Control de stock para panaderías y frescos: hornea lo que se va a vender hoy.

Qué hace en panaderías y frescos.

¿Cómo se decide hoy cuánto pan va a cada tienda?

En una cadena de panaderías, el reparto lo decide cada noche una persona del obrador, a veces con el pedido que manda cada encargada de tienda por WhatsApp. Se parte de lo de ayer, se corrige por el día de la semana y por lo que se recuerda del año pasado, y se ajusta si alguien ha llamado diciendo que sobró o que faltó.

El resultado tiene dos caras que se ven a horas distintas. Por la noche vuelven cestas de pan y bandejas de bollería sin vender. A media tarde, en otra tienda, la barra se ha acabado y la clienta se va con las manos vacías. La primera cara se ve y se paga. La segunda no queda en ningún sitio, y por eso el reparto tiende a bajar hasta que falta todos los días.

¿Qué es un control de stock para panaderías?

Un control de stock para panaderías es una previsión diaria de venta por tienda y producto que se convierte en el reparto del día siguiente y en la hoja de producción del obrador. A diferencia de un control de almacén, aquí no hay stock que guardar: la pregunta es cuánto hornear y mandar para vender lo máximo tirando lo mínimo.

El programa lee del TPV lo que vendió cada tienda, a qué hora vendió la última unidad de cada producto y, si se apunta, lo que sobró. Con eso calcula la demanda real, incluida la que no se pudo atender porque el producto se acabó, y propone el reparto con una frase por línea: «Deusto, martes: 7 cestas; el último martes se acabó a las 17:40».

• Pan del día: previsión por tienda, día de la semana, festivos y puentes.
• Bollería y pastelería: previsión con su ritmo propio y su margen, más sensible al tiempo.
• Productos de temporada (roscón, torrijas, panes especiales): con la historia de los años anteriores.
• Pedidos fijos de hostelería: se suman a la producción sin previsión.

La Ley 1/2025 de desperdicio alimentario.

La Ley 1/2025, de 1 de abril, de prevención de las pérdidas y el desperdicio alimentario (BOE núm. 80, de 2 de abril de 2025) fija en su artículo 5 un orden de prioridades: primero prevenir, después donar para consumo humano, después alimentación animal y subproductos, y como último recurso reciclar. El artículo 6.4 obliga a los agentes de la cadena a tener un plan de prevención y a promover convenios para donar los excedentes a bancos de alimentos o entidades sociales.

Hay excepciones que importan a una panadería. El artículo 6.4.c exceptúa los establecimientos de 1.300 m² o menos de superficie útil de exposición y venta, pero deja obligados a los que operan bajo un mismo NIF y en conjunto superan esa superficie. Y el artículo 6.6 excluye a las microempresas. Es decir: una panadería de barrio pequeña suele quedar fuera, y una cadena con muchas tiendas bajo la misma sociedad puede quedar dentro. Según la disposición final vigésima, las medidas obligatorias del artículo 6 se aplican pasado un año desde la publicación en el BOE.

El artículo 12.2.c anima, de forma voluntaria, a incentivar la venta de productos con fecha de consumo preferente o caducidad próxima. Un plan de prevención empieza por saber cuánto se tira, dónde y cuándo, y ese es justo el dato que el programa da cada semana. Si tu empresa está obligada o no, y cómo redactar el plan, lo tiene que decidir tu asesor: el programa ayuda a llevar las cifras, la obligación es de la empresa.

Lo que dicen los datos del Ministerio.

El Informe del Desperdicio Alimentario en la Industria y la Distribución en España del Ministerio de Agricultura (diciembre de 2024) preguntó a fabricantes y distribuidores por las causas de su desperdicio. En la distribución, el 52 % señaló los problemas con las fechas de caducidad o consumo preferente y el 40 % la planificación de la demanda. En la industria, la primera causa fueron las mermas en la producción, citadas por el 45,7 %.

Las dos primeras causas de la distribución son las que ataca una previsión diaria: mandar a cada tienda lo que va a vender, y que el fresco llegue con fecha suficiente. El informe recoge también que la industria percibe que la distribución le exige demasiada vida útil restante, en torno a un tercio, lo que provoca rechazos. Para un distribuidor de frescos, ese tercio es una regla que el programa tiene que respetar al calcular cada envío.

En el conjunto del país, el Ministerio cifra el desperdicio de 2024 en 1.125 millones de kilos o litros, con los hogares como el 97,5 % del volumen. Esas cifras miden el consumo; lo que se tira en el obrador y en la tienda solo lo puede medir cada empresa con sus datos.

¿Qué programas usan las panaderías?

Las cadenas de panadería suelen tener un TPV específico de hostelería o de alimentación en cada tienda, conectado a un programa central donde el obrador recibe los pedidos de las tiendas. Los obradores más grandes llevan la producción en un ERP (Business Central, Sage, Odoo) y las tiendas en el TPV. Los más pequeños, en el TPV y una hoja de cálculo de reparto.

Con cualquiera de ellos nos basta una exportación diaria de ventas por tienda y producto, mejor con hora, y el reparto que salió del obrador. Si el TPV tiene acceso directo, nos conectamos con un usuario que solo puede leer. La propuesta vuelve como hoja de reparto para el turno de noche o como pedido en tu programa.

Lo que hace falta de tus datos.

Las ventas por tienda, producto y hora durante al menos tres meses (mejor un año, para la temporada), el reparto diario del obrador y la merma si se apunta. El calendario de cada tienda: horario, días de cierre y festivos locales. Para frescos con caducidad, la vida útil de cada producto y la fecha de cada lote si se registra.

No necesitamos datos de clientes. Antes de calcular nada te entregamos un informe de calidad: productos con nombres distintos en cada tienda, días sin ventas que en realidad fueron cierre, tiendas que no registran el sobrante.

Lo que no hace.

No redacta tu plan de prevención ni gestiona los convenios de donación. No controla la temperatura ni la trazabilidad sanitaria de los lotes, que siguen en tu sistema de autocontrol. No decide las recetas ni los precios de la oferta de última hora. Propone el reparto y mide la merma; la persona del obrador decide.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Simulamos tus últimos meses día a día con lo que se sabía la noche anterior: qué habría mandado el programa a cada tienda y qué habría pasado con lo que se vendió de verdad. Se compara con tu reparto real en unidades tiradas y en horas sin producto. Si no mejora, te lo decimos.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada tarde llega la propuesta, el obrador reparte como siempre y apunta qué acepta. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de ventas por tienda y el reparto de unas semanas, y te devolvemos un análisis corto de dónde se tira y dónde falta.

Cómo decide el predictor de stock en una cadena de panaderías.

En pan y frescos el reparto es diario y lo que sobra no espera a mañana. El predictor decide para cada día de reparto, tienda a tienda y producto a producto, y pone el coste de tirar una barra frente al de quedarse sin ella. Los días en que un producto se quedó a cero no cuentan como días de poca venta: así no se recorta el pedido justo donde faltó.

Si una tienda recibe en múltiplos de bandeja, el reparto se redondea a eso, y puedes fijar el mínimo con el que abre cada una. Por dentro funciona como explicamos en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes un obrador y de 4 a 40 tiendas y el reparto de la noche lo decide una persona con la libreta de ayer. El programa le da la propuesta hecha, tienda a tienda, y ella la corrige.
• Si cada noche vuelven cestas de pan sin vender y en otra tienda faltó a media tarde. El programa mira las dos cosas a la vez, porque bajar el reparto a ciegas solo cambia una merma por una rotura.
• Si la bollería y la pastelería te dan más merma que el pan Cada familia se calcula con su ritmo, su caducidad y su margen. Una bandeja de napolitanas no se decide igual que una barra.
• Si distribuyes frescos con vida útil de pocos días y el cliente rechaza el lote que llega con poca fecha. El envío se calcula con la caducidad de cada lote y el programa avisa antes de que caduque en tu cámara.
• Si te toca el plan de prevención de la Ley 1/2025 y necesitas saber cuánto se pierde y dónde. El programa te da la cifra por tienda y producto, que es el punto de partida de cualquier plan.

Pensado para un producto que no aguanta al día siguiente.

Los programas de stock clásicos calculan mínimos y máximos para productos que se guardan. El pan, la bollería y muchos frescos no se guardan: lo que no se vende hoy se tira, se dona o se transforma. Este programa decide cuánto mandar a cada tienda cada día con la venta, la hora a la que se acabó cada producto, el día de la semana y el tiempo, y mide la merma y la venta perdida a la vez.

• Reparto diario por tienda, no mínimo semanal por almacén.
• Estima la venta perdida cuando el producto se acabó antes del cierre.
• Merma en unidades y en euros por tienda, producto y día.
• Se prueba con tus ventas de los últimos meses antes de cambiar el reparto.