Programa de control de stock: del recuento en Excel a una propuesta de envío que apruebas en diez minutos.

Qué hace en programa de control de stock.

¿Qué hace un programa de control de stock?

Un programa de control de stock hace tres trabajos, y conviene distinguirlos porque no todos los programas los hacen. El primero es apuntar: qué entra, qué sale, dónde está cada cosa. El segundo es avisar: qué se está acabando. El tercero es proponer: cuánto pedir al proveedor y qué mandar a cada sitio. Una hoja de cálculo bien hecha llega al primero y, con esfuerzo, a un aviso sencillo. El tercero es donde se queda corta.

La mayoría de pymes que buscan «programa de control de stock» vienen de ahí: tienen un Excel que funciona más o menos, lo mantiene una persona y cada lunes alguien decide el pedido mirando la hoja y tirando de memoria. El problema rara vez es que el Excel no apunte bien. Es que no prevé, no reparte entre sitios y no explica por qué conviene pedir lo que se pide.

Cuándo el Excel se queda corto.

Hay señales que se repiten. La hoja tarda en abrir o se rompe una fórmula y nadie sabe arreglarla. Hay una pestaña por tienda y ninguna que las junte. El recuento mensual nunca cuadra y no se sabe dónde nace la diferencia. Y lo más claro: el pedido semanal depende de una persona, y cuando falta se hace a ciegas.

Ninguna de esas señales obliga a comprar un ERP. A veces basta con ordenar la hoja; la plantilla de control de stock en Excel de esta web es un buen punto de partida, y la guía de Excel o programa repasa cuándo dar el salto. Pero si tienes varias tiendas, furgonetas o clientes a los que repones, y más de unos pocos cientos de productos, la decisión del pedido ya no cabe en una cabeza.

• El pedido semanal depende de una sola persona.
• Una pestaña por sitio y ninguna que dé el total.
• El recuento no cuadra con la hoja y no se sabe por qué.
• Te enteras de que algo se ha acabado cuando ya se ha acabado.

Del recuento a la propuesta de envío, paso a paso.

Primero, el recuento de partida: cuánto hay hoy de cada producto en cada sitio. Si tu último recuento es de hace meses, se hace uno, y la plantilla de parte de recuento de esta web ayuda a organizarlo. Con ese punto de partida y los movimientos con fecha, Arume Stock reconstruye el stock de cada día hacia atrás y marca los días en que un producto estuvo a cero.

Segundo, la previsión: cuánto se va a vender de cada producto en cada sitio en las próximas semanas, con su temporada y su margen de error. Tercero, el riesgo: si con lo que hay y lo que tarda el proveedor ese producto aguanta hasta el siguiente pedido. Cuarto, la propuesta: la cantidad que conviene pedir o mandar para que el riesgo quede en el nivel que hayas elegido.

Un ejemplo con una cadena de cuatro tiendas de mascotas en Asturias. En Gijón quedan 9 sacos de pienso de 12 kilos para perro, el proveedor tarda cinco días y la tienda vende unos 11 a la semana, con semanas de 7 y semanas de 16. Con 9 sacos el riesgo de quedarse sin ellos antes de la entrega es alto, así que la propuesta del lunes incluye 14 sacos para Gijón y una frase: «venta prevista 11 por semana, stock 9, plazo 5 días, riesgo alto». En Avilés, con la misma venta y 25 sacos, no propone nada.

Qué necesitas tener antes de empezar.

Menos de lo que parece. Un código único por producto, que no cambie de un mes a otro. El sitio de cada movimiento, aunque sea una columna con el nombre de la tienda. Las entradas y salidas con fecha. Y el plazo de cada proveedor, aunque sea aproximado: luego se mide con los pedidos reales.

Si alguna de esas cosas falta, no es motivo para no empezar. Se ordena una vez al principio y el informe de calidad de datos te dice qué arreglar. Lo que sí conviene evitar es arrancar con un stock de partida que nadie se cree: sin un recuento fiable, cualquier programa propondrá sobre una base falsa.

¿Para quién no es?

Para una tienda con un solo almacén y pocas referencias que el dueño conoce de memoria. Ahí una hoja ordenada, con un stock mínimo bien calculado y la calculadora de punto de pedido de esta web, hace el trabajo. Tampoco para quien vende por encargo y cada pedido es distinto, porque la venta pasada dice poco de la siguiente.

Sí es para la pyme que repone a varios sitios cada semana y nota que el pedido le cuesta horas y aun así falla. Si no tienes claro en qué grupo estás, el análisis gratuito parte de tu Excel y te dice cuántos productos se quedaron sin stock y cuántos días.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si el Excel de stock lo entiende una sola persona y cuando se va de vacaciones los pedidos se hacen a ciegas. La propuesta sale sola y cualquiera del equipo puede revisarla.
• Si cada mes haces un recuento y nunca cuadra con la hoja Se reconstruye el stock desde los movimientos y se ve en qué productos y en qué sitios nace la diferencia.
• Si tienes dos o tres tiendas y una hoja por tienda y nadie ve el conjunto. Todo queda en un solo mapa de stock y la propuesta reparte entre las tiendas.
• Si pides al proveedor por intuición los lunes y unas semanas te quedas corto y otras se te llena el almacén. El pedido sale con la venta prevista hasta la siguiente entrega.
• Si estás pensando en un ERP solo para controlar el stock Antes de ese paso, conviene saber si el problema es el registro o la decisión. El análisis gratuito te lo dice con tus datos.

Un programa de control de stock que no te obliga a empezar de cero.

El salto de Excel a un programa suele fallar por lo mismo: hay que volver a dar de alta todo, aprender un sistema nuevo y mantener los dos durante meses. Arume Stock parte de lo que ya tienes, sea una hoja o un programa de gestión sencillo, y añade lo que la hoja no puede hacer: prever, avisar a tiempo y proponer el pedido. Si el día de mañana cambias de programa de gestión, se cambia la conexión y lo aprendido se queda.

• Lee tu Excel o tu programa de gestión; no hay que teclear dos veces.
• Informe de calidad de datos antes de prever nada.
• Riesgo de rotura con días de margen, no una celda en rojo.
• Propuesta semanal de pedido que revisas y apruebas.