¿Cómo controlar el stock de las furgonetas de los técnicos?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Una furgoneta se controla igual que una delegación pequeña: cada referencia tiene un nivel objetivo, cada gasto se descuenta cuando ocurre y cada pocos días se repone hasta el nivel. Lo que cambia es que el almacén se mueve, nadie lo cuenta y el que gasta es el mismo que debería apuntar.

Es para empresas de servicio técnico, instalación y mantenimiento (climatización, ascensores, fontanería, electricidad, telecomunicaciones, equipos médicos) con entre cinco y varias decenas de furgonetas que salen cargadas del almacén central. Si tu equipo es de dos o tres personas, un buen listado compartido basta; a partir de una docena de furgonetas, la memoria de cada técnico deja de escalar.

¿Cómo se controla hoy el material de las furgonetas?

De tres maneras, y suelen convivir. La primera es el «ya me aviso»: el técnico se queda sin algo, llama o escribe, y alguien se lo lleva. La segunda es la reposición completa cada cierto tiempo: cada viernes (o cada mes) se llena la furgoneta según una lista fija. La tercera es el inventario ocasional, con una hoja de cálculo que alguien rellena cuando hay tiempo y que a la semana ya no cuadra.

Cada una falla por su lado. El aviso cuesta un viaje perdido y obliga al almacén a atender urgencias. La lista fija lleva a todos los técnicos lo mismo, y no todos hacen lo mismo: uno que solo va a revisiones de caldera no necesita compresores de climatización, y otro que cubre una zona de averías sí. El inventario ocasional recoge una foto que envejece enseguida.

Y por debajo de todo hay un problema de datos: lo que gasta la furgoneta rara vez está en el ERP en tiempo real. Se gasta material en un parte de trabajo que se cierra al día siguiente, o se cierra sin las líneas de material, o se apunta en papel. Mientras eso sea así, cualquier número de stock de furgoneta es una estimación.

Paso a paso: el nivel objetivo de una furgoneta, con números.

El nivel objetivo de una referencia se calcula con tres datos: lo que gasta ese técnico por semana, cada cuánto se le repone y cuánto tarda el almacén en preparar la entrega. Para una furgoneta de mantenimiento de climatización, tomamos un filtro de 20 por 20 cm. En las últimas 8 semanas ha gastado 14 unidades: 1,75 por semana. La reposición es cada 2 semanas y la preparación y entrega tarda medio día, o sea 0,5 semanas más. El periodo que hay que cubrir es de 2,5 semanas.

Consumo esperado en ese periodo: 1,75 por 2,5, unas 4,4 unidades. Pero el consumo semanal no es fijo: en esas 8 semanas, la desviación fue de 1,2 unidades. Esa variación, sobre 2,5 semanas, es 1,2 por la raíz cuadrada de 2,5, es decir, 1,9. Si se acepta quedarse sin filtros una de cada diez reposiciones (nivel de servicio del 90 %, factor 1,28), el colchón es de 1,28 por 1,9, unas 2,4 unidades. El nivel objetivo, 4,4 más 2,4, es de 6,8: se redondea a 7.

Cuando el técnico llega a la reposición con 3 filtros, hay que llevarle 4. Si los filtros vienen en bolsas de 5, se le lleva una bolsa y la furgoneta sube a 8. El redondeo al múltiplo de compra también forma parte del cálculo, igual que el «Multiple Quantity» de las reglas de reabastecimiento de Odoo, que obliga a pedir en múltiplos fijos (documentación de Odoo).

Ahora, la misma referencia para otro técnico, que gasta 0,5 filtros por semana con una desviación de 0,6: 0,5 por 2,5 son 1,25; el colchón, 1,28 por 0,6 por 1,58, es 1,2; nivel objetivo de 2,46, que se redondea a 3. Misma pieza, mismo almacén, mismo día de reposición, y la primera furgoneta lleva 7 y la segunda, 3. Con la regla «dos bolsas en cada furgoneta» a una le sobra y a la otra le falta. Para cada referencia y cada furgoneta, 40 referencias por 12 furgonetas son 480 cálculos que se rehacen cuando cambia el consumo.

El truco de la agenda: reponer según lo que viene mañana.

El consumo pasado es un buen punto de partida, pero un servicio técnico tiene una ventaja que casi ninguna tienda tiene: sabe lo que va a hacer. La agenda de los próximos días dice qué visitas hay: seis revisiones de caldera consumen seis juegos de electrodo y juntas; tres averías de aire acondicionado, más probablemente un compresor o un condensador.

Cuando la agenda está en el mismo programa que las existencias, la reposición no tiene que adivinar: se suman las necesidades de las visitas programadas (por tipo de trabajo, con una lista de material típico) y se añade el colchón solo para lo imprevisto. En la práctica, el colchón se reduce porque la parte previsible deja de ser incertidumbre. Si no hay agenda integrada, el consumo histórico y el colchón estadístico siguen valiendo, pero hay que contar con más holgura.

Errores típicos al llevar el stock de las furgonetas.

El primero, repartir el material por igual entre todas. Es cómodo y siempre falla por un lado. El segundo, no tener un almacén «furgoneta» en el ERP: si el material de las furgonetas se queda en el almacén central hasta que se factura, el stock central parece más alto de lo que es y las compras se retrasan. El tercero, contar el material al cargarlo y no al gastarlo: sale de la furgoneta cuando el técnico lo usa, no cuando sale del almacén.

• Partes cerrados tarde o sin líneas de material: el stock teórico y el real se separan cada semana.
• Material de otro técnico prestado entre furgonetas sin apuntarlo: una furgoneta parece vacía y la otra llena.
• Piezas retiradas de una instalación (cambios en garantía, devoluciones al proveedor) que vuelven a la furgoneta y no a un almacén de devoluciones.
• Referencias que nadie ha gastado en un año y siguen en el nivel objetivo por inercia: son capital parado a cuatro ruedas.
• Un mínimo único por referencia y no por técnico, que olvida que cada técnico trabaja distinto.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Se parte de lo que ya existe: cada furgoneta como una ubicación o un almacén en tu programa, y los partes de trabajo como origen del consumo. Con Business Central, por ejemplo, el material se mueve entre ubicaciones con pedidos de transferencia, con envío y recepción registrados y una ubicación en tránsito mientras viaja (documentación de Microsoft). En Odoo, cada furgoneta puede ser un almacén que se reabastece desde otro, con una ruta por producto (documentación de Odoo).

Encima, el sistema calcula el nivel objetivo de cada referencia en cada furgoneta con el consumo reciente y la agenda, y cada vez que toca reponer propone qué cargar en cada vehículo y por qué. Quien prepara el almacén recibe una lista por furgoneta y la persona responsable aprueba o ajusta antes de preparar. Un asistente deja preguntar en lenguaje normal, por ejemplo «¿cuántos filtros le quedan a la furgoneta 7?», y responde con el dato y de dónde sale. Más sobre este caso en la landing de instaladores y SAT; los avisos por WhatsApp (por ejemplo, el técnico que avisa de que se queda sin algo) están en la página de WhatsApp.

Qué datos hacen falta.

Los partes de trabajo con las líneas de material, con fecha y vehículo o técnico; las existencias de cada furgoneta (aunque sea el último recuento, que servirá para calibrar); el catálogo con unidades por bolsa o caja; y, si lo hay, la agenda de visitas con el tipo de trabajo. El acceso es de solo lectura.

Un recuento de partida, de todas las furgonetas en el mismo día, evita arrastrar errores desde el primer cálculo. Después, bastan recuentos parciales por muestreo: tres o cuatro referencias por furgoneta cada mes, no el inventario completo.

Cuándo no merece la pena.

Con menos de seis o siete furgonetas y un técnico responsable de su material, el sistema no aporta tanto como un buen listado compartido y una regla de reposición semanal. Tampoco sale a cuenta si los técnicos usan casi todo el material que cargan (la furgoneta es un taller móvil de un solo trabajo) o si el material se factura al cliente como compra directa y no pasa por tu almacén.

Cómo empezar.

Un buen punto de partida es repetir las últimas ocho o diez semanas con el método descrito y comparar lo que habría llevado cada furgoneta con lo que llevó y con lo que de verdad gastó: la simulación con tus datos lo hace sin tocar nada de tu programa. Si prefieres hablarlo antes, tienes el análisis gratuito y una demo de 30 minutos por videollamada.