El stock de seguridad cubre lo que la previsión no acierta.

Qué es el stock de seguridad y para qué sirve.

Si un producto vende veinte unidades al día y el proveedor tarda cinco días en servir, con cien unidades en la estantería cuando haces el pedido llegas justo. Justo quiere decir que si un día vendes veinticinco, o el camión llega el martes en vez del lunes, te quedas a cero. El stock de seguridad son las unidades que pones encima de esas cien para que eso no pase, o para que pase pocas veces.

Sirve para una sola cosa: absorber lo que no sabes. No sabes exactamente cuánto vas a vender cada día ni cuánto va a tardar el proveedor esta vez. La previsión te da un número medio; el stock de seguridad paga el margen de error de ese número. Cuanto peor sea la previsión o más irregular el proveedor, más grande tiene que ser. Cuanto mejor sea, más pequeño.

Por eso no es un número fijo que se pone una vez. Depende del producto (uno vende igual cada día, otro a rachas), del sitio (la tienda del centro no se comporta como la del polígono), del proveedor y de la época del año. Un almacén que tiene «un 20 % de más en todo» no tiene stock de seguridad: tiene un 20 % de más en lo que no lo necesita y menos de lo que hace falta en lo que sí.

La fórmula sencilla: el peor caso de la demanda y del plazo.

La forma más fácil de calcularlo es imaginar el peor caso razonable: el día que más vendes y el pedido que más tarda, a la vez. Se calcula lo que necesitarías en ese caso y se le resta lo que necesitas en un caso normal. La diferencia es el stock de seguridad.

Con palabras: stock de seguridad = (demanda máxima diaria × plazo máximo del proveedor) menos (demanda media diaria × plazo medio del proveedor). Con el producto de antes: vende de media 20 al día y como mucho 30; el proveedor tarda 5 días de media y como mucho 8. El peor caso necesita 30 × 8 = 240 unidades. El caso normal, 20 × 5 = 100. Stock de seguridad: 140 unidades.

Es fácil de explicar y de calcular en Excel, y por eso se usa tanto. Su defecto es que protege contra las dos cosas malas a la vez, que casi nunca coinciden, así que suele salir alto. Y «demanda máxima» es una cifra traicionera: si el máximo fue el día que un cliente se llevó el palé entero para una obra, el stock de seguridad queda inflado para siempre por un día que no se va a repetir.

Calcúlalo con tus números

La fórmula estadística: cuántas veces aceptas quedarte sin producto.

La segunda fórmula no pregunta por el peor caso, sino por la probabilidad. Parte de cuánto varía la demanda de un día a otro (la desviación típica, que Excel calcula con DESVEST sobre las ventas diarias) y de cuántas veces estás dispuesto a quedarte sin producto. Esa disposición se llama nivel de servicio: un 95 % quiere decir que de cada cien ciclos de pedido, aceptas quedarte corto en cinco.

Con palabras: stock de seguridad = z × desviación típica de la demanda diaria × raíz cuadrada del plazo del proveedor. La «z» es un número que sale del nivel de servicio elegido: para el 95 % es 1,65. Seguimos con el mismo producto: sus ventas diarias se mueven con una desviación típica de 6 unidades y el plazo es de 5 días, cuya raíz cuadrada es 2,24. Stock de seguridad: 1,65 × 6 × 2,24, unos 22 unidades.

De 140 a 22 con el mismo producto. No es que una fórmula esté bien y la otra mal: miden cosas distintas. La sencilla cubre el día de la obra y el retraso de ocho días juntos; la estadística cubre lo que pasa el 95 % de las veces. Cuando el plazo del proveedor también varía mucho, la fórmula estadística tiene una versión más larga que añade esa variación; si tu proveedor sirve siempre en los mismos días, no la necesitas.

• Demanda media diaria: las ventas del periodo entre el número de días, contando también los días en que vendiste cero porque no había demanda.
• Desviación típica: cuánto se separan los días de esa media. Se calcula sobre ventas diarias, no sobre totales mensuales, que salen siempre más tranquilos.
• Plazo del proveedor: desde que mandas el pedido hasta que el producto está disponible para vender, no hasta que entra el camión.
• Nivel de servicio: lo eliges tú por producto. No es una cifra técnica, es una decisión de negocio.

Qué nivel de servicio elegir.

El nivel de servicio es la pregunta importante, y casi nadie la responde a propósito. Cada punto que subes cuesta más que el anterior: pasar del 90 % al 95 % sube la z de 1,28 a 1,65; del 95 % al 99 %, de 1,65 a 2,33. Para el producto del ejemplo, el 90 % necesita unas 17 unidades, el 95 % unas 22 y el 99 % unas 31. El último tramo, del 95 al 99, cuesta casi tanto stock como todo lo anterior y evita cuatro roturas de cada cien.

La respuesta no es la misma para todos los productos. Los que más margen dejan y los que un cliente no perdona que falten (el repuesto que para una máquina, el medicamento crónico, la referencia que trae gente a la tienda) justifican un 98 % o un 99 %. Los que se sustituyen sin que nadie se queje o pesan poco en la venta pueden ir al 90 % y nadie lo notará. Un análisis ABC del inventario es la forma rápida de repartir esos niveles.

Y cambia con la época. En campaña, cuando cada venta cuenta y el proveedor va cargado, suele compensar subirlo; en temporada baja, bajarlo y dejar de pagar stock que no hace falta. Un nivel de servicio por producto y por época es lo que separa un almacén bien llevado de uno que simplemente tiene mucho de todo.

Errores típicos al calcularlo.

Los vemos en casi todos los diagnósticos, da igual el sector y da igual si el stock se lleva en Excel o en un ERP con módulo de compras. El más común es el primero de la lista: una regla única para todo el catálogo, que normalmente es «dos semanas de venta» o «el 20 %». Con esa regla, los productos que venden igual todos los días llevan stock que sobra y los que venden a rachas se quedan sin él.

• El mismo stock de seguridad para todo: un porcentaje o unas semanas iguales para el producto estable y para el irregular.
• Calcular la desviación típica con días de promoción dentro: el producto parece mucho más irregular de lo que es y el stock de seguridad se dispara.
• Contar como «demanda cero» los días en que no había producto. Así el producto parece más tranquilo de lo que es, y la fórmula sale corta justo donde más faltó.
• Usar el plazo del proveedor que pone el contrato en vez del que se mide con las fechas reales de pedido y entrada. Suelen distar varios días.
• Calcularlo una vez, al montar el programa de gestión, y no volver a tocarlo. La demanda de hace tres años no es la de hoy.
• Confundirlo con el stock mínimo. El mínimo (o punto de pedido) dice cuándo pedir; el stock de seguridad es una parte de ese mínimo, la que cubre el error.
• Con varias tiendas, calcularlo con las ventas de todas juntas y repartirlo. Cada tienda por separado varía más que la suma, y queda corta.

Cómo lo calcula un programa de control de stock con IA.

Las dos fórmulas de arriba parten de una idea: la demanda se mueve alrededor de una media de forma simétrica. En muchos productos eso no es verdad: venden cero la mayoría de los días y de pronto doce, o tienen una temporada que la media anual no ve. Un programa de control de stock con IA no usa una fórmula fija: estima para cada producto y cada sitio el abanico completo de lo que puede venderse hasta que llegue el siguiente pedido, con la temporada y el plazo real del proveedor dentro, y de ahí sale cuánto hace falta para el nivel de servicio que has fijado. El resultado es un stock de seguridad distinto para cada producto en cada tienda, que sube en campaña y baja después, y que se recalcula cada semana con lo que acaba de pasar.

Así es como lo hace el programa que hemos explicado en control de stock con IA, y así se comprueba: con tu propio histórico, mirando cuántas veces dijo «un 5 % de riesgo» y cuántas veces pasó. Si quieres ver qué stock de seguridad te saldría con tus datos de verdad, el análisis gratuito de tu stock empieza por ahí.