El mínimo dice cuándo pedir y el máximo, hasta dónde llenar.

Qué son el stock mínimo y el stock máximo.

El stock mínimo es el nivel por debajo del cual hay que lanzar un pedido para no quedarse sin producto mientras llega. El stock máximo es el nivel hasta el que se rellena cuando se pide. Juntos forman una regla completa de reposición: cuando el stock disponible baja del mínimo, se pide la diferencia hasta el máximo. Con un mínimo de 105 y un máximo de 225, si quedan 97 unidades, se piden 128.

La palabra «mínimo» tiene dos usos y conviene saber cuál usa tu programa. En muchos manuales de logística, el stock mínimo es solo el colchón (el stock de seguridad) y el nivel al que se pide se llama punto de pedido. En los programas de gestión, el mínimo es casi siempre el nivel al que salta el aviso, que es el punto de pedido. Aquí lo usamos en ese segundo sentido, que es el que vas a encontrar en la ficha del producto.

Es la regla de reposición más extendida en empresas medianas porque se explica en un minuto: dos números por producto y una resta. Su debilidad está en lo mismo: son dos números fijos.

Cómo calcular el stock mínimo.

El mínimo tiene que cubrir lo que vas a vender mientras el pedido llega, más un margen por si vendes más o el proveedor se retrasa. La fórmula: stock mínimo = demanda media diaria × plazo del proveedor en días + stock de seguridad.

El ejemplo que seguiremos en toda la guía: un producto vende de media 8 unidades al día en un almacén, el proveedor tarda 10 días desde que recibe el pedido hasta que la mercancía se puede vender y el stock de seguridad calculado es de 25 unidades. Mínimo: 8 × 10 + 25 = 105 unidades.

El atajo de sustituir el stock de seguridad por «unos días más de venta» sirve para arrancar, pero pone el mismo colchón a un producto que vende siempre 8 que a uno que vende 2 un día y 20 al siguiente. Y el plazo se mide con las fechas reales de tus últimos pedidos, no con el que figura en la tarifa del proveedor.

Calcúlalo con tus números

Cómo calcular el stock máximo.

El máximo responde a otra pregunta: cuánto quieres que dure cada pedido. Si el máximo está muy cerca del mínimo, haces pedidos pequeños y continuos; si está lejos, pides de tarde en tarde pero tienes más dinero parado. La forma práctica: stock máximo = stock mínimo + demanda media diaria × días que quieres que cubra cada pedido.

En el ejemplo, si quieres pedir más o menos cada quince días: 105 + 8 × 15 = 225 unidades. Cuando el disponible cae a 97, pides 225 − 97 = 128, y si el proveedor sirve en cajas de 12, lo redondeas a 132, once cajas. Los días entre pedidos no se eligen a capricho: los marcan lo que cuesta cada pedido (transporte, recepción, colocación), el pedido mínimo del proveedor y el sitio que tienes.

La otra fórmula que aparece en los libros es stock máximo = stock de seguridad + lote de pedido, donde el lote es la cantidad fija que pides cada vez: un palé, una tirada mínima. Es el nivel al que llegas justo cuando entra el pedido si habías gastado todo menos el colchón. Las dos dicen lo mismo de distinta forma: el máximo es el colchón más lo que pides de cada vez.

• Demanda media diaria: de los últimos meses comparables, sin contar los días en que no había stock.
• Plazo del proveedor: el real, desde el pedido hasta que el producto está disponible para vender.
• Stock de seguridad: según el nivel de servicio que quieras para ese producto.
• Días que cubre cada pedido: los que compensan con el coste del envío y el espacio disponible.
• Stock con el que se compara: el disponible, es decir, físico más lo pedido en camino, menos lo comprometido con clientes.

Cómo se ponen en Holded, Odoo o Sage.

En Odoo se configuran como reglas de reabastecimiento: para cada producto y ubicación se fija una cantidad mínima, una máxima y, si hace falta, un múltiplo (la caja). Cuando la cantidad prevista, que ya cuenta lo pedido y lo comprometido, baja del mínimo, Odoo genera la solicitud de presupuesto al proveedor por la diferencia hasta el máximo. Es la que aplica la regla de forma más completa de las tres.

En Holded se puede fijar un stock mínimo por producto para que el programa avise cuando se cruza; la cantidad la decides tú al preparar el pedido de compra. En Sage 50 y Sage 200, los campos de stock mínimo y máximo están en la ficha del artículo, por almacén, y hay un proceso que propone pedidos a proveedor con los artículos bajo mínimo. Según el plan y la versión, el detalle cambia.

En los tres, el cálculo es tuyo: el programa aplica los números que escribes, pero no los calcula ni los revisa cuando cambian las ventas. Lo contamos con más detalle en control de stock con Odoo, con Holded y con Sage.

Por qué fallan cuando hay temporada.

El mínimo de 105 del ejemplo está calculado con una venta de 8 al día. Si ese producto vende 14 al día de octubre a diciembre y 4 en verano, el mínimo está mal casi todo el año. En campaña, durante los 10 días de plazo se venden 140, no 80, y el colchón de 25 no cubre la diferencia: el producto se queda a cero antes de que llegue el pedido. En verano, con 105 hay para casi un mes, y el máximo de 225 son dos meses de stock.

La solución a mano es cambiar mínimos y máximos dos o tres veces al año. Con cien productos se puede. Con dos mil, se cambian una vez, cuando ya hay roturas, y en enero nadie se acuerda de bajarlos: el almacén se llena con los máximos de la campaña que acaba de pasar.

Por qué fallan con muchos puntos de venta.

Con 40 tiendas y 800 productos hay 32.000 parejas de mínimo y máximo. Nadie las calcula una a una: se pone el mismo número en todas las tiendas, o se reparte el de la empresa según lo que vende cada una. El resultado se repite: el producto sobra en las tiendas pequeñas y falta en las grandes, y cada tienda pide por su lado aunque la de al lado tenga de más.

En un punto de venta pequeño, además, un producto vende 0, 0, 1, 0, 3. Un mínimo de 2 y un máximo de 4 parecen razonables y no lo son: la media no describe un producto que vende a saltos, y la regla repone tarde o de más según la semana. Cuanto más repartido está el stock, peor funcionan los números fijos.

• Avisos de «bajo mínimos» que saltan a diario y que nadie mira.
• Mínimos iguales en todas las tiendas, copiados de la primera que se dio de alta.
• Productos a cero en plena campaña sin que haya saltado ningún aviso.
• Máximos que nadie sabe de dónde salieron ni cuándo se pusieron.

Cómo se sustituyen por un riesgo calculado.

El mínimo es una forma indirecta de decir «pide cuando el riesgo de quedarte sin producto antes de que llegue el pedido sea demasiado alto». Esa frase se puede calcular tal cual. Cada semana, para cada producto en cada sitio, se estima cuánto puede venderse hasta que llegue el siguiente pedido, con la temporada y la venta reciente dentro, y la probabilidad de que supere el stock disponible. Si pasa del umbral que fijas (un 5 %, un 2 % en lo importante), se pide.

El máximo se sustituye igual: la cantidad es la que deja ese riesgo por debajo del umbral hasta el pedido siguiente, puesta en euros para no mandar envíos que no compensan. En la práctica equivale a tener un mínimo y un máximo distintos para cada producto, cada sitio y cada semana, recalculados con lo que acaba de pasar y sin que nadie tenga que escribirlos.

Si hoy trabajas con mínimos y máximos, no hace falta tirarlos. El primer paso es recalcularlos con las fórmulas de arriba, con plazos medidos y por época, empezando por los productos que más venden. La calculadora de esta página te da el mínimo de un producto en un minuto.

Cómo lo resuelve un programa de control de stock con IA.

Un programa de control de stock con IA lee las ventas y el stock de tu Holded, Odoo, Sage o Excel, calcula ese riesgo para cada producto en cada almacén o tienda y propone cada semana el pedido con su cantidad y su porqué. Los mínimos y máximos de tu programa de gestión pueden quedarse como red de seguridad; la propuesta sale del cálculo y la aprueba una persona. El método completo está en control de stock con IA.

Para ver cuánto se separan tus mínimos actuales de lo que piden tus ventas, el análisis gratuito de tu stock compara, producto a producto, lo que tienes configurado con lo que ha pasado en los últimos meses.