Control de stock para gasolineras y tiendas de conveniencia: la tienda llena antes del puente.

Qué hace en gasolineras y tiendas.

¿Cómo se decide hoy el pedido de la tienda de una gasolinera?

En una red de estaciones con tienda, el pedido lo hace cada encargado mirando el lineal: lo que ve vacío se pide, lo que ve lleno no. A eso se suman los proveedores de ruta, que pasan por la estación, miran ellos mismos y dejan lo que creen. La central manda un surtido y unas promociones, y cada tienda se apaña con su experiencia.

El resultado se nota en las fechas que más venden. El viernes de una operación salida, la estación de autovía se queda sin agua fría a media tarde. El martes siguiente, la urbana tiene bocadillos que caducan mañana. El encargado nuevo no sabe que el puente de diciembre en esa estación vende como una semana de agosto, porque eso solo lo sabía el anterior.

¿Qué es un control de stock para gasolineras?

Un control de stock para gasolineras es una previsión de venta de la tienda de cada estación, por producto y por día, que tiene en cuenta dónde está la estación y qué pasa en su carretera: días laborables, fines de semana, festivos, operaciones especiales de tráfico y temperatura. Con esa previsión propone el pedido a la central y a cada proveedor de ruta, con una frase por línea.

La diferencia con un mínimo fijo es que el pedido del jueves antes de un puente no es el de un jueves cualquiera, y el programa lo sabe porque ha visto lo que pasó en esa estación en los puentes anteriores. Cada línea lleva su motivo: «A-7 Motril, viernes: 40 bolsas de hielo; el último viernes de julio vendió 36 y la previsión es de 34 grados».

• Bebidas frías, agua y hielo: previsión con temperatura cuando el histórico demuestra que influye.
• Snacks y alimentación seca: previsión semanal por estación, con promociones marcadas aparte.
• Bocadillos, sándwiches y bollería envasada: previsión diaria por franja y aviso de caducidad.
• Lubricantes, líquidos y accesorios del coche: rotación lenta, mínimos calculados para no ocupar lineal.
• Productos de temporada (cadenas, anticongelante, juguetes de playa): con la historia de los años anteriores.

Operaciones salida, puentes y rutas de reparto.

La tienda de una estación de autovía vende con el tráfico de largo recorrido, y ese tráfico tiene calendario. Para la primera operación salida del verano de 2025, del viernes 4 al domingo 6 de julio, la DGT preveía 4,7 millones de desplazamientos por carretera, y 47,9 millones para todo el mes. Esas cifras son del país entero; lo que cuenta es cómo responde cada estación, en qué sentido de la marcha está y a qué hora pasa la gente.

El programa guarda para cada estación su historia en cada fecha especial: Semana Santa, las salidas de julio y agosto, el retorno, los puentes de mayo, octubre, noviembre y diciembre, y las fiestas de su comarca. Cuando se acerca una de esas fechas, el pedido sube antes, no cuando el lineal ya está vacío.

El reparto también tiene calendario. Si la central sirve a cada estación dos veces por semana y el puente cae entre medias, el pedido que importa es el anterior. El programa calcula cada pedido para cubrir hasta la siguiente entrega de ese proveedor, con la demanda que viene, y no con la de la semana pasada.

La tienda de conveniencia según la ley.

La Ley 1/2004 de Horarios Comerciales define en su artículo 5 la tienda de conveniencia: hasta 500 metros cuadrados de superficie útil de venta, abierta al menos dieciocho horas al día y con una oferta repartida entre alimentación, prensa, libros, regalos y artículos varios. Esas tiendas, y los establecimientos de venta de combustibles, tienen plena libertad para fijar sus días y horas de apertura en todo el país.

Para el stock, eso significa abrir cuando otros cierran: domingos, festivos y noches, que son precisamente los días en que no llega ningún proveedor. La tienda tiene que aguantar el fin de semana largo con lo que recibió el jueves o el viernes, y ahí se decide si el domingo por la tarde quedan bebidas frías.

El tabaco es un caso aparte. Según los artículos 3 y 4 de la Ley 28/2005, solo se puede vender en estancos o en máquinas expendedoras, y esas máquinas pueden instalarse en las tiendas de conveniencia de las estaciones de servicio. Si la máquina es tuya y registras cargas y ventas, el programa la trata como un producto más. La normativa autonómica sobre venta de alcohol varía de una comunidad a otra; si limita productos u horarios en alguna de tus estaciones, se configura como restricción de esa estación.

Lo que dicen las cifras de la red.

Según el boletín de la CNMC de diciembre de 2024, recogido por Interempresas, España tenía 12.631 estaciones de servicio operativas a final de 2024, 96 más que el año anterior. Las independientes suponían algo más del 45 % de la red, las situadas en carretera o autopista el 36,6 % (con tendencia a la baja) e hipermercados y cooperativas, en conjunto, el 12,4 %.

Que dos de cada tres estaciones no estén en carretera importa para la tienda: la estación urbana o de polígono vende más parecido a una tienda de barrio, con su clientela fija, y la de carretera vende con el tráfico. Una red suele tener de los dos tipos, y por eso un mínimo igual para todas las estaciones casi nunca funciona.

¿Qué programas usan las redes de estaciones?

Cada estación tiene su TPV, que a menudo cobra a la vez el carburante y la tienda, conectado a un programa de la central donde se lleva el surtido, los precios y las compras. Las redes más grandes usan un ERP (Business Central, SAP Business One, Sage) para la central, y muchas redes medianas siguen pidiendo desde la tienda con hojas de cálculo o directamente al proveedor de ruta.

Nos basta con la venta de la tienda por estación, producto y día (mejor con hora), el stock de cada tienda y los pedidos y entregas. Separamos la venta de carburante de la de tienda, aunque el número de repostajes por franja, si lo tienes, ayuda a prever cuánta gente entra. La propuesta vuelve como pedido a la central o como lista para cada proveedor.

Lo que hace falta y lo que no hace.

Hace falta: un año de ventas de la tienda por estación y producto, el stock de cada estación, los pedidos de cada proveedor con su día de reparto y, si se registra, lo que se retira por caducidad. El calendario de cada estación: horario, días de cierre y festivos locales. No necesitamos datos de clientes ni de tarjetas de fidelización.

Lo que no hace: no gestiona el carburante ni los tanques, no fija precios ni promociones, no controla las máquinas de tabaco de terceros ni la temperatura de los arcones. Propone el pedido de la tienda y vigila lo que caduca; el encargado decide.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Volvemos a jugar tu último año estación a estación con lo que se sabía cada día: qué habría pedido el programa antes de cada puente y de cada operación salida, y qué habría pasado con lo que se vendió de verdad. Se compara con tus pedidos reales en roturas de los productos que más venden y en frescos tirados. Si no mejora, te lo decimos.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada estación recibe la propuesta, el encargado pide como siempre y apunta qué acepta. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de ventas de la tienda de varias estaciones y te devolvemos un análisis corto de dónde te quedas sin producto y dónde se tira.

Qué pesa en el predictor de stock de una red de estaciones.

En la tienda de una estación de servicio, dónde está la estación lo cambia todo: una de autovía vende en verano y en los puentes, una de ciudad vende parecido todo el año. El predictor agrupa las estaciones por tipo para aprender la temporada de cada grupo y luego ajusta el nivel de cada estación con sus propias ventas. Las semanas fuertes, como Semana Santa o la salida de agosto, se marcan en el calendario de la ficha para revisar más a menudo.

El agua y el hielo pueden marcarse como imprescindibles, y lo fresco lleva un coste alto de tenerlo parado. Más sobre el cálculo en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes una red de estaciones con tienda y cada encargado pide a ojo El programa propone el pedido de cada tienda con su venta y su calendario, y el encargado lo corrige y lo aprueba.
• Si en las operaciones salida se te vacía la tienda de autovía y el lunes te sobra en la urbana. El pedido se calcula por estación y por fecha, con lo que pasó en las mismas fechas de otros años.
• Si tiras bocadillos y sándwiches cada semana y otros días faltan a la hora de comer. El programa calcula el fresco por día de la semana y te avisa de lo que va a caducar.
• Si cada estación tiene sus propios proveedores de ruta y nadie sabe qué ha pedido cada uno. El pedido se ordena por proveedor y día de reparto, y queda registrado para toda la red.
• Si tienes estaciones desatendidas o con poco personal y la reposición tiene que estar pensada antes de que llegue quien la hace. La lista sale hecha, por estación, para el que hace la ruta.

Hecho para una tienda que vende con el tráfico.

El TPV de la estación sabe lo que se vendió ayer. Lo que no sabe es que el viernes empieza una operación salida, que el domingo vuelve todo el mundo por la otra calzada o que el jueves hay ola de calor. Este programa prevé la venta de la tienda de cada estación con su ubicación, su calendario y su tiempo, y propone el pedido a cada proveedor con una frase por línea.

• Previsión por estación con operaciones de tráfico, festivos y puentes.
• Pedido separado por proveedor y día de reparto.
• Frescos con caducidad vigilados por estación.
• Se prueba con tus temporadas pasadas antes de cambiar ningún pedido.