Alertas de stock en Odoo: avisar cuando hay tiempo de reaccionar, no cuando ya no lo hay.

Qué hace en alertas de stock en odoo.

¿Qué avisos de stock trae Odoo de serie?

Odoo no tiene un aviso de «stock bajo» con ese nombre. Lo más parecido son tres cosas. La primera es el informe de reabastecimiento (Inventario ‣ Operaciones ‣ Reabastecimiento), que muestra las reglas en modo manual con una cantidad «To Order» sugerida. Las reglas en modo automático están ocultas por defecto, y las manuales se ven pulsando Manual en la barra lateral. La segunda son las órdenes que crea el planificador, que por defecto se ejecuta una vez al día, cuando una regla automática ve el stock previsto por debajo del mínimo. La tercera son las reglas de automatización, que se configuran en Studio.

El informe es una pantalla, no un aviso: solo se entera quien entra a mirarla. En cada línea hay un botón Order para reponer y un botón Snooze, que según la documentación pausa la regla durante el periodo elegido y la quita del informe. El planificador, por su parte, no avisa: actúa, y lo que verás son solicitudes de presupuesto nuevas en Compra. Para saber qué está en riesgo y no se ha pedido, hay que abrir el informe.

Las reglas de automatización cubren el resto. En la documentación de Odoo 18 se crean desde Studio, con la opción Automations y New: eliges un disparador entre categorías como Values Updated, Timing Conditions o Custom, y una acción como Send Email, Create Activity o Send WhatsApp (esta última necesita antes una plantilla de WhatsApp). Es una herramienta potente para avisos concretos, y es donde empieza el problema que sigue.

¿Por qué un mínimo fijo avisa tarde?

Porque el aviso salta por una cantidad, y lo que importa es el tiempo. Diez cajas de tónica no son lo mismo en agosto que en febrero. Tomemos a un distribuidor de bebidas para hostelería, con un hotel de la costa al que sirve 60 cajas de tónica a la semana en verano. Diez cajas son poco más de un día de venta, y el proveedor tarda 5 días. El aviso por «menos de 10» salta cuando ya es imposible llegar: el hotel pasa cuatro días sin tónica en pleno agosto.

En febrero ese mismo hotel pide 12 cajas a la semana. Diez cajas son casi seis días, así que el aviso salta cuando todavía sobra margen. Hay aviso, pero no hace falta: es ruido. A los tres avisos innecesarios, la gente deja de mirar, y el cuarto, el que sí importa, se pierde entre los demás.

La unidad útil son los días de cobertura: stock entre venta diaria esperada, comparado con los días que tarda en llegar el pedido. En el hotel en agosto, la cobertura con 10 cajas es de 1,2 días frente a 5 de plazo. Se ve a la primera, y el aviso se habría dado cuando quedaban unas 43 cajas, no 10. Con un umbral fijo habría que tener un número distinto por producto, por cliente y por mes. Con la cobertura es el mismo cálculo para todos.

¿Cómo se calculan las alertas por cobertura y por riesgo?

Para cada producto en cada sitio, el sistema lee de Odoo el stock actual y lo que viene en camino, calcula la venta esperada con su banda y la compara con el plazo real del proveedor. Del cruce sale el riesgo de quedarse a cero antes de que pueda llegar un pedido hecho hoy. Si ese riesgo supera el umbral que hayas elegido, hay aviso. No se avisa de todo lo que baja, sino de lo que no se va a poder arreglar si se espera.

El plazo no es el que figura en la ficha, sino el real. En Odoo 18 el plazo del proveedor es el Delivery Lead Time de la lista de precios del producto, al que se suman los márgenes de seguridad de los ajustes de Inventario. La documentación aclara que se cuentan en días naturales. Con las fechas de confirmación y de recepción de los últimos pedidos se calcula cuánto tarda cada proveedor de verdad, y se usa ese número.

Hay dos niveles de aviso. El urgente: la rotura ocurre antes de que pueda llegar un pedido, así que la salida es mover stock de otro sitio o pedir con urgencia. El anticipado: aún hay tiempo de pedir normal, pero hay que pedir ya. Cada aviso dice cuál es y por qué.

• Entrada: stock actual, pedidos en camino, ventas y plazos, leídos de Odoo por la API externa.
• Cálculo: venta esperada con banda, plazo real, riesgo de rotura antes de la llegada.
• Salida: aviso urgente o anticipado, con la cantidad y el motivo.
• Respeto a lo pospuesto: lo que ya está pausado en Odoo no se repite.

¿Cómo se manda el aviso: correo, panel o WhatsApp?

Cada tipo de aviso tiene su canal. El resumen semanal, con todo lo que hay que pedir, va por correo el lunes. El panel enseña el mapa de stock siempre al día, con los productos a cero, los que se acaban, los que están bien y los que sobran. Y lo urgente va por WhatsApp, a la persona responsable, con botones para contestar sin abrir nada más.

El canal de WhatsApp se monta con nuestro socio Bedel (bedel.es), que ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp, sobre todo en residencias de estudiantes, entre muchos otros sectores. Para tu empresa significa que no se improvisa un bot: se usa una pasarela que ya funciona y se conecta con el cálculo de stock. En la página de WhatsApp se detalla qué mensajes salen y qué botones llevan.

Un aviso urgente por WhatsApp se parece a esto: «Hotel Costa Gandía: tónica 20 cl, quedan 4 cajas, que son medio día de venta. El pedido tarda 5. Propongo mover 6 cajas desde el almacén de Valencia. ¿Preparado?». La persona toca un botón y la acción queda registrada.

¿Puede el aviso llegar a Odoo como actividad?

Puede, si lo quieres. Odoo tiene actividades que se asignan a una persona con fecha límite, y en las reglas de automatización existe la acción Create Activity. Con un usuario de escritura acotado, el sistema puede crear esa actividad en el producto o en el pedido pendiente, con el texto del aviso. Así quien vive en Odoo ve el aviso donde ya mira.

No es obligatorio y no es lo normal. Mucha gente prefiere el correo o WhatsApp porque están fuera de Odoo y se leen en el móvil. Se decide en el diagnóstico, y se puede cambiar cuando quieras, porque lo único que cambia es el canal.

¿Cómo se evita el exceso de avisos?

Con tres decisiones de diseño. Primera: un resumen por persona, no un aviso por producto. Compras recibe una lista ordenada por urgencia. Segunda: solo se avisa de lo que tiene riesgo real, no de todo lo que baja. Tercera: un aviso resuelto se apaga solo. Cuando el pedido se confirma en Odoo, o el producto vuelve a tener cobertura, desaparece, y nadie tiene que posponerlo a mano.

Hay un cuarto límite, el máximo de avisos urgentes por día y persona. Si un día hay más, entran por orden de gravedad y el resto pasa al resumen. Y si alguien siente que sobran, se ajusta el umbral de riesgo con él, sin instalar nada. Es mejor avisar de menos y acertar que de más y que dejen de leerte.

Lo que NO hace, y cómo se prueba.

No sustituye a las reglas de automatización que ya tengas en Odoo, no avisa de cosas que Odoo no sabe (un pedido que está en la cabeza de un comercial) y no arregla fichas de proveedor sin plazo. Tampoco manda pedidos por su cuenta: avisa y propone, y la persona decide.

Para probarlo, se repiten fechas pasadas de tu Odoo y se mira cuántos avisos habría dado el sistema, cuántos llegaron a tiempo de evitar una rotura y cuántos fueron innecesarios. Con ese resultado se ajusta el umbral. Después, uno o dos meses en modo sombra, donde los avisos se mandan a una sola persona y no a todos. Entre el primer día y la puesta en marcha pasan de tres a seis semanas. Para empezar, una demo de 30 minutos y el análisis gratuito.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si en Odoo alguien abre el informe de reabastecimiento cada lunes y el resto de la semana nadie mira. Con las reglas en modo manual solo se entera quien entra. Aquí el aviso llega a quien toca, el día que toca.
• Si el planificador de Odoo genera pedidos y nadie sabe qué ha pasado Aparecen solicitudes de presupuesto sin explicación. El aviso resume lo que se ha pedido y lo que sigue en riesgo aunque se haya pedido.
• Si el consumo se dispara en temporada Verano en hostelería, campaña de Navidad. El aviso por cantidad llega tarde cuando todo va deprisa; el aviso por cobertura se adelanta solo.
• Si repartes con furgonetas y te enteras de la rotura por una llamada del cliente El aviso llega al responsable de la ruta antes de cargar, no cuando el cliente protesta.
• Si ya tienes reglas de automatización con correo y solo avisan de unas pocas cosas Se quedan donde están. El sistema añade el aviso de cobertura por producto y por sitio, que con reglas de Odoo sería un trabajo enorme de mantener.

Avisos que se calculan, no umbrales que se teclean.

Un umbral fijo es un número que alguien eligió un día. Nuestro aviso se calcula para cada producto y cada sitio cada día, con lo que se vende hoy y lo que tarda el proveedor hoy. El canal más rápido, WhatsApp, se monta con nuestro socio Bedel, que ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp, sobre todo en residencias de estudiantes, entre muchos otros sectores. Nada de esto se instala en tu Odoo.

• Aviso por días de cobertura frente al plazo real, producto a producto.
• Un resumen por persona, ordenado por urgencia, con el motivo de cada línea.
• Correo, panel o WhatsApp, a elegir por tipo de aviso.
• Lectura de Odoo con usuario de solo lectura: sin módulos, sin tocar la base de datos.