Control de stock para farmacias: pide lo que vas a dispensar, no lo que caduca.

Qué hace en farmacias.

Por qué el stock de una farmacia no se parece al de una tienda.

Una farmacia tiene miles de códigos nacionales en el cajón y en el lineal, y la mayoría vende poco: una o dos cajas al mes. Unos cientos venden todos los días. Encima de eso, la distribuidora repone en horas, el laboratorio sirve en días o semanas, casi todo caduca y la mitad de la venta de mostrador cambia con el tiempo que hace fuera. Es un problema de reposición muy distinto al de una tienda de ropa o un almacén de repuestos. Lo de reponer en horas no es casualidad: el Real Decreto 782/2013 pide a los almacenes mayoristas que organicen el reparto para que los pedidos lleguen a las farmacias en menos de 24 horas.

Lo habitual es que el control de stock en farmacia lo lleve el programa de gestión con un mínimo y un máximo por producto. Funciona mientras alguien los revise, y lo normal es que nadie lo haga: se ponen al dar de alta el producto, se corrigen cuando falta algo y se quedan ahí. El resultado se ve en dos sitios: en las faltas del mostrador («te lo tengo esta tarde») y en la bolsa de caducados de cada trimestre.

Un control de stock con IA hace el trabajo que haría un adjunto con tiempo y una hoja de cálculo para cada producto: mirar cuánto se ha vendido estas semanas, en qué momento del año estamos, cuándo llega el siguiente reparto y qué fecha de caducidad tiene lo que hay. Y lo hace cada mañana, para todo el surtido, antes del pedido.

El pedido diario: lo que se pide poco y a menudo.

Con la distribuidora sirviendo en el día, el riesgo de quedarse sin un medicamento de alta rotación es corto: unas horas. Por eso la cantidad que conviene pedir de lo que sale a diario es pequeña, la justa para llegar al siguiente reparto con un margen. El colchón grande se reserva para lo que la distribuidora sirve mal o para lo que tiene un pico previsible.

Lo de baja rotación es al revés: una caja vendida cada tres semanas no necesita reponerse el mismo día salvo que haya un encargo. El programa separa los dos grupos y para cada producto calcula cuánto va a hacer falta hasta el siguiente reparto, con qué probabilidad te quedarás sin él y si merece la pena tener una unidad en el cajón o pedirla cuando la pidan.

• Venta diaria prevista de cada código, con la temporada y la venta reciente.
• Plazo real de la distribuidora (los repartos que tienes al día) y del laboratorio en compra directa.
• Faltas de la distribuidora: lo que no se vendió porque no llegó no se cuenta como venta baja.
• Encargos pendientes de clientes, que entran en el pedido aunque el producto no rote.

Caducidades: verlas antes del cajón.

La caducidad es el coste que más duele en farmacia porque se paga dos veces: se compró y no se vendió. Casi siempre aparece en los mismos sitios: dermocosmética de baja salida, tallas o formatos raros, productos que se compraron en cantidad por una condición del laboratorio y medicamentos de un tratamiento que un paciente dejó de recoger.

Con la fecha de caducidad de cada lote y el ritmo de venta de cada producto, el cálculo es sencillo de plantear y largo de hacer a mano: ¿cuántas unidades de este lote se venderán antes de su fecha? Si la respuesta es menos de las que hay, la diferencia es producto que hay que mover ahora: ponerlo delante, ofrecerlo, pasarlo a otra tienda si es parafarmacia o devolverlo dentro del plazo que admita el proveedor. El programa hace esa cuenta cada semana para todo el surtido y te enseña la lista ordenada por euros.

Si tu programa de gestión no guarda lote y caducidad al recibir, se puede trabajar con la caducidad típica de cada producto y el orden de entrada. Sale una estimación menos fina, marcada como tal, que ya permite ver por dónde se va el dinero.

La temporada en el mostrador.

La farmacia tiene un calendario muy marcado y que se mueve cada año. Los antihistamínicos y los colirios arrancan con el polen, y el polen no llega la misma semana en un año lluvioso que en uno seco. Los antigripales, los antitérmicos y los jarabes siguen a la ola de cada invierno. Los solares y los repelentes dependen de cuándo empieza el calor. Los pediculicidas llegan con la vuelta al cole, y las dietas y los complementos, en enero y antes del verano.

El modelo aprende ese calendario por familia con tus ventas de los últimos años y lo corrige con lo que está pasando ahora: si la venta de antihistamínicos de esta semana ya va por encima de la del año pasado en la misma fecha, la campaña ha empezado antes y el pedido sube. Si eres parte de una agrupación, el calendario se dibuja con todas las farmacias juntas, que dan más datos que una sola, y cada una ajusta su nivel con lo suyo.

Compra directa al laboratorio: cuánto compensa el descuento.

Buena parte de la parafarmacia y algunos medicamentos se compran directos al laboratorio, con condiciones por cantidad. Es una decisión distinta al pedido diario: el plazo es de días o semanas, el pedido mínimo es grande y la tentación es llevarse más para mejorar el precio.

La pregunta que hay que hacerse es cuántas de esas unidades vas a vender antes de que caduquen o se queden pasadas de temporada. El programa la responde con tu venta prevista: hasta cierta cantidad, el descuento compensa; a partir de ahí, estás pagando producto que acabará en el punto SIGRE o en una liquidación. Con ese número delante, la conversación con el delegado del laboratorio es otra.

Agrupaciones de farmacias y cadenas de parafarmacia.

Cuando varias farmacias compran juntas, el pedido conjunto al laboratorio suele armarse sumando lo que cada titular estima que venderá. Con las ventas de cada farmacia, esa suma sale calculada, con la temporada y la caducidad dentro, y cada farmacia sabe qué parte le toca antes de que llegue la mercancía.

En una cadena de parafarmacias el control de stock se parece más al de una cadena de tiendas: la misma referencia rota en una tienda y se queda quieta en otra, y antes de comprar más conviene mover lo que sobra. El programa prevé por tienda y propone traspasos en el reparto de la semana. Con medicamentos esto no se plantea: cada oficina de farmacia gestiona el suyo. Según el Consejo General de Colegios Farmacéuticos, en 2025 había 22.273 farmacias comunitarias en España, y cada una lleva su propio stock de medicamentos.

Qué datos hacen falta y cómo se prueba.

Las ventas por código y día, el stock actual, las compras (albaranes de la distribuidora y del laboratorio) y, si están, los lotes y caducidades. Todo eso lo sacan Farmatic, Unycop, Nixfarma y la mayoría de programas de gestión de farmacia como exportación o informe. No hacen falta recetas ni datos de pacientes, y no se cargan.

Con esos datos se hace el examen: el programa vuelve a decidir los pedidos de tus últimos meses sin conocer el futuro y se compara con lo que pediste: faltas en mostrador, unidades caducadas, euros en el cajón y número de líneas de pedido. Si no lo hace mejor, se dice en el diagnóstico y no se sigue. Si convence, viene un periodo de uno o dos meses en el que el programa propone cada mañana y tú sigues pidiendo como siempre, para comparar. Después, a producción.

Cuándo no merece la pena.

Una farmacia pequeña, con poca parafarmacia, dos repartos al día y sin compra directa importante tiene poco que ganar: el riesgo de falta dura unas horas y la caducidad se controla con una buena revisión. Lo honesto ahí es ajustar los mínimos y máximos del programa de gestión, y te podemos decir cuáles mirar primero en el análisis gratuito.

Compensa cuando hay mucha dermocosmética, compras directas con condiciones, temporada fuerte, varias farmacias que compran juntas o varias parafarmacias que comparten producto. Ahí el dinero que se va en caducados, en faltas y en cajas paradas es lo bastante grande como para que un cálculo diario producto a producto se pague solo.

Cómo decide un predictor de stock en una farmacia.

En farmacia conviven productos que salen cada día con otros que se dispensan dos veces al mes, y la previsión tiene que servir para ambos. El predictor no da un número sino una distribución de la venta, así que para lo que sale a rachas calcula la probabilidad real de quedarte sin él antes del próximo reparto de la distribuidora. Lo que no puede faltar se marca como imprescindible y no se compensa con el resto del pedido.

La caducidad entra como coste: una caja parada en el cajón cuesta dinero, y por eso el predictor pide menos de lo que se mueve poco. La alergia o la gripe las aprende de tus ventas de otros años, semana a semana. Cómo funciona por dentro, en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si haces el pedido de la mañana repasando el sugerido línea a línea y quitas y pones de cabeza porque sabes que los mínimos están mal. El programa propone las cantidades ya corregidas por venta reciente y temporada, y tú miras solo las líneas que marca.
• Si cada trimestre tiras o devuelves producto caducado y te enteras al hacer la revisión del cajón. Aquí lo que va camino de caducar aparece con meses de margen, cuando todavía se puede vender o devolver.
• Si cada primavera te quedas corto de antihistamínicos la primera semana y cada septiembre te sobran solares. El calendario de cada familia se aprende con tus ventas y se ajusta con lo que pasa esta temporada.
• Si formas parte de una agrupación que compra junta y el pedido conjunto al laboratorio se arma sumando lo que cada titular cree que venderá. Con las ventas de cada farmacia la suma sale calculada y cada una sabe qué le corresponde.
• Si llevas una cadena de parafarmacias con dermocosmética que caduca, promociones del laboratorio y el mismo producto sobrando en una tienda y agotado en otra. El programa mira cada tienda y propone mover antes de comprar.
• Si tu farmacia es pequeña y la distribuidora te sirve dos veces al día probablemente el sugerido de tu programa, bien ajustado, te basta. Te lo diremos en el diagnóstico antes de proponerte nada más.

Pensado para el mostrador de una farmacia, no para un almacén genérico.

En farmacia hay reposición en horas, miles de códigos con venta baja, caducidades que se pagan y una temporada que cambia cada año con el tiempo. Un mínimo y un máximo fijos no recogen nada de eso. Nuestro programa trabaja con la venta prevista de cada código nacional, la fecha de caducidad y el calendario de tu farmacia, y se comprueba con tus propios meses pasados antes de proponer un solo pedido.

• Se prueba primero con tu histórico: qué habrías pedido, qué habría faltado y qué habría caducado.
• Cada línea del pedido lleva su porqué: venta reciente, temporada, caducidad o encargo.
• Lee las exportaciones de Farmatic, Unycop, Nixfarma o el programa que uses. No cambias nada.
• No toca recetas ni datos de pacientes: solo producto, fecha, cantidad y lote.