Control de stock para instaladores y SAT: la pieza, en la furgoneta antes de la visita.

Qué hace en instaladores y sat.

¿Cómo se decide hoy qué lleva cada furgoneta?

En la mayoría de empresas de instalación y servicio técnico, la carga de la furgoneta la decide el técnico. Pasa por el almacén el lunes o al acabar la jornada, coge lo que ha gastado y lo que cree que va a necesitar, y alguien lo apunta o no. El almacén central se repone cuando el encargado ve huecos en la estantería o cuando un técnico pide algo que no hay.

Funciona mientras el equipo es pequeño y los técnicos llevan años en la casa. Se rompe con la rotación de personal, con el verano del aire acondicionado y con el mantenimiento preventivo, que llena la agenda de visitas iguales con piezas iguales. El síntoma es conocido: el técnico llega, diagnostica, no lleva la pieza y el aviso queda «pendiente de material». Segunda visita, otro desplazamiento y un cliente que espera.

El otro síntoma es el contrario. Furgonetas con tres placas electrónicas que nadie ha usado en un año, motores de ventilador que se compraron para una avería concreta y siguieron rodando, y material que vale dinero viajando cada día sin que nadie sepa cuánto suma.

¿Qué cambia con un control de stock por furgoneta?

Un control de stock por furgoneta trata cada vehículo como un almacén pequeño con su consumo propio. El programa lee los partes cerrados de cada técnico (qué pieza, cuántas, en qué fecha) y con eso calcula el riesgo de que a esa furgoneta le falte cada referencia antes de la siguiente recarga.

El resultado es una lista por técnico para el lunes: lo que conviene que recoja, cuánto y por qué. La lista de una furgoneta de calderas en la costa no se parece a la de una furgoneta de climatización en el interior, y la de julio no se parece a la de febrero. El encargado del almacén la revisa, la cambia si sabe algo que el programa no sabe y la aprueba.

• Consumibles que salen cada semana (racores, cinta, aislante, sondas): mínimo por furgoneta calculado con su gasto real.
• Piezas que salen pocas veces pero provocan segundas visitas: suben de prioridad aunque roten poco.
• Piezas caras y raras (placas, compresores): en el almacén central, no en la furgoneta, salvo que el histórico diga otra cosa.
• Material de mantenimiento preventivo: se carga según las revisiones ya agendadas para la semana.

Las segundas visitas, convertidas en una lista.

Casi todos los programas de SAT tienen un estado para el aviso que se queda a medias por falta de material. Ese estado es oro: dice qué pieza faltó, en qué furgoneta y cuántas veces. En el diagnóstico sacamos esa lista de tus últimos meses y la cruzamos con lo que llevaba cada furgoneta ese día.

Suelen aparecer dos grupos. Uno, piezas que salen poco pero de forma repetida en un tipo de equipo concreto (el condensador de arranque de una gama de splits, la sonda de una caldera muy instalada en la zona). Otro, piezas que el almacén central tenía pero la furgoneta no. Para el primero el programa sube el nivel de servicio en la furgoneta. Para el segundo cambia la regla de reposición.

La cifra que se mide después es sencilla: avisos cerrados en la primera visita. La calculamos con tu histórico antes de empezar, para que la comparación sea con tu punto de partida y no con una promesa.

¿Qué programas usan los instaladores y cómo nos conectamos?

En el sector conviven programas de gestión general con módulo de servicio técnico y programas específicos de SAT. Odoo tiene la aplicación de Servicio de campo, y su documentación explica que se puede asignar a cada usuario un almacén por defecto, pensado para técnicos que llevan material en la furgoneta: al marcar la tarea como hecha, el stock de ese almacén se descuenta solo. Si ya trabajas así, tenemos casi todo lo que hace falta.

Con Business Central y Sage, los consumos suelen salir de los pedidos de servicio o de los albaranes de cada parte. Con programas de SAT más pequeños, lo habitual es una exportación semanal de partes y consumos a Excel o CSV. En todos los casos entramos con un usuario que solo puede leer, y la lista aprobada vuelve como traspaso entre almacenes o como hoja para el encargado.

Normas que tocan al stock del servicio técnico.

Dos normas españolas afectan directamente a lo que lleva y lo que encuentra un técnico. La primera es el artículo 127 bis del texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores (Real Decreto Legislativo 1/2007): el productor garantiza un servicio técnico adecuado y repuestos durante un mínimo de diez años desde que el bien deja de fabricarse, en vigor desde el 1 de enero de 2022. Para un SAT oficial significa que la pieza existe, pero no dice nada de cuánto tarda en llegar. Ese plazo es el que el programa mide con tus pedidos.

La segunda es el Real Decreto 115/2017 sobre gases fluorados. Su artículo 3 reserva la instalación, el mantenimiento, la carga y recuperación de refrigerante y la manipulación de contenedores de gas al personal con la certificación correspondiente. En la práctica, las botellas de refrigerante solo deberían ir en las furgonetas de técnicos certificados. Si nos pasas esa lista, el programa no propone botellas a quien no puede usarlas. La certificación y el registro de gases siguen siendo responsabilidad de tu empresa.

Lo que hace falta de tus datos.

Los partes cerrados con su técnico, su fecha y el material consumido; el stock del almacén central; las entradas de proveedor con fecha de pedido y de recepción, para medir plazos; y, si existe, la agenda de mantenimientos preventivos de las próximas semanas. Con un año de partes ya se ve la temporada; con menos, el programa arranca con reglas sencillas y marca la confianza de cada línea.

No hace falta cargar datos de tus clientes ni direcciones. Para prever consumos basta con la referencia, la fecha, la cantidad y la furgoneta. Antes de calcular nada te entregamos un informe de calidad: técnicos que no apuntan material, referencias que salen del almacén sin parte, furgonetas con consumos imposibles. Ese informe ya suele cambiar cosas.

Lo que no hace.

No planifica rutas ni asigna avisos a técnicos: eso lo hace tu programa de SAT y seguirá haciéndolo. No sustituye el recuento físico, aunque lo reduce a las furgonetas donde hay dudas. Y no decide por nadie: propone la carga y el pedido, y la persona del almacén aprueba o cambia cada línea.

Tampoco lleva el registro de gases fluorados ni las certificaciones de los técnicos. Si nos das la lista, la usa para no proponer botellas a quien no corresponde, y nada más.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Primero, una simulación con tus datos: el programa repite tus últimos meses semana a semana, con lo que se sabía cada lunes, y propone la carga de cada furgoneta. Luego se compara con lo que pasó: cuántos avisos quedaron pendientes de material que esa carga habría resuelto, y cuánto material habría ido rodando de más o de menos. Si no mejora lo que hacéis, te lo decimos ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada lunes llega la lista, el encargado decide como siempre y apunta qué acepta. Al final se mide la primera visita resuelta y el stock rodando. Si quieres saber antes si merece la pena, mándanos una exportación de partes con material y stock, y te devolvemos un análisis corto de tus furgonetas.

Cómo decide el predictor qué carga cada furgoneta.

Para el predictor cada furgoneta es un punto más, con su propio consumo de piezas. Calcula lo que gasta cada técnico, la probabilidad de que le falte una pieza antes de la próxima recarga y lo que cuesta esa falta, que suele ser una segunda visita. Las piezas sin las que no se puede cerrar una avería se marcan como imprescindibles y se reponen aunque el resto de la carga no lo justifique.

Con reglas sencillas se recogen tus matices: un máximo por furgoneta para lo voluminoso, o que cierto material no vaya nunca en una furgoneta concreta. El método está explicado en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes de 5 a 60 técnicos con furgoneta y cada uno carga «lo de siempre» o lo que se acuerda. El programa le pone números a esa carga, técnico a técnico, con lo que ha gastado de verdad.
• Si eres servicio técnico oficial de una marca y el fabricante tiene la pieza pero tarda días en servirla. Lo que sale a menudo va en la furgoneta; lo raro se pide al abrir el aviso, con el plazo a la vista.
• Si haces mantenimiento preventivo con contrato y sabes qué equipos visitas el mes que viene. Las revisiones programadas se suman a la previsión: filtros, correas y consumibles llegan a la furgoneta antes que el técnico al cliente.
• Si en verano el aire acondicionado lo desborda todo y en julio faltan condensadores mientras en enero sobran. El programa aprende la temporada de cada referencia y adelanta la carga antes del primer golpe de calor.
• Si el inventario de furgonetas lo haces una vez al año y siempre aparece material que nadie sabía que tenía. Con los consumos de cada parte, el stock de cada furgoneta se estima cada semana y el recuento se hace donde hay dudas.

Pensado para un almacén que se mueve en furgoneta.

Los programas de SAT gestionan bien el aviso, la cita y el parte firmado. El material de la furgoneta suele quedar en un almacén «técnico» que nadie mira hasta que el técnico llama desde casa del cliente. Este programa usa los partes que ya cerráis para saber qué gasta cada furgoneta, calcula el riesgo de quedarse sin cada pieza antes de la próxima recarga y propone la lista del lunes con una frase por línea.

• Un inventario por furgoneta, calculado con los consumos de cada parte.
• Prioridad a las piezas que más segundas visitas provocan.
• Previsión con temporada y con el mantenimiento preventivo ya agendado.
• Se prueba con tus partes de los últimos meses antes de decidir nada en vivo.