Control de stock de higiene y limpieza profesional: cada cliente, repuesto antes de que llame.

Qué hace en higiene y limpieza.

¿Cómo se decide hoy la reposición en un distribuidor de limpieza profesional?

Casi siempre, cuando llama el cliente. El hotel, la residencia o la oficina pide cuando ve que se le acaba el papel o el jabón, a veces con un día de margen y a veces con ninguno. El distribuidor sirve en su ruta si llega, o con un porte suelto si no. En el almacén, el mínimo de cada referencia lo puso alguien hace años y se corrige cuando falta algo.

El problema se nota por tres lados. Las urgencias, que encarecen el reparto y estropean la ruta. El cliente que se queda sin y compra al primero que le sirve, a veces para siempre. Y el almacén, que en junio se queda corto con los hoteles llenándose y en octubre está lleno de celulosa y químicos que salen despacio.

Es un sector con mucho peso de la parte profesional. ADELMA, la asociación de los fabricantes de detergentes, limpiadores y biocidas, agrupa a 118 empresas, en torno al 96 % del sector según la propia asociación, y cubre tanto el uso doméstico como el institucional, el profesional y el industrial. Detrás de cada fabricante, distribuidores que reponen a miles de clientes a la semana.

¿Qué cambia cuando se prevé el consumo de cada cliente?

Cambia quién llama. En lugar de esperar al cliente, el programa calcula con su historial cuánto gasta de cada producto y cuándo le toca, y propone la reposición unos días antes. El comercial o el repartidor lo confirma, y el pedido entra en la ruta normal de la semana.

Para hacerlo bien usa lo que distingue a cada cliente. El hotel tiene temporada y, si la comparte, ocupación prevista. El hospital y la residencia tienen un consumo muy regular y no admiten roturas en guantes ni en jabón, así que llevan un nivel de servicio más alto. La oficina baja en agosto y en Navidad. La empresa de limpieza tiene muchos centros, cada uno con su ritmo.

• Hoteles: temporada de cada uno y ocupación prevista, si la pasa.
• Hospitales y residencias: nivel de servicio alto en guantes, jabón y desinfección, con aviso aparte.
• Oficinas y colegios: calendario laboral y escolar, con bajadas en vacaciones.
• Empresas de limpieza: consumo por centro y pedido por ruta.
• Clientes que dejan de pedir: aviso cuando su ritmo cae sin motivo.

Dispensadores instalados: el dato que casi nadie usa.

Muchos distribuidores instalan dispensadores de papel, jabón o dosificadores de químico en casa del cliente, a menudo en comodato. Cada dispensador solo admite su recambio, y el número de dispensadores dice mucho de lo que el cliente debería gastar.

El programa usa ese parque instalado de dos formas. Para prever: un cliente con cuarenta dispensadores de papel en Z gasta lo que gasta, y la reposición se calcula con eso y con su temporada. Y para vigilar: si un cliente con muchos dispensadores pide mucho menos de lo esperado, el programa avisa. O tiene stock de sobra, o está comprando el recambio a otro.

Cuando cambias un modelo de dispensador en un cliente, el programa deja de proponer el recambio viejo para él y te avisa del stock que se queda sin salida.

¿Qué normativa toca al stock de productos químicos de limpieza?

Tres normas pasan por el almacén. El Reglamento CLP, (CE) 1272/2008, fija cómo se clasifican y etiquetan las sustancias y mezclas peligrosas, con los pictogramas enmarcados en rojo, y obliga al proveedor a etiquetar. El Reglamento REACH, en su artículo 31, obliga a entregar la ficha de datos de seguridad con el primer suministro; según la NTP 1198 del INSST, cuando la ficha se revisa, la nueva versión se proporciona gratuitamente a quienes recibieron el producto en los doce meses anteriores.

Y el Real Decreto 656/2017 aprueba el Reglamento de Almacenamiento de Productos Químicos, con instrucciones técnicas para líquidos inflamables, líquidos corrosivos o recipientes móviles de hasta 3.000 litros, entre otras. Excluye los almacenamientos por debajo de unas capacidades que fija por clase de peligro, y suma las distintas clases para comprobarlo.

El programa ayuda con la parte que es de datos: la lista de clientes que compraron cada producto en los últimos doce meses, para enviar la ficha revisada, y las cantidades almacenadas por clase de peligro, para que tu técnico compare con los límites. No sustituye al técnico ni certifica cumplimiento; la obligación es de la empresa.

¿Qué programas usan los distribuidores de limpieza?

Lo más habitual es un ERP generalista (Sage, Odoo, Business Central, a veces SAP Business One en los grandes) o un programa de gestión de distribución con rutas y preventa. Muchos llevan el parque de dispensadores y las fichas de seguridad en Excel aparte, y la ruta en la cabeza del jefe de reparto.

Leemos pedidos, albaranes, stock y entradas de proveedor del ERP con un usuario que solo puede leer, y los Excel del parque instalado y de las fichas. La propuesta aprobada vuelve como pedido de venta o como hoja de carga por ruta. Si queréis que el aviso al cliente o al repartidor llegue por WhatsApp, se monta como añadido.

Lo que hace falta de tus datos.

Pedidos o albaranes por cliente, producto y fecha, de al menos un año (dos si tenéis muchos hoteles, por la temporada). Stock del almacén. Entradas de fabricante con fechas, para medir plazos. Si los tenéis, el parque de dispensadores por cliente, los días de ruta de cada uno y la lista de productos con ficha de datos de seguridad y su clase de peligro.

Antes de calcular nada entregamos un informe de calidad de datos: clientes duplicados, centros de una misma contrata con fichas separadas, productos con formatos mezclados, albaranes sin fecha. No cargamos datos personales del personal de los clientes.

Lo que no hace.

No elabora fichas de datos de seguridad ni etiquetas: eso es del fabricante. No comprueba por ti el cumplimiento del reglamento de almacenamiento ni de ninguna otra norma; te da los números para que lo haga tu técnico. No hace la ruta de reparto óptima con mapas y tiempos de conducción: propone qué llevar a cada cliente dentro de los días de ruta que ya tenéis. Y no ve el almacén del cliente: prevé con lo que pide y con lo que anote el repartidor.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Empezamos con una simulación: el programa vuelve a jugar los últimos meses con lo que se sabía cada semana y se compara lo que habría propuesto con lo que pasó. Se miden las urgencias que se habrían evitado, los clientes que se quedaron sin, el stock del almacén y los portes sueltos. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra con una o dos rutas: el programa propone, el jefe de ruta decide como siempre y se mide. Cuando convence, se extiende al resto. Si quieres verlo antes, mándanos un export de pedidos por cliente de un año y te devolvemos un informe corto: qué clientes piden con un ritmo previsible, cuáles han dejado de pedir y qué tres cosas cambiaríamos primero.

Qué pesa en el predictor de stock de un distribuidor de limpieza.

En limpieza profesional el cliente consume a un ritmo bastante estable: el papel y el jabón de un hotel o de una oficina se gastan cada semana. El predictor aprovecha esa regularidad para calcular el ritmo de cada cliente y cuándo le toca reponer, y si ya vas a pasar por un cliente, completa lo que le falta de otros productos en el mismo viaje. Los clientes de costa y los de ciudad se agrupan aparte para que cada grupo aprenda su temporada.

Si un cliente empieza a comprar menos de lo habitual, queda marcado; puede ser la primera señal de que está probando a otro proveedor. El modelo, explicado en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si distribuyes a cientos de clientes con ruta propia y cada semana te llaman diez con urgencias. El programa te propone su reposición antes de que se queden sin, cliente a cliente.
• Si sirves a hoteles de costa y cada verano el almacén se queda corto en junio y sobra en octubre. El programa aprende la temporada de cada hotel y adelanta la compra al fabricante.
• Si tienes dispensadores instalados en tus clientes y no sabes cuáles están comprando el recambio en otra parte. El parque instalado frente a lo que pide cada uno te lo enseña.
• Si sirves a empresas de limpieza con muchos centros y cada centro pide por su cuenta. El programa calcula el consumo de cada centro y propone un pedido por ruta que la contrata aprueba.
• Si tienes contratos con hospitales o residencias y quedarte sin guantes o sin jabón no es una opción. Esos productos y esos clientes llevan un nivel de servicio más alto y aviso aparte.
• Si mandar las fichas de seguridad revisadas es un trabajo manual El programa cruza cada ficha nueva con los clientes que compraron ese producto en el último año y te da la lista para enviarla.

Pensado para reponer en casa del cliente, además de en tu almacén.

Los programas de gestión de un distribuidor de limpieza llevan bien el pedido, el albarán y la factura. Lo que no hacen es prever cuándo se le va a acabar el papel al cliente, que es lo que decide si te llama con prisa o si te compra a otro. Este programa calcula el consumo de cada cliente con su historial, sus dispensadores y su temporada, propone la ruta de la semana y te avisa de los clientes que dejan de pedir, con una frase que explica cada línea.

• Previsión de consumo por cliente y producto, con temporada y dispensadores instalados.
• Ruta de reposición semanal propuesta, con lo que lleva cada cliente.
• Lista de clientes a los que enviar cada ficha de datos de seguridad revisada.
• Se prueba con vuestros pedidos de los últimos meses antes de cambiar nada.