Control de stock para librerías: la novedad, en la librería que la va a vender.

Qué hace en librerías y distribuidoras.

¿Cómo se decide hoy el stock en una librería?

En una librería el stock se decide en la mesa de novedades. El distribuidor o el comercial del editor presenta lo que sale, el librero elige cuántos ejemplares quiere de cada título y el resto llega en depósito con un plazo de devolución. El fondo, lo que se vende siempre, se repone cuando alguien nota que falta. Y en verano todo se para por el libro de texto.

El trabajo es enorme y se hace a mano. Una cadena recibe cientos de novedades al mes y tiene que repartirlas entre librerías, decidir qué reponer cuando una funciona, qué devolver cuando otra no y cuándo, para no pasarse del plazo. A eso se suma el fondo, que se agota en silencio porque la atención está en lo nuevo.

El resultado son cajas de devolución con títulos que se habrían vendido en otra librería de la cadena, novedades que se agotan la segunda semana y no se reponen a tiempo, y ejemplares que se quedan sin devolver porque se pasó el plazo.

¿Qué es un control de stock para librerías?

Un control de stock para librerías es una previsión de venta por título y librería que separa la novedad del fondo, reparte los ejemplares de cada novedad, vigila las fechas de devolución al editor y mantiene un mínimo para los títulos que no pueden faltar. Su resultado es una lista semanal de qué pedir, qué devolver y qué reponer, con el porqué de cada línea.

El programa lee de tu programa de gestión los títulos por ISBN, las ventas por librería y fecha, las entradas en firme y en depósito, las devoluciones y el stock. Con eso aprende el ritmo de cada librería y de cada tipo de título, y propone.

• Novedad: reparto inicial con títulos parecidos y corrección en las dos primeras semanas.
• Depósito: fecha límite de devolución por título y librería, con aviso semanas antes.
• Fondo: mínimo por librería calculado con su venta real y aviso de agotado.
• Texto escolar: campaña con listas de colegios, reservas y devolución de otoño.
• Traspasos entre librerías antes de pedir al distribuidor.

Novedades: muchas, rápidas y con fecha de caducidad comercial.

El volumen de novedades es lo que hace distinto al libro. Según el avance del informe Comercio Interior del Libro en España 2025 de la Federación de Gremios de Editores de España, en 2025 se editaron 89.107 títulos (61.831 en papel) y había 983.209 títulos vivos en oferta. La tirada media en papel fue de 3.374 ejemplares por título. Ninguna librería puede tenerlo todo; cada una elige, y elegir bien es su oficio.

La mayor parte de la venta de una novedad se juega en sus primeras semanas. Por eso el programa hace dos cosas. Antes de que llegue, propone el reparto entre librerías con lo que vendieron títulos parecidos en cada una. Y en cuanto llega, mira la venta diaria: si en dos semanas va por encima, propone reponer antes de que se agote; si va por debajo, adelanta la devolución o propone moverla a otra librería donde se vende ese tipo de libro.

Devoluciones y depósito: el plazo que se paga si se olvida.

La mayor parte de la novedad llega en depósito: el librero la tiene, la vende y lo que no vende lo devuelve al editor o al distribuidor dentro de un plazo. Pasado ese plazo, lo que queda se considera compra en firme. Con miles de títulos en tienda, saber qué hay que devolver cada semana es un trabajo en sí mismo.

El programa guarda la fecha límite de devolución de cada entrada y, con el ritmo de venta de cada título en cada librería, calcula qué ejemplares no se van a vender antes de esa fecha. Te da la lista con semanas de margen, ordenada por fecha y por importe. Así se devuelve lo que sobra a tiempo, y no se devuelve con prisas lo que se iba a vender.

Fondo y texto escolar: dos negocios dentro del mismo.

El fondo son los títulos que se venden siempre: clásicos, ensayos de referencia, álbumes infantiles, guías. Pocas ventas por título, pero constantes, y el lector que no lo encuentra se va a otra librería o a internet. El programa separa el fondo de la novedad, le fija un mínimo por librería con su venta real y avisa cuando un título se va a agotar en tienda o en el distribuidor.

El texto escolar es otro mundo. Según el mismo informe de la Federación de Gremios de Editores, el texto no universitario facturó 713 millones de euros en 2025, el 22,7 % del mercado interior. La campaña se concentra en verano y depende de las listas de cada colegio. La Ley 10/2007 excluye del precio fijo, en su artículo 10.1.g, los libros de texto y el material didáctico complementario de Primaria y ESO. El programa cruza las listas de colegios con las ventas de cursos anteriores, propone cuánto pedir por título y curso, y en otoño prepara la devolución.

¿Qué programas usan librerías y distribuidoras?

Muchas librerías trabajan con un programa de gestión del sector, como Geslib, que lleva el título por ISBN, los albaranes de los distribuidores, el depósito, las devoluciones y la venta. Los datos bibliográficos (autor, materia, colección) llegan de DILVE, la base de datos de libros en venta de los editores. Las distribuidoras suelen tener un ERP propio o uno como Business Central o SAP Business One, y muchas cadenas siguen planificando las novedades en Excel.

Nos conectamos con un usuario que solo puede leer o con exportaciones periódicas. Necesitamos títulos por ISBN, ventas por librería y fecha, entradas en firme y en depósito con su fecha de devolución, devoluciones y stock. No necesitamos datos de tus lectores.

La norma del precio fijo y el peso de cada canal.

La Ley 10/2007, de la lectura, del libro y de las bibliotecas, obliga en su artículo 9 a quien edita, importa o reimporta libros a fijar un precio de venta al público, que puede oscilar entre el 95 % y el 100 % de ese precio fijo. El artículo 11 permite hasta un 10 % de descuento en el Día del Libro y en ferias del sector, y hasta un 15 % cuando el comprador es una biblioteca, un centro escolar o una universidad. El artículo 10 excluye del precio fijo, entre otros, los libros de texto de Primaria y ESO, los descatalogados y los que llevan al menos dos años desde su última edición y seis meses ofertados.

Para el stock, la consecuencia es clara: en la librería no se puede rebajar libremente un título para darle salida, así que la herramienta principal contra lo que sobra es la devolución a tiempo, y contra lo que falta, el reparto y la reposición. Según el mismo avance de la Federación de Gremios de Editores, las librerías concentran el 40,5 % de la facturación en papel y las cadenas de librerías el 20,1 %. Y según el Mapa de Librerías de España 2023, recogido por El Observador, había 2.792 librerías en diciembre de 2023, un 6,2 % menos que en junio de 2022.

Lo que hace falta, lo que no hace y cómo se empieza.

Hace falta: títulos por ISBN con sus datos básicos; ventas por librería y fecha, al menos un año; entradas en firme y en depósito con fecha de devolución; devoluciones; stock por librería; y, para el texto, las listas de colegios de los últimos cursos si las tienes.

Lo que no hace: no elige qué novedades comprar ni sustituye el criterio del librero, no fija precios, no gestiona pedidos de lectores ni la facturación con el distribuidor. Prevé, propone y explica.

Cómo se empieza: volvemos a jugar tus últimos meses con lo que se sabía cada semana y comparamos el reparto, las reposiciones y las devoluciones que habría propuesto el programa con lo que se hizo y con lo que se vendió. Después, uno o dos meses en modo sombra. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de ventas, entradas y devoluciones y te devolvemos un análisis corto.

Cómo decide el predictor de stock en una librería.

Una librería tiene dos negocios con dos ritmos: el fondo, que se vende despacio y se repite, y la novedad, que vive pocas semanas. En el fondo, el predictor calcula la venta de cada título en cada librería y avisa antes de que se agote uno que sale todo el año. En la novedad lo reciente pesa más, de modo que en cuanto un título lleva unas semanas a la venta la previsión se ajusta a cómo ha arrancado.

La campaña de texto se aprende con los septiembres anteriores. Cómo funciona por dentro, en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si cada temporada devuelves cajas de novedades que se podían haber vendido y te quedas sin las que sí funcionaron. El programa reparte mejor y avisa en las primeras semanas.
• Si se te pasan plazos de devolución y acabas pagando ejemplares que no vas a vender. La lista de lo que hay que devolver llega con semanas de margen.
• Si tu fondo se agota sin que nadie lo vea porque las novedades ocupan toda la atención. El fondo tiene su mínimo y su aviso propios.
• Si la campaña de texto te desborda cada verano Se calcula con las listas de colegios y los cursos anteriores, y se prepara la devolución de otoño.
• Si eres distribuidora y sufres el efecto de las devoluciones servir mucho en la salida y recibir de vuelta meses después. La previsión por librería cliente ajusta el reparto y la tirada.

Pensado para novedades en depósito, fondo y devoluciones con fecha.

Un programa de gestión de librería lleva bien el título por ISBN, el albarán del distribuidor y la venta. Lo que no hace es decir cuántos ejemplares de cada novedad tener en cada librería, cuándo devolver para no pagar lo que no se va a vender ni qué fondo se va a agotar. Este programa añade esa capa con un usuario que solo puede leer y explica cada propuesta.

• Novedad repartida por librería con títulos parecidos, y corregida en las primeras semanas.
• Fecha de devolución de cada título vigilada con margen.
• Fondo con mínimo y aviso propios, separado de la novedad.
• Se prueba con tu histórico antes, y el código queda a tu nombre.