Control de stock para operadores logísticos: avisa a cada cliente antes de que se quede sin stock.

Qué hace en operadores logísticos.

¿Cómo se decide hoy la reposición en un operador logístico?

En un operador logístico la reposición la decide el cliente, y casi siempre tarde. El depositante mira su ERP, que dice que tiene stock, y no ve que en tu nave de Dos Hermanas la referencia que más sale está a dos días de acabarse mientras sobra en Coslada. Tu coordinador lo ve, manda un correo con una captura del SGA y el cliente pide a fábrica cuando ya no da tiempo.

El resultado son pedidos que salen incompletos, expediciones urgentes desde la nave equivocada y una conversación incómoda en la que el operador acaba pareciendo responsable de una rotura que no decidió. Lo paradójico es que el dato para evitarlo está en tu almacén desde hace semanas: las salidas de cada referencia, día a día, de cada cliente.

Algunos operadores han montado hojas de cálculo con días de cobertura por cliente. Funcionan mientras alguien las actualiza, y se quedan cortas en cuanto el cliente tiene campaña, cambia de surtido o un pedido grande a una plataforma deforma la media.

¿Qué es un control de stock para operadores logísticos?

Un control de stock para operadores logísticos es una previsión de salidas por depositante, referencia y nave que calcula cuántos días de stock quedan y qué tiene que reponer cada cliente para no romper. Se diferencia del control de stock de una empresa que vende en que el stock no es tuyo: lo que produce es un aviso de reposición para el cliente, no un pedido de compra propio.

El programa se pone encima de tu sistema de gestión de almacén (el SGA o WMS), lee sus movimientos con un usuario que solo puede leer y añade lo que el SGA no hace: prever. Cada semana deja tres listas por cliente: lo que se va a acabar antes de que pueda reponer, lo que conviene mover entre naves y lo que lleva meses parado ocupando huecos.

• Días de cobertura por referencia y nave, con la semana tipo y las campañas de cada cliente.
• Aviso de reposición con cantidad, fecha de entrada en muelle y porqué.
• Traspasos entre naves según la zona de entrega de los pedidos.
• Lotes y caducidades que no van a salir a tiempo.
• Stock parado por cliente, en palés y en huecos ocupados.

Cada depositante tiene su ritmo: gran consumo, moda, recambio, sanitario.

Un 3PL generalista tiene en la misma nave el agua de un fabricante de bebidas, las zapatillas de una marca de deporte que vende online, los tóneres de un distribuidor de oficina y el pienso de una cadena de mascotas. Cada uno sale de una manera. El agua tiene una campaña de verano que dobla las salidas. La zapatilla depende de la temporada y del lanzamiento. El tóner sale a goteo y a veces en un pedido grande de una administración.

Por eso el programa no aplica una regla común. Aprende el patrón de cada depositante con su histórico: la semana tipo (los lunes salen más pedidos de tienda, los jueves más de comercio electrónico), la estacionalidad, el efecto de sus promociones y los pedidos grandes, que se separan del goteo para que no deformen la previsión. Si el cliente avisa de una campaña, se mete como dato.

Con eso, la cifra del aviso no es una media: es lo que ese cliente va a necesitar en esa nave hasta que pueda entrar su próximo camión, con el plazo de su fábrica o de su proveedor.

Varias naves y la pregunta de dónde tiene que estar el stock.

Cuando un cliente tiene stock en dos o tres de tus naves, el problema no es solo cuánto tiene, sino dónde. El pedido que entra para Sevilla se sirve mejor desde Dos Hermanas que desde Coslada. Si el stock está en la nave equivocada, la expedición sale más cara, tarda más y el cliente lo nota.

El programa prevé la demanda por zona de entrega (por código postal de los pedidos de cada cliente) y propone cuánto de su stock debería estar en cada nave. Cuando el reparto se desvía, sugiere un traspaso: qué referencias, cuántos palés y para qué día, con su porqué. El traspaso lo decide y lo programa tu equipo con el cliente.

¿Qué programas usan los operadores logísticos?

El corazón de un operador logístico es su sistema de gestión de almacén: un SGA comercial o uno desarrollado en casa, con ubicaciones, olas, radiofrecuencia y la cuenta de cada depositante. A su lado suele haber un ERP para la facturación de servicios (Business Central, SAP Business One, Sage u otro) y, casi siempre, hojas de Excel para los informes que piden los clientes.

Nos conectamos al SGA o a su base de datos con un usuario que solo puede leer, o trabajamos con las exportaciones diarias que ya mandas a tus clientes. Lo que necesitamos es lo que el SGA ya registra: stock por depositante, referencia, lote y nave; pedidos preparados y expedidos con fecha y destino; entradas con fecha prevista y real. Lo que devolvemos es un aviso por cliente y, si quieres, un panel con tu marca.

Lo que dicen las normas del depósito y la trazabilidad.

El Código de Comercio regula el depósito mercantil en sus artículos 303 a 310. El artículo 306 obliga al depositario a conservar la cosa según la reciba y a devolverla cuando la reclame el depositante, y le hace responder de los daños que sufra por malicia o negligencia. El artículo 304 le reconoce derecho a cobrar por la custodia. Vuestro contrato con cada cliente concreta todo lo demás. Nada de esto obliga a avisar de lo que se acaba; avisar es servicio, no deber.

Donde sí hay obligación es en la trazabilidad de ciertos productos. Para alimentación, la AESAN recuerda que el artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002 obliga a los operadores de empresas alimentarias a identificar a sus proveedores inmediatos y a sus clientes inmediatos, el llamado «un paso atrás y un paso adelante». Para producto sanitario, el Real Decreto 192/2023 pide en su artículo 19 un registro de trazabilidad con número de serie o lote y fecha de suministro, y en su artículo 25 que la distribución cuente con un técnico responsable y un registro documentado.

El programa ayuda a llevar al día lote y caducidad y deja constancia de cuándo se avisó de cada producto a punto de caducar. El registro oficial sigue siendo vuestro SGA, y la obligación es de cada empresa: conviene repasarla con quien lleve vuestra calidad o con vuestro asesor.

Lo que hace falta, lo que no hace y cómo se empieza.

Hace falta: por cliente, el stock por referencia y nave; las salidas (líneas de pedido preparadas y expedidas) con fecha y código postal de destino, idealmente un año o más; las entradas con fecha prevista y real; y el plazo de reposición de cada cliente, que se puede medir con sus entradas pasadas. No necesitamos precios de venta de tus clientes ni datos de sus consumidores finales.

Lo que no hace: no sustituye a tu SGA ni gestiona ubicaciones, olas o transporte; no hace pedidos a la fábrica de tu cliente; no decide el contrato ni la tarifa de almacenaje. Prevé, avisa y explica. Las decisiones de reposición siguen siendo de cada depositante.

Cómo se empieza: elegimos dos o tres clientes con historia y volvemos a jugar sus últimos meses con lo que se sabía cada lunes. Comparamos los avisos que habría lanzado el programa con las roturas que hubo de verdad. Después, uno o dos meses en modo sombra: el programa propone, tus coordinadores deciden si lo mandan. Si quieres verlo antes, mándanos una exportación de salidas y stock de un cliente y te devolvemos un análisis corto de sus roturas y su stock parado.

Cómo trabaja el predictor de stock con mercancía de terceros.

En un operador logístico el stock es de los clientes y cada uno tiene su ritmo: el gran consumo es estable y el recambio sale a rachas. El predictor lo calcula depositante a depositante y referencia a referencia, con la probabilidad de que cada una se quede a cero antes de que el cliente pueda reponer. El resultado es un aviso para el cliente, con fecha y cantidad, no un pedido tuyo.

Si un mismo depositante tiene mercancía en varias naves, el predictor ve en cuál va a faltar antes. El método está explicado en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tu equipo de atención al cliente vive apagando roturas porque el depositante se entera de que no tiene stock cuando un pedido sale incompleto. Aquí el aviso llega con días de margen y con la cifra que tiene que pedir.
• Si gestionas a la vez a clientes de gran consumo, moda y recambio cada uno con su ritmo y sus campañas. El programa aprende el patrón de cada depositante por separado; no aplica la misma regla a todos.
• Si tienes varias naves y el stock de un cliente está mal repartido y acabas haciendo envíos largos desde la nave equivocada. Se propone el reparto por zona de entrega y los traspasos que lo corrigen.
• Si ofreces gestión de inventario como servicio y quieres cobrarla mejor El aviso de reposición con su porqué es un servicio que el cliente nota. Lo das con tu marca, en tu panel y con tus coordinadores.
• Si guardas producto con lote y caducidad y las mermas por caducidad acaban en discusión con el cliente. El programa avisa con tiempo de lo que va a caducar y deja registrado cuándo se avisó.
• Si las entradas te desbordan algunas semanas porque varios clientes reponen a la vez. Con las reposiciones previstas a la vista, se reparten fechas de entrada antes de que falten muelles.

El sistema de gestión de almacén sabe dónde está cada palé. Este programa sabe cuándo se va a acabar.

Tu SGA lleva ubicaciones, olas de preparación y expediciones, y lo hace bien. Lo que no hace es prever la demanda de cada depositante ni decirle qué tiene que mandarte y cuándo. Este programa se pone encima, con un usuario que solo puede leer, y añade esa capa: previsión por cliente y nave, aviso de reposición con su porqué y un panel para cada cliente.

• Previsión por depositante, referencia y nave, con campañas y pedidos grandes aparte.
• Aviso de reposición preparado para que tu equipo lo revise y lo mande.
• Datos de cada cliente separados; cada uno ve solo lo suyo.
• Se prueba antes con tu histórico y el código queda a tu nombre.