahora.
• Pendiente de recibir (E): unidades ya pedidas que aún no han llegado. Es la columna que más se olvida.
• Venta prevista hasta la llegada (F): lo que esperas vender desde hoy hasta que llegue el siguiente pedido, sumando el plazo del proveedor. Es la columna que pone tu criterio.
• Stock de seguridad (G): el colchón en unidades.
• Necesidad (H), calculada: el máximo entre cero y la venta prevista más el stock de seguridad, menos el stock de hoy, menos lo pendiente de recibir. Nunca sale negativa.
• Múltiplo de compra (I): unidades por caja, palé o mínimo del proveedor. Vacío equivale a 1.
• Pedido sugerido (J), calculado: la necesidad redondeada hacia arriba al múltiplo, con CEILING (MULTIPLO.SUPERIOR). Si la necesidad es cero, el pedido es cero; si falta la venta prevista, queda vacío. Se colorea en ámbar cuando es mayor que cero.
• Por proveedor, Proveedor (A): los escribes tú, una vez cada uno.
• Líneas a pedir (B), calculada: cuántos productos de ese proveedor tienen pedido sugerido mayor que cero, con COUNTIFS.
• Unidades (C), calculada: suma de los pedidos sugeridos de ese proveedor, con SUMIFS.

Cómo usarla paso a paso con el ejemplo que trae.

El tóner negro de Suministros Norte: tienes 9, no hay nada pendiente, esperas vender 35 hasta la llegada y quieres 12 de colchón. Necesidad: 35 + 12 - 9 - 0 = 38. El múltiplo de compra es 4, así que el pedido sugerido es 40, el siguiente múltiplo de 4 desde 38.

El papel A4, del mismo proveedor: stock 40, ya hay 20 pedidas y en camino, venta prevista 50, colchón 10. Necesidad: 50 + 10 - 40 - 20 = 0. Pedido: 0, aunque el stock parezca justo, porque ya has pedido. Sin la columna de pendiente, esta línea te habría hecho duplicar el pedido.

La silla de oficina de Importaciones Sur: stock 3, nada pendiente, venta prevista 6, colchón 2. Necesidad: 5. Múltiplo de 1: pedido de 5. El flexo LED: stock 15 frente a una necesidad bruta de 11, por tanto sobra stock: necesidad 0 y pedido 0, aunque su múltiplo sea 6.

En «Por proveedor»: Suministros Norte, 1 línea y 40 unidades; Importaciones Sur, 1 línea y 5 unidades. Eso es lo que mandas. En tu caso: borra el ejemplo, pega tus productos, rellena las columnas amarillas, escribe los proveedores en la segunda hoja y envía lo que dice cada total.

Errores típicos.

Olvidar lo pendiente de recibir. Es la causa de los pedidos duplicados: el producto sigue bajo en estantería porque el pedido aún no llegó, y la hoja vuelve a pedirlo. Antes de cada pedido, actualiza la columna E con lo que está en tránsito. La guía de stock en tránsito trata este problema.

Calcular la venta prevista con solo el plazo del proveedor. Hasta que llegue el pedido de hoy pasa el plazo, y además, si pides cada dos semanas, el pedido tiene que cubrir hasta el siguiente. Cubre plazo más intervalo entre pedidos, o te quedarás sin stock justo antes de la siguiente llegada.

Poner el múltiplo mal. Un palé de 48 cajas con múltiplo 1 produce pedidos de 17 cajas que el proveedor no sirve. Mejor un múltiplo real que luego recortar a mano.

Ignorar el mínimo de pedido por proveedor. La hoja suma unidades, no importes: si tu proveedor exige un pedido mínimo, compruébalo en el total antes de enviar y, si no llegas, deja líneas para la semana siguiente en vez de añadir relleno.

Dónde se queda corta.

El corazón de la hoja, la venta prevista, es una cifra que escribes tú. Si sale de una media simple, no ve temporadas, promociones ni tendencia; el pedido será tan bueno como esa estimación. Tampoco reparte entre sitios: con varias tiendas o varios almacenes hay que hacer la cuenta por cada uno y luego agrupar, lo que con Excel se complica rápido.

Y no mira el dinero: pedir lo que sale de la fórmula puede ser mucho para un producto caro y poco vendido. Qué comprar con un presupuesto limitado exige priorizar, no solo calcular. Para la previsión, mira la guía de previsión de demanda.

O que se rellene sola.

Lo que escribes a mano aquí, el sistema de control de stock que montamos lo lee de tu programa: el stock, lo pendiente de recibir, la venta prevista por producto y por sitio, el plazo real de cada proveedor. Cada semana te propone qué pedir y qué mandar a cada sitio, con el porqué de cada línea, y tú apruebas o cambias.

Si trabajas en Excel, mira cómo lo montamos sobre tu hoja, y prueba con tus datos antes de decidir con la simulación.