El punto de pedido te dice cuándo pedir, no cuánto.

Qué es el punto de pedido.

Entre que mandas un pedido al proveedor y el producto está en la estantería pasan unos días. Durante esos días sigues vendiendo. El punto de pedido es la cantidad de stock que necesitas tener en el momento de pedir para aguantar hasta que llegue lo nuevo, más un colchón por si vendes más de lo previsto o el proveedor se retrasa. Cuando el stock baja de ese nivel, se pide. Ni antes ni después.

Responde a la pregunta «¿cuándo pido?». No responde a «¿cuánto pido?»: eso lo decide otra cosa, el tamaño de lote, el stock máximo o la cobertura que quieras tener. Son dos decisiones distintas y conviene no mezclarlas, porque los errores de una se arreglan de manera distinta que los de la otra.

En los programas de gestión suele aparecer como «stock mínimo», y el aviso de «producto bajo mínimos» es exactamente eso: el stock ha cruzado el punto de pedido. En Excel se hace con una columna de condición. El problema nunca es cómo avisar; es con qué número avisar.

La fórmula del punto de pedido.

Con palabras: punto de pedido = demanda media diaria × plazo del proveedor en días + stock de seguridad. La primera parte es lo que vas a vender mientras esperas. La segunda es el margen de error. Si no quieres calcular el stock de seguridad con su fórmula, hay quien pone unos días más de venta; es peor, pero es mejor que nada.

Ejemplo: un producto vende 12 unidades al día de media. El proveedor tarda 7 días desde que recibe el pedido hasta que la mercancía está disponible para vender. El stock de seguridad calculado para ese producto es de 30 unidades. Punto de pedido: 12 × 7 + 30 = 114 unidades. Cuando el stock disponible baje de 114, se pide.

Dos detalles que cambian el resultado. El plazo se mide con fechas reales de tus últimos pedidos, de la fecha del pedido a la fecha en que el producto se pudo vender, y no con lo que dice el proveedor. Y la demanda media se calcula sobre los últimos meses relevantes, no sobre toda la historia del producto: lo que vendía hace tres años no cuenta.

Calcúlalo con tus números

El ejemplo con fechas.

Seguimos con el producto de 12 al día, plazo de 7 días y punto de pedido de 114. El lunes 2 tienes 150 unidades. El miércoles 4 has vendido 36 y te quedan 114: el stock cruza el punto de pedido y ese día sale el pedido al proveedor. Durante los 7 días siguientes vendes en torno a 84 unidades y, cuando llega la mercancía el miércoles 11, te quedan unas 30. Las 30 del stock de seguridad, que no has tocado porque todo ha ido normal.

Ahora la semana mala: el proveedor llega el viernes 13 en vez del miércoles, y entre medias un cliente se lleva 20 de golpe. Has vendido unas 128 en vez de 84. Con 114 a la salida del pedido, te quedas a cero el jueves por la tarde: un día sin producto. Sin stock de seguridad habrías estado tres días sin él. Con uno calculado para el 99 % en vez del 95 %, probablemente ninguno. Es la cuenta que decide cuánto colchón quieres pagar.

El stock que cuenta para comparar con el punto de pedido es el disponible: lo que hay físicamente, más lo que ya está pedido y en camino, menos lo que está comprometido con pedidos de clientes sin servir. Comparar solo con el stock físico es el error que hace que se pida dos veces lo mismo.

Punto de pedido, stock mínimo y stock máximo.

Los tres aparecen juntos en casi todos los programas de gestión y se confunden a diario. El punto de pedido y el stock mínimo son, en la práctica, lo mismo: el nivel al que se pide. Algunos programas llaman «mínimo» a algo más bajo, el nivel por debajo del cual ya hay problema, pero lo útil es el nivel al que se actúa.

El stock máximo es otra decisión: hasta dónde se rellena cuando se pide. Con el método de mínimo y máximo, la cantidad que se pide es la diferencia entre el máximo y el disponible. Con el producto del ejemplo, un máximo de 300 significa que, al cruzar 114, se piden unos 186. Si en vez de máximo trabajas con un lote fijo (cajas de 50, un palé), la cantidad es el múltiplo de lote que cubra lo que quieres de cobertura.

• Punto de pedido o stock mínimo: cuándo pedir. Sale de la demanda, el plazo del proveedor y el stock de seguridad.
• Stock de seguridad: la parte del punto de pedido que cubre el error. Está dentro del mínimo, no aparte.
• Stock máximo: hasta dónde rellenar. Sale de la cobertura que quieres, el tamaño de lote y lo que te cabe o puedes pagar.
• Cantidad a pedir: máximo menos disponible, redondeado al lote del proveedor.

Con varios proveedores y plazos distintos.

Si un producto lo sirven dos proveedores, el punto de pedido se calcula con el plazo del que vas a usar de verdad para ese pedido, no con una media de los dos. Lo habitual es tener un proveedor principal con su plazo y uno alternativo, más caro o más rápido, para cuando el principal falla. Entonces el punto de pedido va con el plazo del principal y el alternativo es la salida de emergencia cuando el stock ha cruzado un segundo nivel más bajo.

Cuando el mismo proveedor sirve con plazos muy distintos según el producto (lo de catálogo en tres días, lo de fabricación en seis semanas), cada producto lleva su plazo y, por tanto, su punto de pedido. Es más trabajo que poner «15 días» para todo el proveedor, y es la diferencia entre llegar y no llegar en las referencias largas.

Si el plazo varía mucho de un pedido a otro, esa variación no se mete en el plazo medio: se mete en el stock de seguridad, que es su sitio. Un proveedor que tarda entre 5 y 12 días pide un stock de seguridad mayor que uno que tarda siempre 8, aunque la media sea parecida.

Por qué un punto de pedido fijo falla con temporada.

La fórmula usa la demanda media diaria. Si ese producto vende 12 al día de media anual pero 25 al día de octubre a diciembre y 5 en verano, el punto de pedido de 114 está mal todo el año: en campaña, mientras esperas los 7 días del proveedor vendes 175, no 84, y te quedas sin producto a mitad de semana; en verano, pides con 114 cuando tienes para tres semanas, y acumulas stock que no hace falta.

La solución a mano es tener dos o tres puntos de pedido por producto según la época, y acordarse de cambiarlos. En un catálogo de cien referencias se puede; en uno de tres mil, nadie lo hace y el punto de pedido queda fijado con la media de cuando se montó el programa. Es la causa más frecuente de rotura en campaña que vemos en los diagnósticos, y la más frecuente de sobrestock en enero.

• Te quedas sin producto en campaña aunque el programa no avisó de nada: el punto de pedido es de temporada baja.
• En enero y febrero los avisos de «bajo mínimos» saltan a diario y se ignoran: el punto es de campaña.
• El jefe de compras corrige los mínimos de cabeza y nadie sabe por qué un producto tiene 114 y otro 200.
• Los productos nuevos llevan el punto de pedido de otro «parecido» y nadie lo revisa después.

Cómo mantenerlo al día.

Si lo llevas en Excel o en el programa de gestión, lo realista es revisar los puntos de pedido por familia cada trimestre, con las ventas de los últimos tres meses y las de los mismos tres meses del año pasado, y medir los plazos reales con las fechas de los últimos pedidos de cada proveedor. Y poner primero el esfuerzo en los productos que más pesan: un análisis ABC te dice cuáles.

La otra opción es que el número no sea fijo. En un control de stock con IA no existe el punto de pedido como cifra guardada: cada semana el programa calcula, para cada producto y cada sitio, cuánto se va a vender hasta que pueda llegar el siguiente pedido y con qué probabilidad te quedarás sin él. Si esa probabilidad pasa del nivel que has fijado, propone el pedido. Es el mismo razonamiento que la fórmula, con la temporada, el plazo real y la variación de cada producto dentro, y sin que nadie tenga que acordarse de actualizar nada. Lo explicamos en control de stock con IA, y con tus datos puedes verlo en el análisis gratuito de tu stock.