Control de inventario: saber qué hay en cada sitio y encontrar lo que no cuadra antes de contarlo todo.

Qué hace en control de inventario.

¿Qué es el control de inventario?

El control de inventario es el trabajo de que la cifra de stock de cada producto en cada sitio coincida con lo que hay de verdad. Parece un problema de contar, y lo es en parte. Pero sobre todo es un problema de registrar bien cada movimiento y de darse cuenta pronto cuando un registro falla.

Todas las decisiones que vienen después se apoyan en esa cifra: cuánto comprar, qué mandar a cada tienda, qué ofrecer en la tienda online, qué valor sale en el balance. Si el dato está mal, todas salen mal, y además con aire de exactitud, porque el programa no dice «más o menos 12», dice «12».

Por qué el inventario deja de cuadrar.

Pongamos una cadena de ferreterías, Tornillería Levante, con ocho tiendas entre Alicante, Elche, Murcia y Valencia, y un almacén que las sirve. Ninguna tienda pierde producto a propósito. Aun así, a los tres meses del inventario anual, una parte de las referencias ya no cuadra. Las causas casi siempre son las mismas.

• Un albarán de proveedor que se registra con otra cantidad o dos días tarde.
• Una venta que se cobra con el código de un producto parecido.
• Una caja rota o una unidad de muestra que nadie da de baja.
• Un traspaso que sale del almacén y no se recibe en la tienda.
• Una devolución de cliente que vuelve a la estantería sin pasar por el programa.
• Un producto que está, pero en otra ubicación, y a efectos de venta es como si no estuviera.

Stock fantasma: el descuadre que más cuesta.

De todos los descuadres, el que más daño hace es el stock fantasma: el programa dice que quedan unidades y en la estantería no hay ninguna. Es peor que el contrario porque se esconde. Con stock de más, alguien acaba tropezando con las cajas. Con stock fantasma, el programa no pide reposición porque cree que queda, la tienda no vende porque no hay, y el hueco puede durar semanas.

Se detecta por la venta. Si en la tienda de Elche una referencia vende de media tres unidades por semana, el programa dice que quedan 12 y lleva veinte días sin una sola venta, algo pasa. Puede ser una caída real de la venta, pero con ese historial es mucho más probable que no esté. El sistema calcula esa probabilidad para cada producto y sitio, teniendo en cuenta el ritmo normal y su variación, y la convierte en una lista: «estas 15 referencias, cuéntalas esta semana».

Mientras no se confirma, la reposición no se fía. Si el riesgo de stock fantasma es alto, la propuesta trata ese stock como dudoso y no deja la tienda sin cubrir por un dato que probablemente es falso.

Inventario cíclico dirigido por riesgo.

El inventario cíclico cuenta pocas referencias cada día o cada semana en lugar de todo el almacén una vez al año. La forma clásica de elegirlas es el ABC: las que más valor mueven se cuentan más a menudo. Está explicado con detalle en la guía de inventario cíclico, junto con cómo lo traen Business Central y Odoo.

El sistema añade un segundo criterio al ABC: la probabilidad de que una referencia no cuadre. Una referencia C con pinta de stock fantasma entra en la lista antes que una A que se contó hace dos semanas y no ha dado ninguna señal. Así el tiempo de contar va a donde más se gana.

Cada recuento vuelve al sistema y se compara con lo que decía el programa. Con eso se mide la exactitud de inventario por sitio y por familia, y se ve si hay una tienda o un tipo de producto que descuadra más que los demás. Muchas veces la causa sale de ahí: una tienda que recibe sin escanear, una familia que se vende con códigos genéricos.

Lo que dice la norma y lo que no hacemos.

El Código de Comercio exige llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y transcribir en él el inventario de cierre de ejercicio. El recuento cíclico no sustituye por sí solo a ese inventario de cierre; si se apoya en él, lo valida tu asesor o tu auditor. Lo tienes resumido en la página de recuento de inventario y auditoría.

Arume Stock no lleva la contabilidad ni valora las existencias para el balance: eso sigue en tu programa de gestión y con tu asesor. Lo que hace es mantener creíble el dato que usan las dos cosas.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si el programa dice que hay y la tienda dice que no y lo descubres cuando un cliente lo pide. El sistema detecta esos casos por la venta, antes de que se note.
• Si haces un inventario anual que para el almacén dos días y en febrero vuelve a descuadrar. Un recuento cíclico dirigido por riesgo mantiene el dato bien todo el año.
• Si tienes stock negativo en el programa porque se vende antes de dar entrada al albarán. Se marca, se explica de dónde viene y no se usa para pedir.
• Si tienes furgonetas o stock en casa del cliente que nadie cuenta con regularidad. Se estima lo que debería haber con lo que se carga y lo que se consume, y se avisa cuando no encaja.

Contar mejor no basta: hay que saber qué contar.

Un programa de inventario registra lo que le cuentan. Si nadie le cuenta que una caja se rompió, que un traspaso se quedó en el muelle o que un artículo se vendió con el código de otro, el stock del programa se separa del real sin que nada avise. Arume Stock no cuenta por ti: usa tus ventas para encontrar dónde el dato ya no es creíble y ordena el recuento por lo que cuesta equivocarse.

• Probabilidad de stock fantasma por producto y sitio, calculada con la venta.
• Lista semanal de recuento cíclico ordenada por valor y riesgo.
• Exactitud de inventario medida tras cada recuento.
• La reposición no se fía de un stock dudoso hasta que se confirma.