¿Cómo gestionar el stock de varias farmacias?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Gestionar el stock de varias farmacias consiste en tres cosas: ver ventas y existencias de todas en una misma pantalla, calcular a cuántas cajas de cada producto debe reponer cada una, y decidir qué compras se hacen juntas y qué se queda en cada oficina. La parte que más se olvida es la última.

Es para grupos de farmacias bajo una misma gestión, agrupaciones de compra, cooperativas con socias que comparten almacén y parafarmacias con varios puntos. Si tienes una sola oficina, la guía del stock de seguridad en una farmacia es la que te interesa.

Cómo se decide hoy en un grupo de farmacias y por qué falla.

En casi todos los grupos cada farmacia pide a su distribuidora con su programa de gestión (Farmatic, Unycop, Nixfarma u otro), y de las compras en común se encarga una persona con una hoja de cálculo. Cada oficina tiene su mínimo y su máximo, puestos en su día, y nadie ve al mismo tiempo cuánto tiene cada una del mismo producto.

El resultado tiene dos caras que conviven. Una oficina se queda sin el producto mientras otra, a diez kilómetros, tiene tres cajas que no sabe cuándo venderá. Y la compra conjunta al laboratorio, que consigue mejor condición por volumen, se calcula sumando los pedidos que cada una dice que necesita, que son los pedidos de cada una con su propio colchón de seguridad. Se compra para cuatro colchones.

Eso último es lo que casi nadie cuenta, y es lo que se calcula a continuación.

Paso a paso con un ejemplo: cuatro farmacias y el omeprazol.

Un grupo de cuatro farmacias, en Murcia, Cartagena, Lorca y Molina de Segura. Del omeprazol de 20 mg se dispensan a la semana, de media, 18 cajas en la primera, 12 en la segunda, 6 en la tercera y 4 en la cuarta: 40 en total. La variación semanal de cada una (desviación típica de las ventas semanales) es de 5, 4, 2,5 y 2 cajas. Reponen una vez por semana y el plazo es corto, así que el periodo a cubrir es una semana. Nivel de servicio del 95 % (z = 1,65).

Primero, cada farmacia protege la suya. Stock de seguridad por oficina: 1,65 × 5 = 8,3; 1,65 × 4 = 6,6; 1,65 × 2,5 = 4,1 y 1,65 × 2 = 3,3 cajas. En total, 22,3 cajas, unas 23 en el grupo.

Segundo, imagina que el stock de seguridad está en un punto común desde el que se reparte. Las variaciones de las cuatro oficinas no coinciden: la semana que una vende de más, otra vende de menos. Eso se compensa y las desviaciones no se suman, se combinan con una raíz cuadrada: √(5² + 4² + 2,5² + 2²) = √(25 + 16 + 6,25 + 4) = √51,25 = 7,16. El stock de seguridad común es 1,65 × 7,16 = 11,8 cajas, unas 12.

La diferencia son 10,5 cajas, el 47 %: con el mismo nivel de servicio necesitas casi la mitad de cajas de seguridad. En un solo producto parece poco; con tres mil códigos que se mueven, es la diferencia entre un almacén ajustado y otro lleno. El cálculo supone que las ventas de las oficinas varían de forma independiente. Si las cuatro dependen de una misma campaña (la gripe llega a la vez a toda la comarca), la ganancia es menor, pero la hay.

La decisión que no hace el cálculo: qué se queda en cada oficina.

Juntar stock solo sirve si se puede mover. Si el stock común está en un almacén del grupo que sirve a las oficinas cada día, el cálculo anterior funciona. Si el stock está dentro de cada farmacia, la de Lorca no puede vender las cajas que sobran en Molina de Segura, y el ahorro no existe. En España, además, la titularidad de las oficinas de farmacia tiene sus reglas: la Ley 16/1997 establece en su artículo 4.1 que la transmisión solo puede hacerse a favor de otros farmacéuticos, y otras limitaciones, como cuántas oficinas puede tener cada titular, dependen de la normativa de cada comunidad autónoma. Por eso conviene saber cómo está montado tu grupo (titular único, cotitulares, cooperativa o agrupación de compra) y consultar con tu colegio o asesor qué traspasos entre oficinas se pueden hacer.

La regla práctica es dejar en cada farmacia lo que se dispensa al momento y no se puede esperar (crónicos, analgésicos, los que se piden con el cliente delante) y juntar lo de salida baja, lo caro y lo que caduca: la parafarmacia de temporada, el producto de dermofarmacia de marca, la vacuna que se pide por encargo. Para ese segundo grupo el stock común es el que más ahorro da.

Errores típicos en la gestión conjunta.

El primero es sumar los pedidos de cada farmacia para la compra común, como si no hubiera colchón repetido en cada una. El segundo es comparar farmacias por ventas totales, sin separar la que vende más por tamaño de la que vende más por una zona o campaña. El tercero es poner el mismo mínimo en todas las oficinas: la de 18 cajas a la semana y la de 4 no pueden tener el mismo mínimo de nada.

El cuarto es que los códigos de producto no coincidan entre programas, de modo que el mismo omeprazol aparece con dos códigos y no se suma. Antes de nada, un diccionario de códigos común, por código nacional. Y el quinto, mirar el stock de cada oficina y olvidar el que está en tránsito del almacén común o del laboratorio, que ya está comprado.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Un sistema de control de stock para farmacias junta las ventas y el stock de todas las oficinas, calcula el punto de pedido de cada producto en cada una con su variación propia y propone dos cosas distintas: lo que hay que pedir hoy en cada farmacia a su distribuidora, y lo que conviene comprar en común al laboratorio, descontando el colchón repetido. Cada propuesta lleva su porqué y la persona la aprueba o la cambia.

Con un almacén común, calcula también los envíos entre almacén y oficinas, que es lo mismo que una transferencia entre almacenes y que se rige por las mismas reglas que cualquier reposición a varios puntos. El asistente contesta a preguntas como «¿qué farmacia tiene más cajas de este producto y cuántos días de cobertura?».

Si trabajas con un ERP en la parte de compras, mira cómo se conecta el cálculo con él en las páginas de Odoo y Business Central.

Qué datos hacen falta.

De cada farmacia: ventas por código y día, stock actual, compras con su fecha y su proveedor, y las caducidades si el programa las lleva. De todas: la tabla que dice qué códigos son el mismo producto, los días de reparto de las distribuidoras y, si hay almacén común, sus movimientos.

No se usan recetas ni datos de pacientes. Si los programas son distintos en cada oficina, se leen las exportaciones de cada uno y se unen por código nacional.

Cuándo no merece la pena.

Si tus oficinas compran cada una a su cooperativa, con precios iguales y sin compra directa al laboratorio, y nunca se traspasa nada entre ellas, lo que necesitas es un buen cálculo por farmacia, no una gestión conjunta. Y si son dos oficinas de tamaño parecido, el ahorro del stock común es modesto.

Merece la pena cuando hay un almacén común o una compra conjunta de volumen, y cuando algún producto caro o de salida baja se multiplica por el número de oficinas.

Cómo empezar.

Con la simulación con tus datos se repiten semanas pasadas de todo el grupo, con lo que se sabía cada día, y se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que se pidió, farmacia por farmacia y en conjunto. Si prefieres hablarlo antes, pide el análisis gratuito: 30 minutos por videollamada.