Control de stock para varias tiendas: cada producto, donde se va a vender.

Qué hace en cadenas de tiendas.

Con varias tiendas, el stock total engaña.

Cuando una cadena mira su stock en el programa de gestión, suele mirar el total: tenemos treinta unidades de este producto, vamos bien. Pero esas treinta pueden ser veinte en una tienda que vende una al mes y diez repartidas entre cuatro tiendas que se quedan sin él esta semana. El total dice que no hay que comprar; los clientes de cuatro tiendas dicen otra cosa. Según el INE, en 2024 el 94,7 % de las empresas del comercio en España tenía menos de diez personas ocupadas: tener varias tiendas ya es la excepción, y con ella llega este problema.

El control de stock multitienda empieza por mirar cada tienda con su propio ritmo de venta. Lo que importa en cada una no es cuántas unidades hay, sino cuántos días de venta cubren ahí. Diez unidades son mucho en la tienda de barrio y una mañana de sábado en la del centro.

Hecha esa cuenta, aparecen tres tipos de producto en cada tienda: los que se van a agotar antes de la siguiente reposición, los que tienen para meses y los que están bien. Las decisiones salen de cruzar el primer grupo de una tienda con el segundo grupo de otra.

La previsión de cada tienda.

Cada tienda tiene su calendario. La de una calle comercial vende sobre todo el sábado; la del centro comercial reparte más en la semana y se dispara en las tardes de diciembre; la de una zona de playa vive de julio y agosto. Prever la cadena como si fuera una sola tienda y luego repartir por porcentajes fijos borra justo esas diferencias.

El programa prevé cada producto en cada tienda. Como una tienda sola vende pocas unidades de cada producto y su historia es irregular, el calendario de temporada se aprende con todas las tiendas parecidas a la vez y el nivel de cada tienda se ajusta con sus propias ventas. Lo que ha pasado en las dos últimas semanas en esa tienda corrige lo que viene.

Los días en que una tienda no tenía un producto se marcan aparte. Si no se hiciera, la tienda que siempre se queda sin él parecería una tienda que no lo vende, recibiría menos y se quedaría sin él antes todavía.

Traspasos entre tiendas: cuándo compensan.

Un traspaso entre tiendas es la compra más barata que existe: el producto ya está pagado, solo hay que moverlo. Aun así, hacerlos a ojo tiene dos riesgos. Uno, quitar unidades a una tienda que las iba a necesitar la semana siguiente. Otro, gastar en mover tres unidades de un producto barato lo que no se recupera vendiéndolas.

Para cada producto que se va a agotar en una tienda, el programa busca en las demás quién tiene unidades que a su ritmo no va a vender antes de su próxima reposición, y calcula si moverlas compensa con el coste del viaje que hayas apuntado. Si hay una furgoneta que ya hace ruta por esas tiendas, el traspaso se añade a esa ruta. Solo cuando no hay de dónde traspasar sale el pedido al proveedor.

• La tienda que da conserva lo que necesita hasta su próxima reposición, con su margen de seguridad.
• La tienda que recibe tiene riesgo real de quedarse sin el producto antes de su siguiente entrega.
• Lo que se vende de más en destino supera el coste de mover el producto.
• Se aprovechan las rutas y los viajes que ya existen entre tiendas.

Cómo repartir lo que llega.

El momento en que más se equivoca una cadena es el reparto de lo que llega: la colección nueva, un pedido grande, una novedad. Sin historia de esos productos, se reparte a partes iguales o según el tamaño de la tienda, y a las tres semanas empiezan las llamadas entre tiendas para corregirlo.

El programa reparte con la previsión de cada tienda para productos parecidos en la misma época y no manda todo: deja una reserva en el almacén central para las tiendas que vendan más rápido de lo esperado. Esa reserva sustituye a buena parte de los traspasos, porque corregir desde el almacén es más sencillo que mover entre tiendas.

Sin almacén central la lógica cambia: el proveedor sirve a cada tienda, el reparto se fija en el pedido y la única corrección posible es el traspaso. Ahí el programa es más prudente con el primer reparto y propone los traspasos antes, en cuanto se ve qué tiendas tiran más.

En los dos casos el reparto tiene en cuenta lo que cabe en cada tienda. Mandar a un local pequeño la cantidad que le correspondería por ventas, si no tiene dónde guardarla, acaba con cajas en el pasillo o con producto que vuelve. Con la capacidad apuntada por familia, el programa reparte en dos entregas donde hace falta y llena la tienda grande primero.

La tienda que vende menos de lo que le toca.

En casi todas las cadenas hay una tienda que vende por debajo de lo que vende el resto con un público parecido. Antes de concluir que la tienda es peor, conviene mirar el stock: muchas veces vende menos porque se queda sin las tallas centrales o sin los productos que más se venden en el resto de la cadena, y el cliente se va sin comprar. En el estudio mundial sobre roturas de FMI, GMA y CIES (2002), ante un producto agotado el 31 % de los compradores se iba a otra tienda y el 9 % no compraba nada.

El programa compara cada tienda con las parecidas y separa lo que se ve en los datos. Si la tienda pasa más días sin los productos que más se venden, el problema es de reposición y se corrige mandando más o más seguido. Si tiene el stock pero no lo vende, puede estar en la trastienda o mal colocado, y eso lo ve la encargada en un paseo. Si lo tiene, está a la vista y aun así vende menos, es la tienda, y entonces hay que mandarle menos para no acumular producto parado allí.

Los encargados siguen decidiendo.

En una cadena, el conocimiento de cada tienda está en su encargada: sabe que el colegio de enfrente empieza el curso una semana antes, que en la calle hay obras o que la clienta de siempre se lleva cuatro unidades cada mes. Eso no está en los datos, y el programa no lo sustituye.

Lo que cambia es el punto de partida. La encargada ya no hace el pedido desde cero mirando la estantería: recibe en el móvil una propuesta calculada con las ventas de su tienda, la revisa y, si cambia algo, apunta el motivo. La central ve las propuestas y los cambios de todas las tiendas, aprueba los traspasos y las compras, y los motivos que se repiten se acaban metiendo en el modelo.

Los conteos de la tienda también cuentan. Cuando el stock que estima el programa y el contado no coinciden, la diferencia se apunta, y una tienda donde siempre falta producto respecto a lo esperado tiene un problema de mermas o de registro que conviene mirar.

Qué hace falta, cómo se prueba y cuándo no encaja.

Las ventas por producto y por tienda con su fecha, el stock de cada tienda hoy y los movimientos: entradas, traspasos y ajustes. Si lo lleva tu programa de gestión (Odoo, Holded, Sage o el terminal de venta), sale de ahí; si cada tienda lleva su Excel, se juntan en el diagnóstico. Con eso se reconstruye el stock de cada tienda día a día y se vuelven a jugar tus últimos meses: qué habría repartido y traspasado el programa frente a lo que hicisteis, con las roturas y el producto parado de cada tienda.

Si la prueba convence, uno o dos meses de modo sombra, con las tiendas viendo las propuestas mientras siguen pidiendo como siempre, y después producción conectado a tu programa de gestión.

No encaja con dos tiendas en la misma calle que se piden cosas de una a otra a voces, ni con catálogos distintos en cada tienda que no se pueden traspasar. Tampoco si no hay ventas registradas por tienda: entonces lo primero es empezar a guardarlas, y en el diagnóstico te diremos cómo.

Cómo reparte el predictor de stock entre tiendas.

Con varias tiendas, la pregunta no es cuánto stock hay sino dónde está. El predictor calcula la venta de cada producto en cada tienda por separado, con la temporada aprendida entre las tiendas parecidas (por zona o por tipo de local), y propone el envío desde el almacén sin pasar de lo que queda en él. Una tienda recién abierta se apoya en la media de su grupo hasta que acumula ventas propias.

Si una tienda vende menos de lo que le corresponde para la época, queda señalada. También puedes fijar reglas propias, como un mínimo por tienda («esta nunca baja de seis») o productos que una tienda concreta no trabaja. El motor, explicado en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes cinco tiendas y el mismo producto se agota en una mientras sobra en otra y lo descubres cuando un cliente pregunta y la dependienta llama a las demás. Aquí el traspaso se propone antes de que el cliente llegue.
• Si cada encargado hace su pedido y la central suma los pedidos sin saber cuáles son reales y cuáles son «por si acaso». Cada tienda sigue proponiendo, pero sobre una cantidad calculada con sus ventas.
• Si repartes la colección o las novedades a partes iguales y a las tres semanas empiezan los traspasos para corregir el reparto. El primer reparto sale de la previsión de cada tienda, con una reserva en el almacén.
• Si tienes almacén central y tiendas con poco espacio y las tiendas piden poco por falta de sitio y luego se quedan sin producto el sábado. La reposición se ajusta a lo que cabe en cada tienda, con envíos más frecuentes donde hace falta.
• Si abres tiendas nuevas cada año y el surtido inicial se copia de la tienda que más se parece. El programa lo hace con datos de varias tiendas parecidas y corrige con las ventas de las primeras semanas.
• Si tu programa de gestión tiene el stock por tienda pero nadie lo mira porque son miles de líneas. Aquí salen solo las que piden una decisión: traspasar, reponer, dejar de mandar o revisar un descuadre.

Antes de comprar, mira lo que ya tienes en las otras tiendas.

Un programa de gestión con varias tiendas te dice cuánto hay en cada una. No te dice si las ocho unidades de una tienda se van a vender allí o se van a quedar hasta las rebajas, ni si compensa moverlas. El programa responde a eso producto a producto y tienda a tienda, con la previsión de cada una. Se adapta a tu cadena, se comprueba con tus datos antes de usarlo y se entrega con el código a tu nombre.

• Primero la prueba: se vuelven a jugar tus últimos meses tienda a tienda y se compara con lo que repartisteis y traspasasteis.
• Cada traspaso propuesto dice de dónde, a dónde, cuántas unidades y qué se gana con moverlas.
• Lee el stock por tienda de tu programa de gestión o de tu terminal de venta, también desde un Excel por tienda.
• El código y los datos son de tu empresa, en tu servidor si lo prefieres.