Control de stock en WooCommerce con IA: cuándo y cuánto reponer, sin plugins.

Qué hace en con woocommerce.

Qué hace WooCommerce con el stock.

WooCommerce lleva el inventario a nivel de producto y, si el producto es variable, a nivel de variación: cada talla, color o formato con su cantidad. Al confirmar un pedido descuenta, y mientras el cliente está pagando retiene el stock unos minutos para que dos personas no compren la última unidad a la vez. Si un pedido se cancela, lo devuelve. Cada producto puede permitir reservas (seguir vendiendo con stock cero, avisando al cliente o sin avisar) o no permitirlas.

Para no quedarte sin producto tiene dos umbrales: el de stock bajo y el de agotado. Por defecto son los mismos para toda la tienda y se pueden cambiar producto a producto. Cuando se cruzan, WooCommerce manda un correo al administrador y cambia el estado del producto. Eso es todo el control de stock que trae de serie, y para muchas tiendas pequeñas es suficiente. También trae una API REST para que otros programas lean y escriban en la tienda, que es la que usan los programas de facturación, de envíos y de contabilidad conectados a WooCommerce.

Dónde se queda corto para reponer.

Primero, el umbral. Es un número fijo, igual para un producto que vende dos al mes y para otro que vende veinte a la semana, y avisa cuando ya estás por debajo, no cuando toca pedir. Como llega todos los días para productos que no importan, el correo acaba en una carpeta que nadie lee, y el producto que sí importa se agota sin que nadie lo vea.

Segundo, lo que no hay. WooCommerce no sabe cuánto tarda tu proveedor, no tiene pedidos de compra, no guarda el stock de cada día (solo el de ahora) y no lleva varios almacenes sin plugin. Y no prevé: la campaña de diciembre, para WooCommerce, es igual que la de marzo. La decisión de cuánto pedir la toma alguien mirando el panel de productos, o un Excel exportado el lunes, con lo que recuerda del año pasado.

Los plugins de inventario cubren parte de esto: alertas mejores, varios almacenes, a veces pedidos de compra. Pero cada plugin es una cosa más dentro de WordPress, con su carga y su riesgo en cada actualización, y ninguno aprende de tus ventas para decir cuánto pedir.

Cómo se conecta, sin instalar nada en WordPress.

Desde el panel de WooCommerce se crean unas claves de API de solo lectura. Con ellas el programa lee los pedidos con su fecha, su estado, sus líneas por producto y variación, sus cupones y sus reembolsos, y el stock actual de cada producto y variación. La lectura se hace de madrugada, por páginas pequeñas y con pausas, para no cargar un hosting que a veces es justo. No se instala ningún plugin ni se toca el tema.

Esto importa más de lo que parece. Una tienda en WordPress ya tiene veinte o treinta plugins, cada actualización es un pequeño riesgo, y el que hace el mantenimiento de la web no quiere otro más. Como el programa vive fuera, una actualización de WooCommerce no le afecta, y si un día cambia algo en la API, se ajusta fuera y se prueba antes de que afecte a una propuesta.

Si la tienda está conectada a un programa de gestión (Holded, Odoo, otro) que ya recibe los pedidos, se decide en el diagnóstico de dónde leer: de WooCommerce o de ahí, según dónde estén más limpios los datos. El pedido de compra, si lo hay, se crea en el programa de gestión.

El historial de stock que WooCommerce no guarda.

WooCommerce solo sabe cuánto stock hay ahora. No guarda cuánto había ayer ni la semana pasada. Y sin eso una previsión aprende mal: si un producto estuvo agotado tres semanas en noviembre, sus ventas de noviembre fueron cero, y un modelo ingenuo aprende que en noviembre ese producto no se vende. Pediría menos justo del que más falta.

Por eso lo primero es reconstruir el stock de cada día hacia atrás, desde el de hoy, con los pedidos (vendidos, cancelados, reembolsados) y las entradas de mercancía. Las entradas no están en WooCommerce; están en los albaranes del proveedor, en el programa de facturación o en un Excel de recepciones, y se juntan en el diagnóstico. Con eso el programa sabe qué días no vendiste porque no había, y los trata como demanda perdida, no como demanda cero. Es un trabajo de una vez y es lo que hace que lo demás funcione.

Cómo decide cuánto reponer.

Para cada producto o variación, el programa estima la demanda hasta que pueda llegar el siguiente pedido como un abanico, con el plazo real de ese proveedor sacado de las fechas de tus pedidos y recepciones. De ahí sale la probabilidad de quedarte a cero antes de que llegue y la cantidad que compensa en euros, contando lo que cuesta el pedido y el dinero parado en producto que no rota. Los pedidos con cupón se marcan aparte para que una oferta no se convierta en demanda permanente, y la campaña se aprende con la del año pasado y se corrige con el ritmo de estas dos semanas.

Las reservas se ponen en números: para qué productos compensa permitir vender sin stock (plazo corto, demanda segura) y cuántos pedidos servirías con retraso. Y el umbral de stock bajo de WooCommerce, si quieres, se actualiza cada semana con el cálculo para que el correo de aviso vuelva a tener sentido: solo salta para lo que de verdad toca pedir.

La propuesta de la semana sale en el panel y en una hoja por proveedor, con el porqué de cada línea en una frase. WooCommerce no tiene pedidos de compra, así que el pedido se hace donde lo hagas hoy: correo al proveedor, su portal, o Holded u Odoo si los tienes conectados, donde se crea directamente.

Varios almacenes y varios canales.

Muchas tiendas en WooCommerce venden también en una tienda física, en Amazon o en ferias, y sirven todo desde el mismo almacén. WooCommerce no lo sabe. El programa junta las ventas de cada canal desde donde estén (el TPV, el marketplace, un Excel) y lleva el stock por almacén y por canal por fuera; a WooCommerce le deja la cantidad que la tienda necesita para vender. Si usas un plugin de multialmacén, se lee de sus campos y se respeta.

Cómo se comprueba antes de fiarse, y cuándo no te hace falta.

Antes de proponer nada en vivo, el programa vuelve a decidir tu último año semana a semana, solo con lo que se sabía cada semana y partiendo del stock reconstruido, y se compara con lo que hicisteis: demanda atendida, ventas perdidas en euros, pedidos y dinero parado. Después, uno o dos meses en modo sombra, con la propuesta cada semana y vosotros pidiendo como siempre. Si no mejora lo que hacéis, se dice y no se sigue.

No te hace falta si vendes bajo pedido, si tienes pocas referencias con un proveedor que sirve en dos días, o si tus ventas son parecidas todo el año: el umbral de WooCommerce bien puesto por producto te basta, y la guía de cuánto pedir te ayuda a ponerlo. Compensa cuando hay cientos de variaciones, campaña marcada, proveedores que tardan semanas o varios canales. Si te reconoces, mándanos una exportación de pedidos y te devolvemos un análisis gratuito de tu stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu tienda lleva años en WooCommerce y el correo de stock bajo ya no lo lee nadie Llega todos los días, para productos que no importan, y el que importa se agota sin aviso porque el umbral es el mismo para todos. Aquí el umbral se calcula por producto y por semana.
• Si tienes cientos de variaciones de talla y color Pedir por modelo y repartir a ojo deja la M agotada y la XS en la caja. La demanda se calcula variación a variación con lo que vende cada una.
• Si tu almacén también sirve a una tienda física o a Amazon WooCommerce no lleva varios almacenes ni varios canales sin plugin. El programa junta las ventas de todos los canales y lleva el stock por almacén por fuera, sin tocar tu WordPress.
• Si cada año la campaña te pilla con el proveedor de vacaciones El de Asia tarda 60 días, el nacional cierra en agosto. Cada proveedor con su plazo real, sacado de las fechas de tus pedidos, y el pedido de campaña se adelanta lo que haga falta.
• Si probaste un plugin de inventario y te dejó la tienda más lenta Cada plugin añade carga al WordPress y un riesgo en cada actualización. Esto vive fuera, lee por la API y no instala nada en tu tienda.
• Si facturas en Holded u Odoo con la tienda conectada Las ventas ya están en el programa de gestión. El programa puede leer de ahí o de WooCommerce, según dónde estén más limpias, y el pedido de compra se crea en Holded o en Odoo.

Nada instalado en tu WordPress. La previsión vive fuera.

Los plugins de inventario para WooCommerce añaden pantallas, almacenes o alertas dentro de WordPress, y con ellos otra cosa que mantener y que puede fallar con cada actualización. Esto es distinto: un programa propio que lee de tu tienda por la API que WooCommerce ya trae, calcula fuera y te devuelve la decisión. Se comprueba con tus campañas pasadas antes de fiarse, y el código queda a tu nombre.

• Lee pedidos y stock por la API REST de WooCommerce con claves de solo lectura. Sin plugins.
• Reconstruye el historial de stock que WooCommerce no guarda, para no aprender de los días agotados.
• Decide por producto y por variación, con el plazo real de cada proveedor.
• Primero la prueba con tu histórico: previsto frente a real, con cifras.