Control de stock para vending: la furgoneta, cargada para lo que falta en cada máquina.

Qué hace en vending.

¿Qué es un software de vending para la reposición?

Un software de vending para la reposición es el que decide qué cargar en cada máquina en cada visita, qué máquinas visitar cada día y qué llevar en la furgoneta de ruta. Trabaja con la venta de cada selección y con la frecuencia de visita, y su objetivo es que la máquina llegue a la siguiente parada sin espirales vacías y sin producto caducado dentro.

Según el Ministerio de Consumo, que cita un estudio de DBK (Informa), en España hay más de 390.000 máquinas de vending de alimentos y bebidas. Cada una es un punto de venta pequeño, sin dependiente, que solo se repone cuando alguien pasa por allí. La diferencia con una tienda es esa: el stock de la máquina solo se mueve en la visita, y si la visita se calcula mal, la máquina pasa días vacía o se tira producto.

¿Cómo se decide hoy qué cargar y a qué máquinas ir?

En la mayoría de los operadores, el reponedor llega a la máquina, abre, mira qué falta y lo carga con lo que lleva en la furgoneta. La furgoneta se carga por la mañana con una lista fija por ruta o con lo que el reponedor cree que hará falta. Las rutas son fijas: tal máquina se visita martes y viernes porque siempre ha sido así.

Esto funciona mientras las máquinas vendan igual todas las semanas, y no lo hacen. La máquina de la universidad cae en vacaciones; la del hospital sube cuando abre una planta; la de la fábrica cambia con los turnos. Con rutas fijas se visitan máquinas medio llenas y se llega tarde a las que se vacían. Con una carga de furgoneta a ojo, el reponedor vuelve con producto o se queda sin latas en la quinta parada.

Muchos operadores ya tienen telemetría y un panel que enseña qué selecciones están vacías. Es un paso grande, pero el panel cuenta lo que pasó; la decisión de qué cargar y cuándo volver la sigue tomando una persona.

Qué cambia con el sistema, máquina a máquina.

El programa calcula, para cada máquina y cada selección, cuántas unidades se venden por día, con sus variaciones por día de la semana y por temporada. Con la fecha de la próxima visita sabe cuánto hay que cargar para llegar hasta ella y cuánto riesgo hay de que se vacíe antes. Si una máquina se va a vaciar antes de su visita, propone adelantarla; si otra va a estar medio llena, propone saltarla.

Con las máquinas de la ruta de mañana, suma la carga de la furgoneta por producto y descuenta lo que ya lleva. Y para lo fresco calcula también la fecha: cuánto cargar para venderlo antes de que caduque y qué retirar en esta visita porque caducará antes de la siguiente.

• Snacks, chocolatinas y bollería: vida útil larga, carga para llegar a la próxima visita.
• Latas, agua y refrescos: mucha rotación, el primer motivo de espiral vacía.
• Sándwiches, ensaladas y yogures: carga ajustada a la venta antes de la fecha.
• Café, leche en polvo, chocolate y vasos: consumo por cafés servidos, aviso antes de que la tolva se vacíe.
• Máquinas en colegios: solo productos de la lista permitida que tú fijes.

¿Qué normativa toca al stock de una máquina de vending?

La Ley 7/1996, de Ordenación del Comercio Minorista, define la venta automática en su artículo 49 y, en el 50, obliga a que cada máquina muestre con claridad el tipo de producto, su precio, la identidad del oferente y una dirección y un teléfono para reclamaciones. El artículo 51 exige que la máquina devuelva el importe si no entrega el producto: una espiral vacía que acepta monedas es una reclamación segura.

En centros educativos, el Real Decreto 315/2025, en vigor desde abril de 2026, prohíbe en su artículo 5 vender en las máquinas expendedoras alimentos y bebidas que superen, por porción, 200 kilocalorías, ciertos límites de grasas, grasas saturadas, azúcares añadidos y 0,5 gramos de sal. El artículo 6 prohíbe los productos envasados con más de 15 mg de cafeína por 100 ml, y el 7 impide colocar máquinas en zonas a las que accede el alumnado de infantil y primaria y que tengan publicidad. Eso cambia el planograma de esas máquinas: menos referencias, y distintas.

Además, en diciembre de 2025 el Ministerio de Consumo anunció que prepara un real decreto para que al menos el 80 % de los productos de las máquinas de hospitales y residencias sean saludables. Cuando se apruebe, afectará a el planograma de esas máquinas igual que el de los colegios. El programa no comprueba si un producto cumple; trabaja con la lista de productos que tú marques como permitidos en cada máquina.

Qué programas usa el sector y cómo nos conectamos.

En vending conviven tres fuentes de datos. El programa de gestión del operador, que lleva máquinas, ubicaciones, rutas, recaudación y stock de almacén. La telemetría, que manda la venta de cada máquina por selección, a menudo junto con el pago con tarjeta. Y los ficheros de auditoría que la propia máquina genera con el estándar EVA-DTS, que se leen en cada visita aunque no haya telemetría.

Leemos de las tres, con un acceso de solo lectura o con un export diario. Si el operador lleva la contabilidad o el almacén en Business Central, Sage u Odoo, nos conectamos también ahí para el stock del almacén y las compras. La propuesta de carga vuelve como lista para el almacén y para cada reponedor, en el programa de rutas o por WhatsApp, con botones de «cargado» y «ha salido».

Lo que hace falta de tus datos.

La venta de cada máquina por selección y por fecha (de la telemetría o de lo repuesto en cada visita), el planograma de cada máquina (qué producto hay en cada espiral y cuántos caben), las fechas de visita y las rutas, y el stock del almacén. Para lo fresco, la vida útil de cada producto. Con tres meses de visitas ya se calcula el ritmo de las máquinas estables; con un año se ven las vacaciones, el verano y los cambios de turno.

No hacen falta datos de quien compra en la máquina. Si la telemetría trae datos de pago con tarjeta, solo se usa la venta por selección.

Lo que no hace.

No ordena las paradas por calles ni calcula el recorrido de la furgoneta: dice qué máquinas visitar y qué cargar. No controla la recaudación ni el efectivo. No comprueba que un producto cumpla los criterios nutricionales del Real Decreto 315/2025 ni de ninguna otra norma. Y no sustituye a la telemetría: la usa cuando existe.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Antes de decidir nada en vivo, repetimos tus últimos meses de visitas con lo que se sabía cada día: qué máquinas habría visitado el sistema, qué habría cargado en cada una y qué habría llevado la furgoneta, comparado con lo que se hizo. Se mide cuántas espirales se habrían quedado vacías, cuántas visitas se habrían ahorrado y cuánto fresco se habría tirado.

Después, uno o dos meses en modo sombra con una o dos rutas: el programa propone y el planificador decide como siempre. El arranque completo lleva de tres a seis semanas. Si quieres saber antes si te compensa, mándanos un export de visitas y ventas por máquina y te devolvemos un informe corto: qué máquinas se vacían antes de su visita, cuáles se visitan medio llenas y cuánto fresco se retira caducado.

Qué pesa en el predictor de stock de una ruta de vending.

En vending cada máquina es un punto con su propia venta por selección, y lo que manda es la visita. El predictor calcula lo que cada máquina va a vender hasta la próxima vez que pase el reponedor y la probabilidad de que una espiral se vacíe antes. Si con lo que tiene le llega de sobra, no propone carga y esa visita puede esperar.

Lo fresco, como los sándwiches, lleva un coste alto de tenerlo parado, así que se carga menos y más a menudo. Una máquina que empieza a vender menos que las de su tipo sale marcada. Tienes el método en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes cientos de máquinas y varias rutas y cada reponedor carga la furgoneta con lo que cree que hará falta. La carga sale calculada por máquina y por producto antes de salir.
• Si tus máquinas tienen telemetría y los datos de venta llegan cada día a un panel que nadie convierte en decisiones. El programa los usa para decidir qué cargar y qué máquinas visitar.
• Si no tienes telemetría y las ventas se conocen por lo que repone el reponedor en cada visita. Con eso también se calcula, y el programa marca la confianza de cada máquina.
• Si llevas café de oficina con máquinas en cientos de empresas y pedidos de cápsulas, grano y vasos. El programa prevé lo que va a gastar cada oficina y prepara el reparto.
• Si tiras demasiado fresco porque la máquina del hospital vende sándwiches los lunes y nadie lo sabe. Se carga lo que se vende antes de la fecha, máquina a máquina.
• Si tienes máquinas en colegios e institutos con una oferta limitada por la normativa de alimentación saludable. El programa trabaja con el planograma permitida en cada centro.

Hecho para máquinas que se reponen en ruta.

Los programas de gestión de vending llevan bien la máquina, la ruta, la recaudación y la telemetría, y muchos enseñan qué selecciones están vacías. Lo que no hacen es decidir cuánto cargar para que la máquina llegue a la próxima visita ni qué máquinas pueden esperar. Este programa calcula eso con la venta de cada selección, la frecuencia de visita y la caducidad, y prepara la furgoneta antes de salir.

• Carga por máquina y por selección, calculada hasta la próxima visita.
• Carga de la furgoneta sumada por producto antes de salir.
• Qué máquinas entran en la ruta de mañana según el riesgo de quedarse vacías.
• Se prueba con tus visitas pasadas antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.