Alertas de stock por WhatsApp: el aviso urgente, la lista del lunes y tus preguntas.

Qué hace en whatsapp.

¿Qué son las alertas de stock por WhatsApp?

Son mensajes que el sistema de control de stock envía por WhatsApp a la persona que tiene que actuar cuando un producto corre riesgo de agotarse en un sitio, junto con la lista de envíos aprobada y las respuestas a las preguntas que se le hacen al asistente. Van desde un número de la empresa, sobre la plataforma oficial de WhatsApp Business de Meta, y cada mensaje y cada respuesta quedan registrados.

Es un añadido, no un producto aparte. Lo que dice cada mensaje sale del sistema: el riesgo calculado con la previsión, la propuesta de envíos que alguien ha aprobado y las cifras que el asistente consulta en tu programa. WhatsApp es el último metro, el que llega al bolsillo de quien conduce la furgoneta o abre la tienda.

¿Cómo se avisa hoy del stock a la gente que está en la calle?

En una empresa de servicio técnico de climatización con veinte furgonetas, el stock de cada furgoneta se sabe de dos maneras: el técnico mira el maletero por la mañana o se da cuenta en casa del cliente. El aviso de mínimo del ERP, si existe, llega por correo a compras, que tiene que llamar al técnico. Y la reposición del almacén se pide en un grupo de WhatsApp con fotos de lo que falta.

El grupo funciona en lo inmediato y falla en todo lo demás: no se sabe quién ha recogido qué, los mensajes de hace dos días se pierden entre fotos y nadie puede preguntar «¿qué furgoneta tiene termopares?» y fiarse de la respuesta. Lo que proponemos usa el mismo canal, que la plantilla ya tiene y sabe usar, y le pone detrás los datos y el registro.

¿Qué diferencia hay entre la aplicación de WhatsApp Business y la API?

Meta tiene dos productos con nombre parecido. La aplicación de WhatsApp Business, que en su propia página describe como pensada para el dueño del pequeño negocio: un perfil de empresa, mensajes de bienvenida y respuestas rápidas, contestando a mano desde el móvil. Y la plataforma de WhatsApp Business, que Meta presenta como sus API de nivel empresa: un sistema envía y recibe mensajes de forma programada, a través de un proveedor o de una integración directa.

Para avisos de stock hace falta la segunda. Un aviso que sale cuando el riesgo pasa del umbral lo envía el sistema, no una persona con el móvil. La plataforma permite además plantillas con datos, botones de respuesta que vuelven al sistema y registro de entrega. El número de la empresa se da de alta en la plataforma, y en el arranque se decide si es uno nuevo o el que ya usáis para atender a clientes.

• Aplicación de WhatsApp Business: una persona contesta a mano desde el móvil. Pensada para el pequeño negocio.
• Plataforma de WhatsApp Business (API): un sistema envía y recibe, con plantillas, botones y registro.
• Los avisos y la lista del lunes necesitan la plataforma.

Plantillas, ventana de 24 horas y botones.

La documentación de Meta explica la regla principal: cuando una persona escribe o llama al número de la empresa se abre una ventana de atención de 24 horas, que se reinicia cada vez que vuelve a escribir. Dentro de esa ventana se le puede contestar con texto libre, imágenes o mensajes interactivos. Cuando se cierra, solo se pueden enviar plantillas aprobadas, y en todos los casos a personas que hayan aceptado recibir mensajes.

Una plantilla es un texto fijo con huecos para los datos, que Meta revisa y aprueba antes de dejar enviarlo. Cada plantilla tiene que ir en una categoría: autenticación, marketing o utilidad. Los avisos de stock y la lista de carga son mensajes operativos, sin nada promocional, y las redactamos para que encajen en utilidad; la categoría la confirma Meta en la revisión y puede corregirla.

Las plantillas admiten hasta diez botones de respuesta rápida, de hasta 25 caracteres cada uno. Usamos dos o tres por mensaje. Cuando el técnico pulsa «Recogido», la respuesta entra al sistema con su hora, el aviso se cierra y abre una ventana de 24 horas en la que el asistente puede seguir la conversación con texto libre.

• Aviso de urgencia: «A la furgoneta 07 le quedan 2 condensadores de 35 µF; tiene 4 avisos de aire esta semana. Propuesta: recoger 6 en el almacén.» Botones: «Recogido», «No hace falta».
• Lista del lunes al almacén: carga de cada furgoneta o tienda aprobada. Botones: «Preparado», «Ha salido», «Falta algo».
• Resumen semanal a dirección, si se quiere: días sin stock, envíos y stock parado de la semana.

Quién recibe qué.

El valor del canal depende de que cada mensaje llegue solo a quien puede actuar. Al dar de alta a cada persona se fija qué recibe: el técnico lo de su furgoneta, el encargado lo de su tienda, el jefe de almacén las cargas, compras los avisos que dependen de un proveedor. Un aviso que llega a quince personas no lo atiende ninguna.

El umbral también se fija. Por defecto se avisa cuando el riesgo de quedarse sin un producto antes del siguiente envío pasa del nivel de servicio de esa familia; en piezas críticas, antes. Si un técnico recibe un aviso que no le sirve, puede pulsar «No hace falta», y si pasa varias veces se revisa el umbral de ese producto. Las consultas al asistente respetan los mismos permisos que en la web.

Por qué lo montamos con Bedel.

Bedel es un software de comunicación por WhatsApp que atiende a los residentes de residencias de estudiantes y colegios mayores a cualquier hora y en el idioma en que escriben, y pasa a la persona del equipo lo que no debe decidir solo. También trabaja con coliving, apartamentos y negocios con local. Su contador público marca más de 18.000 incidencias resueltas por WhatsApp, y es proveedor tecnológico de la plataforma de WhatsApp Business de Meta, sin intermediarios.

Lo que aporta a este sistema es lo que no se aprende leyendo la documentación: cómo redactar una plantilla para que la aprueben a la primera, cómo se comporta la gente con los botones, qué mensajes se ignoran y cuáles se contestan, cómo se da de alta un número sin perder el que ya se usa. Nosotros ponemos el cálculo de stock, la previsión y el asistente; Bedel pone el canal.

Coste, consentimiento y datos.

Desde el 1 de julio de 2025, según la documentación de precios de Meta, la plataforma cobra por mensaje entregado, con una tarifa que depende de la categoría de la plantilla y del país del número de destino. Ese coste va aparte del sistema y lo calculamos contigo con tu volumen real de avisos antes de empezar. Como los avisos salen solo cuando hay riesgo, el volumen suele ser bajo.

Meta exige que cada persona haya aceptado recibir los mensajes antes de enviarle nada, y cada una puede darse de baja. Los números de teléfono del equipo son datos personales: se guardan solo para enviar estos mensajes, en servidores de la Unión Europea, y se borran cuando alguien deja de recibirlos. Si los móviles son personales y no de empresa, el uso para el trabajo conviene que lo revise vuestro asesor laboral.

Cómo se empieza.

WhatsApp se monta cuando el sistema de control de stock ya está calculando, normalmente al final del arranque o durante el modo sombra. Se elige el número, se redactan y aprueban las plantillas, se da de alta a las primeras personas (un par de técnicos o dos tiendas) y se prueba con avisos reales durante unas semanas antes de abrirlo a todos.

En la demo de 30 minutos por videollamada te enseñamos el aviso, la lista del lunes con sus botones y una consulta al asistente desde el móvil. Si quieres saber antes si tu stock da para avisos útiles, el análisis gratuito te dice qué productos se quedaron a cero, dónde y cuántos días.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes técnicos con furgoneta y el stock de cada una se sabe cuando el técnico llega a la avería sin la pieza. El aviso llega antes, a su móvil, con lo que tiene que recoger en el almacén.
• Si repartes a tiendas o a clientes cada semana y la lista de carga va en un papel o en un correo que no abre nadie. Llega por WhatsApp con botones, y cada «ha salido» queda en el sistema.
• Si los encargados llaman al almacén para preguntar Preguntan al asistente por WhatsApp y el almacén deja de contestar el teléfono para dar una cifra.
• Si los avisos de tu ERP se pierden en el correo Los avisos de stock mínimo por correo acaban en una carpeta. Uno por WhatsApp, solo cuando hay riesgo de verdad, se lee.
• Si ya usáis WhatsApp para esto, pero con un grupo Un grupo con quince personas y fotos de albaranes no deja registro de nada. Aquí cada mensaje va a quien toca y cada respuesta queda apuntada.
• Si no quieres otra aplicación en el móvil de la plantilla WhatsApp ya lo tienen. No hay que instalar nada ni recordar otra contraseña.

Mensajes con registro, no un grupo de WhatsApp.

Casi todas las empresas con gente en la calle ya usan WhatsApp para el stock: un grupo, fotos del albarán, «¿alguien tiene un termopar?». Funciona hasta que hay que saber quién dijo qué y cuándo. Esto es lo contrario: cada aviso sale del sistema con sus datos, va solo a quien tiene que actuar, las respuestas son botones que quedan registrados y las preguntas las contesta el asistente con las cifras del programa.

• API oficial de WhatsApp Business de Meta, con un número de la empresa.
• Plantillas aprobadas por Meta para los avisos y la lista del lunes.
• Botones de respuesta que se apuntan en el sistema con hora y persona.
• Montado con Bedel, con experiencia en miles de conversaciones resueltas por WhatsApp.