¿Cómo recibir avisos de stock bajo por WhatsApp?

La respuesta corta: plantilla aprobada y una regla de cuándo avisar.

Un aviso de stock bajo por WhatsApp son dos piezas. La técnica: la API de WhatsApp Business con una plantilla de mensaje aprobada, porque según la documentación de Meta las plantillas son el único tipo de mensaje que se puede enviar fuera de la ventana de atención al cliente. La de decisión: una regla que diga cuándo avisar y a quién.

Esta guía es para quien lleva almacenes, tiendas o furgonetas y quiere que el aviso le llegue al teléfono sin abrir ningún programa. La pieza completa, con el panel y los envíos del lunes, está en control de stock por WhatsApp.

Cómo se avisa hoy del stock bajo y por qué falla.

En la mayoría de empresas el aviso es una persona: el responsable de tienda escribe «nos quedan 4» en un grupo de WhatsApp, o el repartidor llama desde la furgoneta. Funciona hasta que hay doce tiendas, ochenta referencias y un grupo con trescientos mensajes al día donde el aviso importante queda enterrado entre fotos y felicitaciones.

La otra versión es el programa que avisa con una etiqueta en pantalla o un informe, sin sacar el aviso del programa. Nadie lo mira hasta que alguien abre la aplicación. Y hay una tercera, la peor: el aviso con un mínimo fijo que salta siempre, así que a los quince días todos lo ignoran. Un aviso que se ignora es peor que ninguno, porque da la falsa sensación de que está cubierto.

Cómo funciona WhatsApp: plantillas y ventana de 24 horas.

Según la documentación de WhatsApp Business Platform, los mensajes de plantilla se pueden enviar en cualquier momento, y los mensajes que no son de plantilla (texto, imagen) solo sirven para responder a un usuario: cuando el usuario escribe, se abre una ventana de 24 horas que se renueva cada vez que vuelve a escribir. Fuera de esa ventana, solo vale una plantilla. Un aviso automático de stock es, casi siempre, un mensaje fuera de la ventana.

Las plantillas se clasifican en tres categorías (marketing, utilidad y autenticación) y tienen que estar aprobadas antes de usarse. La revisión es automática y, según la propia documentación, puede tardar hasta 24 horas. Llevan variables, que se sustituyen al enviar: «{{1}}», «{{2}}», y para cada una hay que dar un valor de ejemplo al crearla. Un aviso de stock encaja en la categoría de utilidad, que es la de los mensajes informativos o transaccionales.

Una plantilla de aviso podría ser: «Aviso de stock: en {{1}} quedan {{2}} unidades de {{3}}, para unos {{4}} días de venta. Reposición prevista: {{5}}.» Es fija, solo cambian los valores. Eso significa que el texto del aviso se piensa una vez, y que si luego quieres cambiar la redacción, hay que enviarla otra vez a revisión.

Paso a paso: cuándo avisar, con números.

Ejemplo de una cadena de doce cafeterías que reciben café en grano desde un almacén central. Producto: café de mezcla en bolsas de 1 kg. En la cafetería de Sevilla quedan 4 kg y se consume 1,5 kg al día. El envío desde el almacén tarda 2 días.

Cobertura = 4 / 1,5 = 2,7 días. Regla: avisar cuando la cobertura sea igual o menor que el plazo de reposición más un margen de un día, es decir, 2 + 1 = 3 días. Como 2,7 es menor que 3, el aviso sale hoy. Con un mínimo fijo de 3 kg, el aviso habría saltado al día siguiente, cuando quedarían 2,5 kg para 1,7 días, y el envío tardaría 2: rotura de medio día segura.

Segunda cuenta, la del ruido. Doce cafeterías por ocho productos son 96 combinaciones. Si un lunes 14 están bajo la regla, mandar 14 mensajes sueltos es lo que provoca que se ignoren. Agrupados por persona, el responsable de Sevilla recibe un solo mensaje con sus tres productos en riesgo y el almacén uno con el resumen de las 14. Los avisos urgentes (menos de un día de cobertura) salen aparte y al momento.

• Cobertura en días = stock / consumo diario: 4 / 1,5 = 2,7.
• Umbral de aviso = plazo de reposición + margen: 2 + 1 = 3 días.
• Aviso si cobertura ≤ umbral: 2,7 ≤ 3, avisa hoy.
• Agrupar por persona y por día; solo lo urgente sale al instante.

Errores típicos al montar avisos de stock por WhatsApp.

Se ven en las primeras dos semanas de cualquier montaje.

• Avisar con un mínimo fijo en vez de con la cobertura: salta tarde en lo que vende mucho y siempre en lo que vende poco.
• Un mensaje por producto y tienda: el responsable recibe 14 en una mañana y deja de leerlos.
• No poner botón ni respuesta posible: el aviso informa, pero obliga a salir de WhatsApp para actuar.
• Usar la categoría equivocada para la plantilla: si Meta la clasifica distinto, cambia cómo se envía y se factura. Conviene revisar la guía de categorización que enlaza su documentación.
• Redactar el texto con muchas variables y poca información: «Aviso {{1}} {{2}}» no dice nada al leerlo.
• Enviar a un grupo en lugar de a la persona que decide: en el grupo, todos suponen que lo ve otro.

Qué cambia con un sistema de reposición que avisa por WhatsApp.

El sistema calcula cada día la cobertura de cada producto en cada sitio con las ventas previstas, no con la media pasada, y aplica la regla de arriba con el plazo real de cada proveedor o de cada ruta. El aviso va como plantilla a la persona responsable, agrupado, con el porqué («quedan 4 kg, 1,5 al día, reposición en 2») y botones para responder («preparado», «ha salido»). La persona decide; el sistema no manda ni pide nada por su cuenta.

El montaje del canal, las plantillas y los permisos lo hacemos nosotros con un socio especializado en WhatsApp. Lo que el aviso cuenta y cuándo sale se define contigo. Los detalles de cada programa están en las landings de alertas de Odoo, Holded, Shopify y Excel. Si dudas entre canales, está la comparativa WhatsApp Business o API para avisos de stock.

Qué datos hacen falta y cuándo no merece la pena.

Hacen falta el stock por producto y sitio (de tu programa o de un CSV diario), las ventas para calcular el consumo, el plazo de reposición de cada producto o ruta, y los números de teléfono de las personas que van a recibir los avisos con su consentimiento.

Si solo tienes una tienda, pocas referencias y una persona que lo ve cada día, un recordatorio en el móvil basta. El aviso por WhatsApp compensa cuando hay varios sitios, el responsable no está delante de un ordenador y una rotura cuesta una venta o una visita perdida.

Cómo empezar.

Lo primero es ver qué habrían avisado las reglas en semanas pasadas: repetimos fechas anteriores con tus datos y contamos cuántos avisos habría habido y cuántas roturas habrían evitado. El análisis gratuito de tu stock es el primer paso si prefieres empezar sin compromiso.