Control de stock en Holded con IA: Holded apunta lo que tienes, esto calcula cuánto pedir.

Qué hace en con holded.

Qué hace Holded con el inventario.

Holded es el programa de gestión en la nube que más pymes españolas han adoptado en los últimos años, y en buena parte es por lo cómodo que resulta tenerlo todo junto: facturas, cobros, contabilidad y, en la misma cuenta, el inventario. Cada producto tiene su ficha, sus variantes si las hay, su precio de compra y de venta, y su stock por almacén. Las facturas y los albaranes de venta descuentan el stock; los pedidos y albaranes de compra lo suman. Puedes hacer recuentos, llevar lotes y ver qué hay en cada almacén.

Para no quedarte sin producto, Holded tiene el stock mínimo: un número por producto, y un aviso cuando el stock baja de él. Es la misma lógica que una regla de punto de pedido escrita a mano, y para una tienda con pocas referencias cumple. Además exporta a Excel todo lo que lleva, se conecta a tiendas online y marketplaces, y tiene una API para que otros programas lean y escriban en la cuenta.

Dónde se queda corto para decidir cuánto pedir.

El stock mínimo de Holded tiene tres límites. El primero es que lo pone una persona una vez, cuando da de alta el producto, y con 600 referencias nadie lo revisa después. El segundo es que avisa de que estás por debajo pero no dice cuánto pedir: eso lo decide alguien a ojo, mirando la ficha. Y el tercero es que no mira el ritmo de venta ni el plazo del proveedor ni la temporada: un mínimo de 10 vale igual para un producto que vende dos al mes con un proveedor que sirve en 48 horas que para uno que vende 20 a la semana y tarda tres semanas en llegar.

Lo que pasa en la práctica es que el aviso de mínimo salta a diario para productos que no importan y no salta a tiempo para los que sí. Quien lleva las compras acaba ignorando los avisos y haciendo los pedidos como siempre: por costumbre, por lo que ve en la estantería o por una tabla de Excel sacada de Holded el lunes por la mañana. Holded apunta bien lo que pasa, pero no ayuda a decidir lo que viene.

Cómo se conecta: lo que se lee y lo que se escribe.

Holded tiene una API con clave de acceso que se genera desde la propia cuenta. Con ella el programa lee lo que hace falta para prever: los productos y sus variantes, los almacenes, el stock de cada producto en cada almacén, las facturas y pedidos de venta con su fecha y sus líneas, y los pedidos de compra pendientes de recibir. Se lee de madrugada, por páginas, sin cargar la cuenta y sin que nadie tenga que exportar nada.

En sentido contrario se escribe poco y con permiso: el pedido de compra de la semana, agrupado por proveedor, creado en Holded pendiente de revisar; y, si lo quieres, el stock mínimo de cada producto puesto al día para que el aviso de Holded vuelva a tener sentido. Las facturas, los cobros y la contabilidad no se tocan nunca.

Si tu plan de Holded no incluye la API, no pasa nada: se arranca con las exportaciones a Excel de Holded, que tienen todos los planes, y el programa las lee tal cual. Cuando tengas la API, se cambia la conexión y el resto sigue igual.

Cómo decide cuánto pedir con los datos de Holded.

Con un año de ventas de Holded el programa ya tiene para cada producto, en cada almacén, un ritmo de venta y su variación semana a semana. Con dos campañas, aprende la temporada. Y con los pedidos de compra, calcula el plazo real de cada proveedor con las fechas de pedido y de recepción, que suele ser distinto del que todos tienen en la cabeza.

Con eso, para cada producto estima la demanda hasta que pueda llegar el siguiente pedido como un abanico, calcula el riesgo de quedarse a cero y la cantidad que compensa en euros: lo que se vendería frente a lo que cuesta el envío del proveedor y el dinero parado en la estantería. Un pedido que no compensa, no sale. Y si ya sale un pedido a un proveedor, se aprovecha para completar los demás productos suyos que anden justos, que es lo que haría un buen jefe de compras y lo que pocas veces se hace con 600 referencias a mano.

El historial de stock de cada día casi nunca está guardado, en Holded tampoco. Se reconstruye hacia atrás desde el stock de hoy con las ventas y las compras, y así el programa sabe qué días no vendiste un producto porque no lo había. Sin esto aprendería que ese producto no se vende, y pediría menos justo del que más falta.

Varios almacenes, tiendas y canales en Holded.

Muchas empresas en Holded tienen un almacén y dos o tres tiendas, cada una como almacén propio, y venden además por Shopify, WooCommerce, PrestaShop o un marketplace conectado a Holded. Las ventas de todos los canales acaban en Holded como facturas o pedidos, así que el programa lee de un solo sitio y no hay que juntar nada.

La decisión se toma por almacén: qué vende cada tienda, con qué ritmo, qué tiene. Antes de pedir al proveedor, el programa mira si lo que falta en una tienda sobra en otra y propone el traspaso. Lo que falta en todas se compra, agrupado por proveedor para no mandar tres pedidos pequeños donde cabe uno.

Cómo se comprueba antes de crear un solo pedido.

Primero se le hace pasar un examen con tus propios meses pasados: el programa vuelve a decidir cada semana solo con lo que se sabía esa semana, partiendo del stock que había de verdad, y se compara con lo que hicisteis: demanda atendida, ventas perdidas en euros, pedidos, unidades y dinero parado. Las medidas se fijan antes de mirar el resultado. Si no mejora lo que hacéis, se dice y no se sigue.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada semana propone con datos frescos y vosotros decidís como siempre, apuntando qué aceptáis y qué no. Solo cuando la prueba convence se le da permiso para crear pedidos de compra en Holded. Y aun entonces, cada pedido queda pendiente de que alguien lo revise y lo envíe.

Cuándo con Holded te basta.

Si tienes unas decenas de referencias, un almacén, un proveedor que sirve en dos días y ventas parecidas todo el año, el stock mínimo de Holded bien puesto te sobra. Repásalo con la guía de stock mínimo y máximo y la calculadora de punto de pedido una vez al trimestre y no necesitas nada más. Te lo diremos en el diagnóstico si es tu caso.

Compensa cuando se juntan varias de estas: cientos o miles de referencias con mínimos que nadie revisa, varios almacenes o tiendas, campaña marcada, proveedores que tardan semanas, lotes que caducan, y una persona que cada lunes dedica la mañana a decidir pedidos con una tabla sacada de Holded. Si te reconoces, mándanos un export de Holded y te devolvemos un análisis gratuito de tu stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes entre 300 y 5.000 referencias en Holded y los mínimos están como se pusieron El aviso de stock mínimo salta todos los días para productos que no importan y no salta para los que sí. Aquí el mínimo se recalcula cada semana con lo que vende cada producto ahora.
• Si tienes un almacén y dos o tres tiendas en Holded y cada lunes alguien mira tienda por tienda qué hay que mandar. El programa lo mira por ti con las ventas de cada tienda, propone los traspasos y la compra al proveedor, y tú apruebas.
• Si vendes por Shopify o WooCommerce con Holded detrás y la campaña de noviembre te pilla sin stock de lo que más se vende. Las ventas ya están en Holded; el programa prevé la campaña con la del año pasado y con lo que está pasando estas dos semanas.
• Si facturas en Holded pero el stock sigue en un Excel Pasa mucho: Holded para facturar y un Excel para el almacén. En el diagnóstico se juntan las dos cosas y se decide qué pasa a Holded y qué no. El programa arranca con lo que hay.
• Si trabajas con lotes y fechas de caducidad Alimentación, cosmética, parafarmacia. Pedir de más caduca y pedir de menos deja al cliente sin lo suyo. La cantidad se calcula con la caducidad delante y lo que va a caducar sin venderse se avisa a tiempo.

Holded sigue siendo tu programa. Esto le pone la previsión que no tiene.

Holded hace muy bien lo que hace: facturar, cobrar, llevar el stock y la contabilidad en un sitio. Lo que no hace es prever. En vez de cambiar de programa a uno más grande que tampoco prevé, se le añade por fuera el cálculo de cuánto pedir, leyendo de Holded y escribiendo en Holded. Se comprueba con tu histórico antes de crear un solo pedido, y el código es tuyo.

• Lee de Holded por su API: productos, almacenes, stock, ventas y compras. Sin exportar a mano.
• Devuelve a Holded el pedido de compra hecho y, si quieres, el stock mínimo recalculado.
• Primero se juega tu histórico y se compara con lo que hicisteis, con cifras.
• No toca facturas, cobros ni contabilidad. Solo stock y pedidos de compra.