Control de stock para hoteles: el economato, con lo que va a gastar cada hotel según su ocupación.

Qué hace en hoteles y economato.

¿Cómo se decide hoy el economato de un hotel?

En la mayoría de hoteles, el economato se repone con un stock máximo por artículo que fijó el jefe de economato o el de compras, un recuento semanal o mensual y la experiencia de cada temporada. Cocina pide lo suyo, pisos lo suyo y el bar lo suyo. Cuando la cadena tiene varios hoteles, cada uno suele llevarlo a su manera, y comparar entre ellos es casi imposible.

El fallo llega en las semanas que no se parecen a la media: un grupo grande que entra el jueves, un puente con el hotel lleno, una apertura de temporada. O en la otra dirección: un hotel que cierra en noviembre con la cámara llena y producto que caduca en invierno. Las reservas que lo anunciaban estaban en el PMS desde hacía semanas; el economato no las miraba.

¿Qué es un control de stock para hoteles?

Un control de stock para hoteles es una previsión del consumo de cada familia del economato (alimentos, bebidas, amenities, lencería, limpieza, minibar) por hotel y por semana, calculada con la ocupación prevista y el régimen de las reservas, que se convierte en una propuesta de pedido a cada proveedor o de envío desde el almacén central. A diferencia de un stock máximo fijo, sube y baja con las reservas.

El programa aprende de tu histórico el consumo por cliente y noche de cada familia en cada hotel y punto de venta. Con las reservas de las próximas semanas calcula lo que se va a gastar y propone qué pedir, cuánto y cuándo, con el porqué de cada línea.

• Alimentos y bebidas: consumo por cliente y noche de cada punto de venta (bufé, carta, bar, room service), según el régimen.
• Amenities: habitaciones ocupadas por categoría por la dotación de cada una.
• Lencería: juegos en circulación (cama, lavandería, office, almacén) frente a los juegos por cama fijados.
• Limpieza y consumibles de pisos: consumo por habitación ocupada y por salida.
• Minibar: reposición por habitación con el consumo medido de cada hotel.

La ocupación manda: qué cuentan las cifras del INE.

Según la Coyuntura Turística Hotelera del INE, los hoteles españoles registraron 366,7 millones de pernoctaciones en 2025, un 1,0 % más que en 2024 y un nuevo máximo. De media se cubrió el 61,6 % de las plazas ofertadas, y el 67,2 % los fines de semana. Canarias reunió el 26,0 % de las pernoctaciones de no residentes, Illes Balears el 23,8 % y Cataluña el 17,9 %.

Para el economato, la cifra que importa es la diferencia entre la media y el pico. Un hotel al 60 % de media que está al 95 % en agosto y al 30 % en noviembre no puede tener el mismo stock todo el año. Y la diferencia entre el día laborable y el fin de semana obliga a pedir el jueves para lo que se va a gastar el sábado. Por eso el programa no trabaja con medias: trabaja con las reservas de cada semana y de cada hotel.

Amenities y lencería: el stock que se cuenta por habitación.

Las amenities son un consumo casi mecánico: cada habitación ocupada gasta su dotación, que depende de la categoría y de si es entrada, estancia o salida. Aun así, en muchos hoteles el consumo real del economato no cuadra con las habitaciones ocupadas, y nadie sabe si es porque se repone de más, porque se lleva o porque se registra mal. El programa calcula lo que debería haberse gastado y lo compara con lo que salió.

La lencería es distinta: no se gasta, circula. Una parte está en las camas, otra en la lavandería (propia o externa), otra en el office de planta y otra en el almacén. Cuando la ocupación sube, los juegos no dan para todo y el plazo de la lavandería empieza a mandar. El programa lleva los juegos por estado en cada hotel, prevé las bajas por desgaste y avisa de cuándo pedir reposición antes del pico.

Un cambio que viene: el Reglamento (UE) 2025/40 de envases, aplicable desde el 12 de agosto de 2026, prohíbe en su artículo 25, a partir del 1 de enero de 2030, introducir en el mercado los formatos de su anexo V. Entre ellos, el punto 5: envases de un solo uso de productos cosméticos, higiénicos y de aseo para el sector del alojamiento destinados a una reserva individual, como las botellitas de champú o de crema y las bolsitas con pastillas de jabón. Si el cambio a dispensadores está en tus planes, el programa te ayuda a agotar lo viejo sin comprar de más. La obligación es de tu empresa y conviene confirmarla con tu asesor.

Alimentos y bebidas: bufé, carta y todo incluido.

El consumo de cocina y bar en un hotel depende del régimen. Con solo alojamiento, el desayuno es casi todo; con media pensión, el bufé de la cena pesa; con todo incluido, la bebida y el snack se disparan. El programa separa cada punto de venta y cada régimen, aprende su consumo por cliente y noche y lo aplica a las reservas de la semana.

La Ley 1/2025, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario, obliga en su artículo 6 a todos los agentes de la cadena alimentaria a tener un plan de prevención de las pérdidas y el desperdicio, salvo las microempresas y los establecimientos de hostelería o restauración de hasta 1.300 m² (con la salvedad de los que, bajo un mismo NIF, superen en conjunto esa superficie). Esas medidas se aplican desde un año después de su publicación en el BOE del 2 de abril de 2025. Su artículo 8 obliga a la hostelería a facilitar que el cliente se lleve lo que no ha consumido, salvo en el bufé libre.

Para el stock, eso hace del bufé el sitio donde más se mide la merma. Si registráis lo que se retira, el programa enseña la merma por servicio y por familia en euros y ajusta la previsión del día siguiente. Y si el bufé cambia de oferta, la información de alérgenos de cada plato tiene que seguir disponible: según AESAN, el artículo 44 del Reglamento (UE) 1169/2011 la hace obligatoria también en los alimentos no envasados. El programa no la gestiona, pero sí puede avisar cuando un cambio de proveedor cambia un ingrediente.

Temporada: abrir con el economato lleno y cerrar con él vacío.

Los hoteles de temporada tienen dos momentos críticos. En la apertura, hay que montar un economato entero en pocos días, con la ocupación de las primeras semanas todavía incierta. En el cierre, hay que llegar al último día sin producto que caduque en invierno y sin bodega parada.

El programa calcula el pedido de apertura con las reservas y con las aperturas de años anteriores, y lo reparte en entregas para no llenar la cámara el primer día. Antes del cierre, propone bajar el stock semana a semana y traspasar a los hoteles que siguen abiertos lo que no se va a gastar. Si la cadena tiene almacén central, el traspaso se planifica con su camión.

¿Qué programas usan las cadenas hoteleras?

Las reservas viven en el PMS del hotel. Las compras y el economato, en un programa de compras y almacén específico de hostelería o en un ERP como SAP Business One o Business Central. Muchas cadenas medianas siguen llevando parte del economato en hojas de cálculo, sobre todo la lencería y las amenities.

Nos basta con la ocupación prevista por hotel, día, tipo de habitación y régimen, los consumos o salidas del economato por familia y punto de venta, el stock y los pedidos a proveedores. Si el programa tiene acceso directo, nos conectamos con un usuario que solo puede leer. No leemos datos personales de los huéspedes.

Lo que hace falta, lo que no hace y cómo se empieza.

Hace falta: una temporada de consumos por hotel y familia (mejor dos), la ocupación de esos días, el stock y los pedidos con sus fechas, y, si existen, los recuentos de lencería y el registro de merma del bufé. Las dotaciones de amenities por categoría las fijas tú.

Lo que no hace: no gestiona reservas ni precios, no hace los escandallos de la carta ni la ficha de alérgenos, no lleva la lavandería ni negocia con los proveedores. Propone y explica; el jefe de economato o de compras decide.

Cómo se empieza: volvemos a jugar tu última temporada con lo que se sabía cada semana y comparamos lo que habría propuesto el programa con lo que hiciste, hotel a hotel. Después, uno o dos meses en modo sombra. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de consumos y ocupación y te devolvemos un análisis corto: qué hotel gasta de más por cliente y noche, qué te faltó en los picos y qué tienes parado.

Cómo decide el predictor de stock el economato de cada hotel.

En una cadena hotelera la temporada lo marca casi todo: un hotel de costa consume en agosto lo que en febrero no ve. El predictor aprende esa curva con el consumo de cada hotel, semana a semana, agrupando los hoteles parecidos para que uno recién incorporado no dependa de su poca historia. Con el plazo de cada proveedor o del almacén central, propone qué mandar a cada economato.

En la apertura de temporada puede revisarse cada pocos días, y un hotel que cierra en invierno se da de baja en la ficha para que no reciba nada. El método completo, en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si diriges compras en una cadena hotelera y cada hotel pide a su manera. El programa calcula el economato de cada hotel con su ocupación y su régimen, y lo puedes comparar entre hoteles.
• Si tienes hoteles de temporada y cada apertura es una carrera. El programa calcula el pedido de apertura con las reservas y, antes del cierre, te dice qué traspasar para no perderlo.
• Si tienes todo incluido y el consumo de bebida y de bufé se te escapa. El programa lo calcula por cliente y noche y te enseña la diferencia entre lo previsto y lo gastado.
• Si la lencería se te queda corta en agosto El programa lleva los juegos en circulación de cada hotel y te avisa antes del pico de cuándo pedir reposición.
• Si tienes almacén central para la cadena El programa propone qué mandar desde el central y qué pedir directo al proveedor local en cada hotel, con el coste a la vista.
• Si quieres saber qué hotel gasta de más El programa compara el consumo por cliente y noche de cada familia entre hoteles parecidos y señala dónde mirar.

Hecho para un almacén que depende de las reservas.

Los programas de compras de hotel llevan bien el pedido, la recepción y el precio del proveedor, y el PMS lleva bien las reservas. Lo que casi nunca hace nadie es cruzar las dos cosas. Este programa usa la ocupación prevista de cada hotel para calcular el economato de la semana, separa cada punto de venta, lleva la lencería en circulación y prepara la apertura y el cierre de temporada.

• Consumo por cliente y noche, calculado con las reservas del PMS.
• Amenities y lencería por habitación ocupada, no por intuición.
• Alimentos y bebidas separados por punto de venta y por régimen.
• Se prueba con tu histórico antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.