Control de stock de suministros industriales: pide con lo que van a gastar tus clientes.

Qué hace en suministros industriales.

Un catálogo de decenas de miles de referencias y una sola persona pidiendo.

Una ferretería industrial mediana tiene entre 15.000 y 50.000 referencias dadas de alta: tornillería en todas las métricas y calidades, herramienta de mano y eléctrica, abrasivos, adhesivos, EPI en todas sus tallas, consumibles de soldadura, química de mantenimiento. Las tarifas de los proveedores suman muchas más. Y quien decide qué pedir suele ser una persona, dos como mucho, que además atiende el mostrador y el teléfono.

Con ese volumen nadie revisa referencia a referencia. Se pide lo que se ve que falta, lo que un cliente ha reclamado y lo que el comercial del proveedor sugiere cuando pasa. Los mínimos de la ficha se pusieron al dar de alta el artículo y casi nunca se han tocado. El resultado se conoce bien en el sector: roturas en lo que más sale y estanterías llenas de lo que no sale.

Un control de stock de ferretería con IA no sustituye a esa persona. Le pone delante cada semana la lista corta de lo que de verdad hay que pedir, con la cantidad calculada y el porqué, y la lista de lo que está parado.

Tus clientes industriales repiten. Eso es oro.

A diferencia de una tienda, buena parte de las ventas de un suministro industrial son de clientes que repiten: el taller de mecanizado, la empresa de mantenimiento, la fábrica del polígono, la constructora con obras abiertas. Compran cada mes casi lo mismo: discos de corte y de desbaste, brocas de metal duro, guantes, gafas, tapones, cinta americana, sprays de mantenimiento.

Ese consumo repetido es la demanda más fácil de prever que existe, y casi ningún almacén la usa. El programa la detecta cliente a cliente: qué referencias compra con ritmo estable, cada cuánto y en qué cantidad. Ese consumo se prevé aparte y se suma a la venta de mostrador, que es más irregular. Al calcular el pedido al proveedor ya cuenta con lo que va a gastar cada cliente fijo en las próximas semanas.

Hay un efecto añadido: cuando un cliente fijo deja de comprar una referencia que compraba cada mes, el programa lo nota. Puede que haya cambiado de proveedor para ese producto, y es algo que tu comercial querrá saber antes de que pase con el resto.

Caja, bolsa, unidad, metro.

El mismo tornillo DIN 912 M6x20 de calidad 8.8 se compra en cajas de 200, se vende por cajas a la fábrica y suelto en el mostrador. El cable se compra en bobinas de 100 metros y se vende por metros. Las bridas, en bolsas de 100. Si el programa de gestión no lleva bien las conversiones (y muchos no), el stock que dice tener no se parece al que hay.

En el diagnóstico se carga la tabla de conversiones de cada referencia y se cuenta todo en la unidad mínima. Las ventas sueltas restan de la caja abierta y las ventas por caja, de las cerradas. El pedido sale en la unidad en que sirve el proveedor, redondeado a cajas o bobinas completas. Es un trabajo pesado de hacer una vez y que luego no hay que repetir.

Proveedores que tardan semanas, cada uno con sus reglas.

En suministro industrial conviven proveedores muy distintos. El mayorista de la zona sirve en 24 o 48 horas. El fabricante de herramienta europeo, en dos o tres semanas. La tornillería de importación, en seis u ocho, y en contenedor. Cada uno con su pedido mínimo, su importe para portes pagados y sus descuentos por volumen.

Con plazos así, un mínimo fijo en la ficha no sirve: cubre bien la referencia que llega en dos días y se queda corto con la que tarda dos meses. El programa calcula, para cada referencia, la demanda prevista hasta que pueda llegar el siguiente pedido de su proveedor, con el plazo real medido en tus pedidos pasados. Y agrupa por proveedor.

• Lo que hace falta pedir ya a cada proveedor para no romper antes de que llegue.
• Si no llegas al pedido mínimo o a los portes pagados, qué referencias convendría adelantar y lo que cuesta tenerlas antes.
• Qué referencias tienen otro proveedor más rápido, por si el principal se retrasa.
• El aviso de las referencias de importación con semanas de margen, no cuando ya no hay remedio.

EPI: el problema de las tallas.

Un modelo de bota de seguridad se vende en diez tallas, del 38 al 47, y no se venden igual: las del centro salen solas y las de los extremos, de vez en cuando. Si el pedido se hace por modelo y el reparto lo pone la curva del fabricante, en unos meses tienes cajas del 38 y del 47 y te falta el 43. Lo mismo pasa con guantes, chaquetas y pantalones de alta visibilidad. Y tu cliente no puede conformarse con la talla que haya: la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (artículo 17) le obliga a dar a su plantilla equipos de protección adecuados, y el Real Decreto 773/1997 (artículo 5) pide que se adecúen a quien los lleva.

El programa trata cada talla como una referencia y aprende su reparto con tus ventas, que dependen de tus clientes: una plantilla de taller no tiene las mismas tallas que una de limpieza. Al pedir un modelo, la cantidad se reparte por tallas según lo que se vende de verdad, y las tallas que llevan meses sin moverse se marcan para no reponerlas por inercia.

Cuando un cliente grande homologa un modelo nuevo de bota o de guante para toda su plantilla, el cambio se carga a mano una vez: el programa pasa la historia del modelo viejo al nuevo y deja de pedir el viejo cuando se agota lo que queda.

Stock muerto: saber por qué entró.

Todas las ferreterías industriales tienen una parte del almacén que no se mueve. La diferencia está en saber por qué. Hay referencias que se compraron para un cliente que dejó de venir, otras que el fabricante sustituyó por un modelo nuevo, pedidos de obra que se cancelaron con el material ya en casa y compras que se hicieron para llegar a un mínimo y nunca se vendieron.

El programa da la lista en euros y por antigüedad, cruzada con el origen de cada entrada cuando se puede reconstruir: el cliente para el que se pidió, el proveedor, la fecha. Con eso la decisión es más fácil: lo de un cliente concreto se le ofrece, lo descatalogado se negocia con el proveedor, lo que entró para llegar a un mínimo se deja de pedir así. Y las compras grandes y puntuales de una obra se marcan para que no vuelvan a subir el mínimo.

Lo que hace falta de tus datos y cómo se empieza.

Las ventas por referencia, cliente y fecha (albaranes y tickets de mostrador); el stock de hoy; los pedidos a proveedor con fecha de pedido y de recepción; y las conversiones de unidades si las tenéis. Con un año de ventas ya se clasifica el catálogo entero y se prevé el consumo de los clientes fijos. Datos de contacto de los clientes no hacen falta: con un código basta.

Primero va el diagnóstico: limpiamos datos, cuadramos unidades y el programa vuelve a jugar tus últimos meses sin conocer el futuro, para compararse con los pedidos que hicisteis. Después, uno o dos meses en modo sombra. Si prefieres verlo antes de hablar, mándanos un export de ventas y stock y te devolvemos un informe corto: cuántas referencias no se mueven, cuánto dinero suman y qué clientes fijos te están comprando menos que hace un año.

Cómo usa el predictor de stock el consumo de tus clientes.

En suministro industrial muchos clientes compran lo mismo cada pocas semanas. El predictor aprovecha esa repetición: calcula el ritmo de cada referencia en cada cliente, da más peso a lo reciente (por defecto, lo de hace seis meses cuenta la mitad que lo de hoy) y señala al cliente que empieza a comprar menos de lo habitual. Con eso, el plazo de reposición y los múltiplos de compra de cada referencia, propone el pedido a proveedor.

Lo que compras por caja y vendes por unidad se cuadra con las unidades por bulto de la ficha. Para la tornillería que sale a rachas, la previsión es una distribución y no una media. Lo contamos entero en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si eres ferretería industrial con clientes fijos de taller y fábrica y sabes que cada mes van a pedir lo mismo, pero el pedido al proveedor lo sigues haciendo cuando ves el hueco en la estantería.
• Si distribuyes EPI a empresas y cada temporada te sobran tallas raras y te faltan las comunes. Aquí el reparto de tallas sale de lo que vendes tú, no de la curva del fabricante.
• Si trabajas con proveedores de importación que tardan semanas y un error en el pedido de marzo se paga en mayo. El programa calcula con el plazo real de cada uno y te avisa con tiempo de lo que se va a acabar.
• Si tienes más de 20.000 referencias y no sabes cuáles rotan El diagnóstico clasifica todo el catálogo por lo que sale y en qué cantidad, y deja a la vista las que llevan un año quietas.
• Si tienes mostrador, reparto a empresas y tienda online y las tres ventas tiran del mismo almacén. El programa las prevé por separado y pide para la suma, con el consumo fijo de los clientes por delante.
• Si el mínimo y el máximo de cada referencia los puso alguien hace años Se recalculan con tu histórico, referencia a referencia, y se revisan cada temporada en lugar de quedarse fijos en el programa.

Para catálogos enormes y clientes que repiten.

Un programa de gestión de almacén de ferretería lleva bien la entrada, la salida y la ubicación. Para pedir, usa el mínimo que alguien escribió en la ficha. Este programa se añade y calcula ese pedido con lo que sabe tu histórico: qué gasta cada cliente, cada cuánto, qué tarda cada proveedor y qué referencias ya no hay que reponer. Y cada línea lleva su porqué.

• Consumo previsto por cliente industrial, no solo por referencia.
• Unidades de compra y de venta en la misma cuenta: caja, bolsa, unidad, metro.
• Pedido agrupado por proveedor con su plazo real y su pedido mínimo.
• Se prueba con tu histórico antes de usarlo en vivo, y el código queda a tu nombre.