Control de stock de cosmética y perfumería: cada lote, vendido antes de su fecha.

Qué hace en cosmética y perfumería.

¿Cómo se decide hoy la reposición en una cadena de perfumerías?

Lo habitual es un mínimo por referencia y tienda en el ERP, puesto cuando se abrió la tienda o cuando entró la referencia, y una encargada que corrige a ojo lo que ve en el lineal. El almacén central manda lo que pide cada tienda, o lo que el sistema calcula con ese mínimo, y el lote que sale es el que está más a mano.

Así se cuelan tres problemas que en otros sectores no pesan tanto. Lotes con fecha cercana que van a tiendas que no los van a vender a tiempo. Tonos de maquillaje que rompen siempre mientras el resto de la gama ocupa el expositor. Y campañas que se preparan con la intuición del año anterior, con estuches que sobran en enero en unas tiendas y faltan el 22 de diciembre en otras.

El mercado da para equivocarse mucho. Según la radiografía de Stanpa, el sector de perfumería y cosmética superó en España los 11.200 millones de euros en 2024, con el canal selectivo creciendo un 8,3 % y el online un 8 %. Con ese volumen, cada punto de rotura o de producto caducado es dinero que se ve.

¿Qué cambia la fecha y el lote en el control de stock de cosméticos?

En cosmética, la fecha cambia qué lote se manda y a dónde. La AEMPS recuerda que, según el Reglamento 1223/2009, la fecha de duración mínima es obligatoria en los productos que duran menos de 30 meses; los que duran más llevan el periodo después de la apertura (PAO), y todos llevan número de lote de fabricación.

Para el stock eso significa dos tipos de producto. Los que tienen fecha (muchas cremas con activos, algunos solares, productos naturales sin conservantes) se reparten por lote: el que caduca antes, a la tienda que lo va a vender antes. Los que no tienen fecha (la mayoría de perfumes y muchos maquillajes) no caducan en el estante, pero envejecen: un perfume que lleva dos años en el almacén de una tienda es dinero parado y una caja que se ve vieja.

El programa trata cada grupo como lo que es. Con fecha, propone envíos por lote y avisa con semanas de margen de lo que no va a venderse a tiempo en ninguna tienda. Sin fecha, vigila la antigüedad de cada lote en tienda y propone moverlo antes de que se convierta en stock muerto.

• Con fecha de duración mínima: reparto por lote, primero lo que caduca antes, hacia la tienda que más vende.
• Con PAO y sin fecha: control de antigüedad en tienda y aviso de lotes parados.
• Retirada de un lote: lista inmediata de en qué tiendas está y cuántas unidades.
• Descatalogados: fin de la reposición y propuesta de concentrar el resto donde se vende.

Tonos, formatos y novedades: el catálogo que no para de cambiar.

Una gama de maquillaje se vende por tonos, y los tonos no se reparten igual. En cada tienda hay tres o cuatro que hacen la mitad de la venta, y cuáles son depende de la clientela. Si el pedido se hace por gama, los tonos que más salen rompen primero. El programa calcula cada tono como una referencia propia, en cada tienda, y la reposición sale tono a tono.

Las novedades son el otro frente. Según Stanpa, en 2024 salieron al mercado español 2.299 lanzamientos de perfume. Cada uno llega sin historia de ventas, y la carga inicial se decide a ojo. El programa la arranca con lanzamientos parecidos (misma marca, misma familia olfativa, mismo rango de precio) en cada tienda y la corrige con las primeras semanas de venta real.

Y luego están los formatos: el perfume de 30, de 50 y de 100 ml, el de viaje, el estuche con loción. Se venden distinto en cada tienda y en cada época del año. El programa los calcula por separado y te enseña cuál canibaliza a cuál cuando llega un formato nuevo.

Navidad, Día de la Madre y verano: tres campañas que no perdonan.

Los estuches de Navidad se compran a la marca con meses de antelación y no se pueden reponer en diciembre. Lo que no se vende antes de Reyes se queda en el almacén hasta el año siguiente o se liquida. Por eso el reparto entre tiendas pesa tanto: el mismo número de estuches puede venderse entero o dejar un tercio sin vender, según a qué tienda vaya cada uno.

El programa calcula la carga inicial de cada tienda con su venta de campañas anteriores y con cómo va el año. Desde mediados de noviembre vigila la venta semana a semana y propone traspasos entre tiendas antes del último fin de semana, que es cuando todavía se puede mover. Lo mismo con el Día de la Madre en mayo y con la temporada de solares, que en el norte empieza más tarde que en el sur.

Al cierre de cada campaña, una lista: qué ha sobrado, en qué tiendas y cuánto dinero es. Con ese dato se negocia mejor el pedido del año siguiente con cada marca.

¿Qué programas usan las cadenas de perfumería?

Las cadenas medianas suelen llevar el almacén y las compras en un ERP generalista (Odoo, Business Central, SAP Business One o Sage) con módulo de lotes, y las ventas en un TPV de comercio en cada tienda. Las marcas con venta propia por internet tienen además una tienda en Shopify, PrestaShop o WooCommerce, que muchas veces tira del mismo almacén.

Nos conectamos a los tres con un usuario de solo lectura: ventas por tienda y referencia del TPV, stock y lotes del ERP, ventas de la web. El envío aprobado vuelve al ERP como traspaso. Si el lote no se registra en la recepción, que pasa a menudo, el programa arranca sin control por fecha y se activa cuando lo empecéis a registrar.

Lo que hace falta de tus datos.

Ventas por tienda, referencia y día. Stock por tienda y en el almacén central, con lote y fecha donde los haya. Entradas de proveedor, para medir los plazos de cada marca. El calendario de campañas y promociones pasadas. Y, si se registran, los consumos de probadores y muestras. Con un año de historia se trabaja; con dos, las campañas salen mucho mejor, porque hay con qué comparar.

Antes de calcular nada entregamos un informe de calidad de datos: referencias sin lote que deberían tenerlo, stocks negativos por probadores que no se apuntan, tonos con códigos duplicados, tiendas que no cuadran. No cargamos datos de clientas ni de fidelización.

Lo que no hace.

No sustituye las obligaciones de etiquetado, de trazabilidad ni de retirada de lotes que la normativa de cosméticos pone a la empresa: ayuda a saber dónde está cada lote, pero la responsabilidad sigue siendo vuestra. No compra a las marcas ni negocia con ellas. No decide el surtido de cada córner, que suele marcar la marca. Y no prevé bien una novedad sin ningún lanzamiento parecido con el que compararla: en ese caso lo dice y propone una carga prudente.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Empezamos con una simulación: el programa vuelve a jugar los últimos meses (si puede ser, una campaña de Navidad entera) con lo que se sabía cada semana, y se compara lo que habría mandado con lo que se mandó. Se mide la rotura, lo que sobró, lo que caducó y el número de envíos. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra con unas cuantas tiendas: la encargada recibe el envío propuesto, decide como siempre y se mide la diferencia. Cuando convence, se extiende a la cadena. Si quieres verlo antes, mándanos un export de ventas y stock por tienda y te devolvemos un informe corto con lo primero que cambiaríamos.

Qué pesa en el predictor de stock de una perfumería.

En perfumería mandan las campañas: Navidad y el Día de la Madre concentran buena parte del año en pocas semanas. El predictor aprende esa curva con la venta de años anteriores, tienda a tienda y referencia a referencia, y en las semanas de campaña puede recalcular cada pocos días. Cada tono de maquillaje es una referencia con su propio ritmo en cada tienda.

Lo que tiene fecha pesa como coste de stock parado, y el predictor no manda a una tienda más de lo que puede vender en un tiempo razonable. En las tiendas sin el córner de una marca, sus referencias se vetan con una regla. El método está en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes una cadena de perfumerías con almacén central y cada encargada pide lo que cree que falta. El programa le prepara el envío de la semana con sus ventas y le explica cada línea.
• Si distribuyes cosmética a tiendas y a farmacias y tienes que decidir a qué cliente mandar el lote que caduca antes. El programa lo cruza con lo que vende cada uno y propone el reparto.
• Si en enero te sobran estuches de Navidad y cada año pasa lo mismo en las mismas tiendas. La carga inicial se calcula con la venta real de otras campañas, y durante la campaña se mueve lo que va lento.
• Si tu maquillaje rompe siempre en los mismos tonos y el resto de la gama se queda en el expositor. Cada tono se calcula por separado en cada tienda.
• Si vendes también por internet y la tienda online tira del mismo almacén. Las dos ventas se prevén juntas y el programa reserva lo que necesita cada canal.

Pensado para un producto que caduca, tiene tono y vive de campañas.

Un programa de stock general repone con un mínimo y un máximo por referencia. En perfumería eso falla por tres lados: no mira la fecha del lote, trata una gama de veinte tonos como si fuera un producto y no distingue una semana normal de la semana antes de Navidad. Este programa calcula cada tono en cada tienda, saca primero el lote que caduca antes hacia donde se va a vender, prepara las campañas con la venta de otros años y separa probadores de venta, con una frase que explica cada envío.

• Lote y fecha en cada envío: primero sale lo que caduca antes.
• Cada tono de maquillaje calculado por separado en cada tienda.
• Campañas y novedades con la venta de otros años y de lanzamientos parecidos.
• Se prueba con vuestros datos de los últimos meses antes de cambiar nada.