Alertas de stock en Holded: la alarma salta tarde, y se puede avisar antes.

Qué hace en alertas de stock en holded.

¿Cómo funcionan las alertas de stock de Holded?

Holded tiene una alarma de stock mínimo por producto. Se asigna desde Inventory > Products: abres el producto, pulsas «Assign stock alarm», escribes las unidades que deben disparar el aviso y confirmas. Si el producto lleva lotes, puedes poner un valor distinto para cada lote. Para cambiarla o quitarla, el menú de tres puntos de la sección «Stock Alarm» del producto. Requiere el módulo de inventario de la tienda de Holded.

El aviso se ve de tres formas. En la lista de productos aparece una etiqueta roja «!Stock» junto a los que corren riesgo. En la ficha del producto se muestra un «0!», que según la ayuda no dice cuántas unidades faltan. Y en Analytics > Reports > Inventory hay un informe «Stock alarm» con SKU, nombre, stock actual y el mínimo que disparó la alarma, con filtros y exportación.

¿Te avisa Holded por correo o por el móvil?

La ayuda de la alarma describe solo avisos en pantalla y no dice quién los recibe ni si hay correo o notificación al móvil. El artículo de notificaciones de Holded sí habla de avisos por correo y por la campana, pero cubre facturas pendientes, presupuestos, oportunidades del embudo comercial, actividad de proyectos y un resumen semanal; el stock no aparece. La web de Holded presenta las alarmas como «assign alarms and check which products are below the stock limit»: asignar y consultar.

En la práctica, la alarma funciona si alguien abre la lista o el informe. Para un negocio donde quien decide las compras está en el almacén o en la calle, eso suele significar que el aviso llega cuando ya hay una falta.

¿Por qué la alarma llega tarde?

Porque compara el stock con un número fijo y no con lo que va a pasar. Tiene tres límites. No mira el ritmo de venta: un mínimo de 5 es mucho para un producto que vende dos al mes y poco para uno que vende veinte a la semana. No mira el plazo del proveedor: el mismo mínimo vale para dos días y para dos meses. Y no distingue entre stock actual y stock disponible: lo reservado en pedidos de venta y lo que viene en pedidos de compra cambian la historia.

Holded sí distingue esas cifras en el informe «Stock in progress», con stock actual, reservado, entrante, virtual y disponible. Según sus preguntas frecuentes, el disponible es el actual menos el reservado más el entrante. Pero la alarma se compara con una sola cifra, la que escribiste a mano. El efecto es el de siempre: salta a diario para lo que no importa y tarde para lo que sí.

¿Se puede montar el aviso con Zapier o webhooks?

Sirve a medias. La ayuda de la integración de Holded con Zapier lista cinco disparadores: nuevo contacto, nueva oportunidad, nueva factura de venta, nuevo ticket de venta y nuevo pedido de venta. No hay uno de stock. Y la propia ayuda avisa de que la acción puede tardar unos 15 minutos en llegar a la otra aplicación.

Los webhooks de la API de Holded sí tienen un evento stock.update, además de los de productos, almacenes y pedidos de compra. Avisan de que el stock ha cambiado, firmados con una cabecera de verificación, pero no calculan si ese cambio es peligroso. Alguien tiene que escribir lo que viene después: comparar con el ritmo de venta, con el plazo y con lo que está en camino. Esa parte es la que hacemos.

Cómo calcula el sistema el riesgo de rotura.

Para cada producto en cada almacén se parte del stock disponible y de lo que está en camino con su fecha de llegada. Se resta lo que se prevé vender hasta la siguiente reposición posible, con la banda de la previsión, y se estima la probabilidad de llegar a cero antes. Esa probabilidad, junto con los euros que se dejarían de vender, es lo que ordena los avisos.

Hay cuatro tipos de aviso: rotura próxima, stock parado, ventas anómalas y datos raros, como un stock negativo o un movimiento con fecha inconsistente. Todos llevan su porqué en una frase y una propuesta: mover desde otro almacén, comprar tantas cajas, o esperar al pedido que viene.

Un ejemplo con números: el tubo multicapa de una furgoneta.

Instalaciones Sotavento lleva cada furgoneta como almacén en Holded. En la de Zaragoza hay 4 rollos de tubo multicapa de 16 mm, el mínimo de Holded está en 3 y la furgoneta vende una media de 4 rollos a la semana, es decir, unos 0,6 al día. La siguiente reposición desde el central es dentro de seis días.

La alarma de Holded no salta: 4 es más que 3. El sistema calcula que en seis días se gastarán 3,4 rollos de media y, como las obras no son regulares, un trabajo grande puede llevarse tres de una vez. La banda llega a 6 rollos. El riesgo de quedarse sin tubo antes de la reposición es de alrededor del 30 %. El aviso llega al responsable por WhatsApp: «Zaragoza: 4 rollos de tubo multicapa, probable rotura antes del jueves, riesgo 30 %. Propuesta: pasar 5 desde el central». Son números de ejemplo, y sirven para ver el orden de las cosas: el aviso se calcula con ritmo y plazo y no con un umbral.

Por qué canal llegan y cuántos son.

El panel enseña el mapa de stock con cuatro estados (a cero, se acaba, bien, sobra) y se puede abrir desde el móvil. El correo trae un resumen diario con lo urgente arriba. Y WhatsApp es un añadido: el aviso de urgencia, la lista de envíos del lunes con botones (preparado, ha salido) y consultas en lenguaje normal. Se monta con nuestro socio Bedel (bedel.es), que ya ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp, sobre todo en residencias de estudiantes y en otros muchos sectores. Está explicado en la página de WhatsApp.

Para no saturar, hay un máximo de avisos urgentes al día, se ordenan por euros en juego y los demás van al resumen. Si alguien responde «ya está pedido», ese aviso se silencia hasta que cambie algo.

Lo que NO hace, y cuándo basta con Holded.

No evita todas las roturas: un proveedor que falla o una obra que llega sin avisar rompen cualquier cálculo. Reduce las que se podían ver venir y deja claro cuáles eran imprevisibles. No ve lo que no está en Holded, como un pedido que has hecho por teléfono y no has apuntado. Y no arregla un stock mal llevado: si el stock de Holded no es fiable, los avisos tampoco lo serán, y por eso va primero un informe de calidad de datos.

Con pocas referencias, un proveedor rápido y alguien que mira el informe «Stock alarm» cada mañana, la alarma de Holded bien puesta es suficiente. Compensa con cientos de productos, varios sitios y plazos largos.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Se leen de Holded las ventas, el stock y los pedidos, con una clave de solo lectura que creas en Settings > Developers > Credentials y que puedes retirar cuando quieras. Después, la simulación con tus datos: se repiten semanas pasadas y se cuentan las roturas que el sistema habría avisado y con cuántos días de margen, frente a las que la alarma de Holded habría señalado.

Si convence, se pasa al modo sombra durante uno o dos meses, avisando a una sola persona y ajustando umbrales. El arranque lleva de tres a seis semanas y se empieza con una demo de 30 minutos por videollamada.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si el mínimo de Holded salta cada día y ya nadie lo mira Con cientos de productos, los avisos a ciegas se ignoran. Aquí solo sale lo que va a faltar antes de que llegue el próximo pedido.
• Si tienes varias furgonetas, tiendas o almacenes dados de alta en Holded El riesgo se calcula en cada uno con su ritmo. Lo que en la central sobra puede estar a cero en una furgoneta.
• Si el responsable no vive en Holded El que decide los pedidos está en la calle o en el almacén. Un aviso por correo o por WhatsApp llega donde él mira; el informe de Holded espera a que lo abra.
• Si te quedas sin stock justo en campaña El riesgo se vigila con la previsión de la temporada, no con el ritmo medio. El aviso salta antes de que se acabe la semana buena.
• Si tu proveedor tarda semanas Con un plazo largo, el aviso útil es el de dentro de tres semanas, no el de hoy. La alarma de Holded no distingue entre un proveedor de dos días y uno de dos meses.

Holded enseña la alarma. Esto avisa a la persona antes de que haga falta.

La alarma de Holded se queda donde está y se sigue usando. Lo que se añade es el cálculo del riesgo y el reparto del aviso: a quién, por qué canal y con qué propuesta. Se prueba con tus semanas pasadas para ver qué roturas habría avisado y con cuánto margen, y los avisos nunca modifican nada en Holded.

• Calcula el riesgo con ritmo de venta, plazo y pedidos en camino.
• Avisa por panel, correo o WhatsApp, a quien resuelve.
• Ordena por euros en juego y no repite lo que ya está pedido.
• Solo lee de Holded: los avisos no cambian nada.