Gestión de stock: saber qué hay en cada sitio, qué se va a acabar y qué mandar antes de que falte.

Qué hace en gestión de stock.

¿Qué es la gestión de stock?

La gestión de stock es todo lo que hace una empresa para que cada producto esté donde se va a vender, en la cantidad justa: comprar, recibir, guardar, repartir, contar y deshacerse de lo que no sale. En una empresa con un solo almacén y pocos productos cabe en la cabeza de una persona. En una con varios almacenes, tiendas, delegaciones o clientes a los que repone, se convierte en cientos de pequeñas decisiones cada semana.

Por eso, cuando se busca «sistema de gestión de stock», conviene separar dos cosas que suelen ir mezcladas. Una es el registro: saber qué entra, qué sale y qué queda en cada ubicación. Lo hacen casi todos los programas de gestión, desde Holded hasta SAP Business One. La otra es la decisión: qué mandar, a dónde y cuánto. Esa es la parte que se suele quedar en una hoja de cálculo o en la experiencia de quien lleva las compras.

Esta página va de la segunda parte, porque es la que hace Arume Stock. El registro lo dejamos en tu programa, que es donde tiene que estar. Para el lado contable y de recuento está la página de control de existencias, y para el inventario como conjunto, la de gestión de inventario.

La gestión de stock en una empresa con varios sitios.

Pongamos una cadena de ferreterías con almacén en Zaragoza y ocho tiendas entre Aragón, La Rioja, Navarra y Cataluña. Cada lunes alguien mira el stock de cada tienda y decide qué cargar en el camión. Con 3.000 referencias y ocho tiendas son 24.000 combinaciones. Nadie las mira todas: se miran las que alguien recuerda, las que la tienda pide por teléfono y las que han dado problemas.

El resultado es conocido. Lo que se mira bien no falta. Lo que no se mira falta de vez en cuando, y nadie lo ve hasta que un cliente se va sin el producto. Y en paralelo se acumula stock en tiendas donde un producto ya no sale, mientras en otra se pide al proveedor el mismo producto.

Gestionar el stock en ese escenario no es tener más información, que ya la hay en el programa. Es tener las 24.000 combinaciones ordenadas por lo que se pierde si no se actúa, con la cantidad propuesta y el porqué. Eso es lo que hace el sistema: deja la lista hecha y la persona revisa lo que importa.

• Qué hay en cada sitio: stock, lo que va de camino y lo reservado.
• Qué se va a vender en cada sitio, con margen de error.
• Qué se va a acabar antes del siguiente envío.
• Qué sobra en un sitio y hace falta en otro.

¿Cómo lo hace Arume Stock?

Primero lee tus datos: ventas por producto, sitio y fecha, stock y movimientos, plazos de cada proveedor. Con los movimientos reconstruye el stock de cada día, para saber qué días no se vendió porque no había. Si no se hace ese paso, el sistema aprende que un producto «vende poco» en una tienda cuando lo que pasaba es que estaba vacía.

Después prevé la venta de cada producto en cada sitio para las próximas semanas, con una banda que dice cuánto puede fallar. La compara con el stock de hoy, lo que ya va de camino y el plazo, y calcula la probabilidad de quedarse sin él. Por último propone la cantidad que deja esa probabilidad en el nivel de servicio que has elegido para cada familia.

La lista sale los días que tú decidas, normalmente el lunes, y en campaña cada dos días si hace falta. Se ve en un panel, se puede preguntar por ella al asistente y, si tu equipo trabaja en la calle, llega también por WhatsApp.

Qué cambia respecto a los mínimos y máximos de tu programa.

Casi todos los programas de gestión traen reglas de reabastecimiento: cuando el stock baja del mínimo, se propone pedir hasta el máximo. Odoo las llama reglas de reabastecimiento, Holded tiene alarmas de stock mínimo y Business Central tiene su propia planificación. Funcionan bien cuando la venta es estable y alguien revisa los números de vez en cuando.

El problema aparece cuando los números no se revisan. Un mínimo puesto hace tres años sigue ahí aunque el producto venda el doble o la mitad. Y es el mismo en enero que en julio. La guía de mínimo y máximo o previsión de demanda lo compara con detalle, y la conclusión es honesta: con venta estable y plazo corto, un mínimo bien ajustado basta.

Lo que hace el sistema es recalcular cada semana lo que en tu programa es un número fijo. En el Estudio de reposición 2026 de Arume, una simulación abierta con datos sintéticos, con venta de temporada y cuatro semanas de plazo la reposición por previsión necesitó un 25 % menos de stock que la cobertura fija y un 42 % menos que el mínimo fijo para servir el 95 %. Con venta estable y plazo corto no hubo diferencia apreciable.

¿Cómo se comprueba antes de usarlo?

Con tus semanas pasadas. Se repite cada semana de tu histórico usando solo lo que se sabía ese día y se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que se hizo y con lo que se vendió. Es lo que el manual de previsión de Hyndman y Athanasopoulos llama evaluación con origen móvil, y evita el error de medir una previsión con datos que ya conocía.

Después vienen uno o dos meses en modo sombra: el sistema propone con datos frescos y tu equipo decide como siempre. Al final se comparan las dos listas. Si en una familia de productos no mejora lo que ya hacéis, en esa familia no se usa.

¿Para quién no merece la pena?

Para una empresa con un solo almacén, pocos cientos de productos y venta estable, una buena hoja de cálculo o el módulo de tu programa son suficientes. Tampoco compensa si vendes casi todo por proyecto y cada pedido es distinto, o si el stock es tan barato que sobrar no cuesta nada. Te lo decimos en el análisis gratuito antes de proponerte nada.

Compensa cuando hay muchos pares de producto y sitio y la decisión se repite cada semana: distribuidores, cadenas de tiendas, franquicias, mayoristas con varios almacenes, empresas que reponen a bares, máquinas o furgonetas.

Cómo se empieza.

Con el análisis gratuito: nos mandas un export de ventas y stock y te devolvemos qué productos se quedaron sin stock, cuántos días y en qué sitios, y cuánto stock está parado. Si el problema existe, se pasa a la simulación con tus datos y al modo sombra. El arranque en producción lleva entre 3 y 6 semanas, y la demo es una videollamada de 30 minutos con una empresa de ejemplo.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes un almacén central y varias tiendas o delegaciones y cada lunes alguien prepara los envíos mirando el stock de cada una. El sistema deja esa lista hecha y la persona la repasa.
• Si repones a clientes, bares, máquinas o furgonetas y el problema no es tu almacén sino el stock que está fuera, en casa de otro. La gestión de stock se hace sitio a sitio, aunque el sitio no sea tuyo.
• Si en un sitio falta lo que en otro sobra y lo descubres cuando ya ha pasado. El mapa de stock y la propuesta de traspasos lo ponen delante antes de comprar.
• Si la temporada te pilla cada año a destiempo porque las reglas de mínimo y máximo son las mismas en enero que en julio. La previsión cambia con la temporada de cada zona.

La gestión de stock no es contar lo que hay: es decidir lo que se manda.

Casi todo el software de gestión de stock se queda en el registro: entradas, salidas, existencias y un aviso cuando algo baja de un número fijo. Eso es necesario, y tu programa ya lo hace. Lo que no hace es la parte difícil, que es mirar hacia delante en cada sitio a la vez. Arume Stock se monta encima de lo que ya tienes y hace esa parte, y se comprueba con tu histórico antes de usarlo.

• Stock, previsión y riesgo por producto y por sitio, no por empresa.
• Lista de envíos y traspasos ordenada por lo que se pierde si no se hace.
• Se monta sobre tu programa con un usuario de solo lectura.
• Backtest con tus semanas pasadas y modo sombra antes de usarlo en serio.