Control de stock para mayoristas e importadores: el contenedor, decidido con previsión.

Qué hace en mayoristas e importadores.

¿Cómo se decide hoy cuándo pedir un contenedor?

En un mayorista importador, el pedido a fábrica lo decide el comprador, a menudo la misma persona desde hace años. Mira el stock del almacén, recuerda lo que se vendió la temporada pasada, suma de cabeza lo que ya va en camino y cierra el contenedor cuando cree que toca o cuando la fábrica le avisa de que el hueco de producción se acaba.

Con plazos de ocho a catorce semanas, cualquier error tarda meses en notarse y no se puede corregir. Si se pide corto, la referencia se queda a cero semanas antes de que llegue el barco y no hay forma de traerla antes salvo por avión. Si se pide largo, el almacén se llena de la referencia que no salió y el dinero se queda inmovilizado hasta la temporada siguiente.

Encima, el stock en tránsito suele vivir en otro sitio: una hoja de seguimiento de contenedores, los correos del transitario o los pedidos de compra del ERP con fechas que nadie actualiza. Lo que va en el barco existe para la contabilidad, pero no para la decisión de compra.

¿Qué es el stock en tránsito y por qué cambia el cálculo?

El stock en tránsito es la mercancía que ya has pedido y todavía no está en tu almacén: en fabricación, embarcada, en el puerto o en trámite. En importación puede ser tanto o más que el stock físico, y un cálculo de reposición que no lo cuenta pide dos veces lo mismo o, al revés, da por llegado algo que tarda un mes más.

El programa suma ese stock a la previsión en la fecha en que de verdad estará disponible para vender. Así, la pregunta «¿llego hasta el siguiente barco?» se contesta semana a semana para cada referencia y cada almacén, y la fecha límite para confirmar el siguiente pedido sale sola.

• Pedido confirmado a fábrica: cuenta desde la fecha prevista de llegada, con la variación habitual de ese proveedor.
• Embarcado: cuenta con la fecha estimada de llegada a puerto más el tiempo de despacho y descarga.
• En puerto o en depósito: cuenta cuando se despacha y llega a tu almacén.
• Si el transitario cambia una fecha, el cálculo se rehace y te avisa de lo que se acaba antes.

Pedidos mínimos, contenedores y referencias que sobran.

La fábrica pide un mínimo por referencia o por modelo y el contenedor tiene un volumen. Entre las dos cosas, el comprador acaba completando con lo que cabe, no con lo que hace falta. El programa propone el relleno con las referencias que más riesgo tienen de agotarse antes del siguiente envío, y te enseña lo que supone cada línea en meses de cobertura.

Cuando el mínimo es mucho mayor que la venta, el programa pone el coste delante: cuántos meses de stock son y cuánto dinero inmovilizado. Esa cuenta es la que permite negociar con la fábrica, juntar referencias con otro importador o descatalogar con argumentos.

Las variantes son el otro agujero. Una fábrica que exige 600 unidades por modelo no distingue si son blancas, negras o rojas, y el comprador reparte el mínimo a partes iguales o como el año anterior. El programa reparte ese mínimo con la venta de cada variante en tus almacenes y te enseña, antes de confirmar, cuántas unidades de cada color van a seguir en la estantería cuando llegue el siguiente barco. En importación de menaje, textil hogar o pequeño electrodoméstico, esa cuenta suele explicar buena parte del stock parado.

Aduana y depósito: lo que el programa cuenta y lo que no.

Según la Agencia Tributaria, un depósito aduanero es un lugar reconocido por las autoridades aduaneras y sometido a su control, y como régimen especial permite almacenar mercancías no pertenecientes a la Unión en esas instalaciones. La deuda aduanera de importación nace, entre otros supuestos, con el despacho a libre práctica, según el artículo 77.1 del Código Aduanero de la Unión que cita la propia Agencia.

Para el control de stock, lo que importa es el tiempo: cuántos días pasan desde que la mercancía llega a puerto o al depósito hasta que se puede vender. Ese tiempo lo medimos con tus entradas y se suma al plazo de cada proveedor. La gestión aduanera, los aranceles y el despacho siguen en manos de tu transitario o agente de aduanas; el programa no los sustituye.

Un peso grande dentro del comercio español.

Según la Estadística Estructural de Empresas del Sector Comercio del INE para 2024, el comercio facturó 1.044.477 millones de euros y las empresas mayoristas concentraron el 58,3 % de esa facturación con el 35,6 % del personal ocupado. Es el tramo del comercio que más volumen mueve por persona, y donde una decisión de compra mal calculada inmoviliza más dinero.

¿Qué programas usan los mayoristas e importadores?

Business Central, SAP Business One y Sage son los habituales en importadores medianos; Odoo, en los que han crecido en los últimos años. Casi todos llevan bien el pedido de compra y la factura del proveedor, y peor el seguimiento del contenedor, que suele vivir en una hoja aparte compartida con el transitario.

Nos conectamos al ERP con un usuario que solo puede leer y leemos la hoja de contenedores tal como la tengas. El pedido aprobado vuelve como pedido de compra en tu ERP o como propuesta para el comprador.

Lo que hace falta de tus datos y lo que no hace.

Ventas por referencia, almacén y fecha; stock de cada almacén; pedidos a proveedor con fecha de confirmación, de embarque y de entrada; y el seguimiento de contenedores si existe. Con eso se miden los plazos reales y su variación, que es lo que más pesa en el cálculo.

No gestiona fletes ni reserva espacio en barcos, no lleva la aduana ni los aranceles y no negocia con la fábrica. Te da la previsión, la fecha límite y la propuesta de pedido; el comprador decide.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Repetimos tus últimos doce meses con lo que se sabía cada semana: cuándo habría pedido el programa cada contenedor, con qué referencias, y qué habría pasado con la venta real. Se compara con lo que hicisteis: semanas con referencias a cero, pedidos urgentes por avión, stock que sobró al final de temporada. Si no mejora, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra, con el comprador decidiendo como siempre. Si quieres verlo antes, mándanos ventas, stock y pedidos de un año, y te devolvemos un análisis corto de tu cobertura y tu stock en tránsito.

Qué pesa en el predictor de stock de un importador.

Para un importador el dato que manda es el plazo: entre que confirmas el pedido y que llega el contenedor pueden pasar semanas. El predictor prevé la venta de cada referencia durante todo ese plazo, suma lo que ya viene en tránsito y calcula cuánto pedir para que el riesgo de rotura antes de la llegada quede en el nivel que elijas (por ejemplo, 95 veces de cada 100 sin quedarte a cero).

Las cantidades se redondean al múltiplo de compra que exija la fábrica, y si de una referencia ya tienes stock para meses, no propone más. La página del predictor de stock cuenta el modelo con detalle.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si importas menaje, bazar, ferretería, textil hogar o electrónica de consumo y cierras contenedores cada pocas semanas con un comprador que decide de memoria. El programa le da la previsión y la fecha límite de cada pedido.
• Si el barco se retrasa y no sabes qué se te va a acabar Cambias la fecha de llegada y el programa te dice qué referencias se quedan a cero antes, en qué almacén y qué puedes cubrir con un pedido aéreo o con un proveedor nacional.
• Si tienes delegaciones o almacenes propios y cada llegada se reparte por intuición. El reparto se calcula con la venta prevista de cada almacén hasta el siguiente barco.
• Si la fábrica te pide un mínimo por modelo o por color y acabas con stock de los colores que no salen. El programa propone el reparto del mínimo entre variantes según su venta y te enseña lo que va a sobrar.
• Si vendes a cadenas o grandes clientes con pedidos programados Esos pedidos entran como demanda conocida y el resto se prevé. Así la venta del cliente grande no deforma la del resto.
• Si llevas el seguimiento de contenedores en una hoja aparte La leemos tal cual. Lo que hoy es una columna de fechas pasa a contar como stock futuro en la previsión.

Hecho para plazos de semanas y pedidos que no se pueden corregir.

Un mínimo y un máximo sirven cuando el proveedor sirve en dos días. Con ocho o doce semanas de plazo, el pedido de hoy se decide con la venta de dentro de tres meses y lo que ya va en camino. Este programa prevé esa venta por referencia y almacén, suma el stock en tránsito en su fecha real de llegada, calcula cuándo cerrar el contenedor y propone con qué llenarlo.

• Stock en tránsito contado en su fecha de llegada, no en la de pago.
• Fecha límite para confirmar cada pedido, con semanas de aviso.
• Relleno del contenedor con las referencias de más riesgo, no con las que caben.
• Simulación de retrasos: qué se acaba si el barco llega dos semanas tarde.