¿Cómo saber qué cargar en la furgoneta para reponer las máquinas de vending?

La respuesta corta y para quién es.

Se carga lo que cada máquina va a vender hasta tu próxima visita, más un margen, menos lo que tiene ahora, sin pasar de la capacidad de cada espiral o canal. Sumas por producto todas las máquinas de la ruta, redondeas a cajas y esa es la carga. No se llena la máquina «porque cabe»: se carga lo que se va a vender.

Es para operadores con una o varias furgonetas y rutas de decenas de máquinas, de bebidas, snacks, café o producto fresco, que visitan cada máquina cada pocos días. Si tienes tres máquinas y las conoces de memoria, no hace falta.

Cómo se decide hoy y por qué falla.

Lo habitual es una de dos: llenar todo lo que cabe, o cargar «lo de siempre» por máquina, con un número que se fija un día y no se vuelve a tocar. El repositor mira lo que queda y completa, y con el tiempo sabe de memoria qué máquina vende más. Pero esa memoria vive en una persona y se pierde con las vacaciones o una baja.

Falla de dos maneras a la vez. Llenar todo carga la furgoneta con producto que no se va a vender en esa ruta, y deja sin sitio al que sí. Y «lo de siempre» ignora que las máquinas cambian: un hospital vende más en un turno de noche, una fábrica baja en agosto, un colegio no vende en vacaciones. El resultado son máquinas con la espiral vacía a mitad de ruta y otras con producto al fondo que se acerca a la caducidad.

La telemetría ayuda, porque dice qué hay dentro sin abrir. Pero saber que quedan seis botellas no dice cuántas hay que cargar: eso depende de cuándo vuelves y de cuánto se vende hasta entonces.

Paso a paso con un ejemplo: una máquina y una ruta de ocho.

Una máquina de un hospital en Sevilla tiene una espiral de agua de 50 cl con capacidad para 30 botellas. Vende de media 5,5 al día, con una desviación típica diaria de 1,8. Hoy es lunes, quedan 6 botellas y la próxima visita es el jueves, dentro de 3 días.

Primer paso, la demanda hasta la próxima visita: 3 × 5,5 = 16,5 botellas. Segundo, el margen para un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65): 1,65 × 1,8 × raíz de 3, que es 1,73, da 5,1 botellas, unas 5. Tercero, lo que debe haber dentro al salir: 16,5 + 5,1 = 21,6, es decir 22 botellas. Cuarto, lo que hay que cargar: 22 − 6 = 16 botellas. Cabe en la espiral (6 + 16 = 22, menos de 30).

Con las ocho máquinas de la ruta, el mismo cálculo da cargas de agua de 16, 10, 22, 8, 14, 0, 18 y 12 botellas. Suman 100. Las cajas del proveedor son de 24: 100 / 24 = 4,2. Salen dos opciones: 4 cajas (96 botellas) más 4 sueltas del almacén, o 5 cajas (120). La segunda deja 20 botellas de más en la furgoneta, que vuelven si no se usan. Eso se decide con el espacio y con la fecha de cada lote.

La máquina que sale con carga 0 ya tiene lo que necesita hasta el jueves: no hace falta abrirla en esta visita, y si se acumula varias veces, quizá no necesita visita. Es una de las ventajas de calcular por máquina y no por costumbre.

Errores típicos al cargar una ruta.

El primero es calcular con la media de la semana y no con la del día de la visita. Las máquinas de oficinas venden de lunes a viernes y casi nada el fin de semana, y las de ocio hacen lo contrario. El manual Forecasting: Principles and Practice usa precisamente como ejemplo del método de Holt-Winters un patrón diario con periodo de 7 días, como el tráfico de peatones en una estación: ese patrón semanal es el que hay que respetar al calcular lo que vende una máquina entre visitas de distinta duración.

El segundo es olvidar la caducidad. Con producto fresco, el Reglamento (UE) 1169/2011 prevé en su artículo 24 que, en los alimentos muy perecederos desde el punto de vista microbiológico, la fecha de duración mínima se sustituya por la fecha de caducidad, y que pasada esa fecha el alimento se considere no seguro. No es una fecha para negociar: hay que retirarlo. El criterio es FEFO, lo que caduca antes sale antes, y el lote más antiguo va delante en la espiral.

El tercero es llenar la furgoneta sin mirar su capacidad: si no cabe todo, hay que priorizar las máquinas con menos días de cobertura. Y el cuarto, no contar las roturas: una máquina vacía el sábado es una venta perdida que el histórico no recoge y que baja la previsión del mes siguiente. La guía de roturas de stock explica cómo corregirlo.

Qué cambia con un sistema de reposición.

El sistema lee las ventas de cada máquina (de la telemetría, del monedero o del programa de gestión) y calcula para cada visita lo del ejemplo: demanda hasta la próxima visita según el día de la semana, margen por variación, descuento de lo que hay dentro y tope por capacidad. Te da la lista de carga de la furgoneta por producto y ruta, redondeada a cajas, y el orden de las paradas por urgencia.

También propone qué máquinas pueden esperar a la siguiente visita y cuáles no, y avisa cuando algo corre riesgo de agotarse antes del día previsto. Con WhatsApp se puede mandar al repositor la lista del día con botones de «cargado» y «ha salido». Tú o tu encargado aprueban o cambian la carga. Más información en la landing de vending y en la pieza de previsión de demanda.

Qué datos hacen falta.

Las ventas por máquina, espiral o producto y día, de al menos unos meses, las visitas hechas con lo cargado y lo retirado, la capacidad de cada canal, la unidad de caja del proveedor y las fechas de caducidad de los lotes cargados. Si tienes telemetría, se lee de ahí; si no, de las lecturas de contadores o del programa de ruta.

Un usuario de solo lectura es suficiente. Los datos de producto fresco con fecha de caducidad son los más difíciles de tener ordenados, y conviene empezar por ahí con una sola ruta.

Cuándo no merece la pena.

Con una o dos máquinas y una persona que las visita a diario, el cálculo a mano o la memoria dan lo mismo. Con rutas de 10 o más máquinas, varios productos y varias furgonetas, la memoria de una persona no escala y es cuando el cálculo compensa.

Tampoco sirve si no hay ningún dato de ventas por máquina: sin eso no se puede calcular nada, y el primer paso es empezar a registrar las ventas o instalar telemetría.

Cómo empezar.

Con las ventas de una ruta de los últimos meses se simula qué carga habría propuesto el sistema cada día y se compara con lo que se cargó y con las roturas que hubo. Se cuenta en simulación con tus datos. Si prefieres empezar por un análisis sin compromiso, está el análisis gratuito.