Control de stock en Sage con IA: Sage lleva las existencias, esto decide qué pedir.

Qué hace en con sage.

Qué hacen Sage 50 y Sage 200 con las existencias.

Sage es, con diferencia, uno de los programas de gestión más extendidos en las pymes españolas, en parte porque heredó a los usuarios de FacturaPlus, ContaPlus y Murano. Sage 50 junta facturación, compras, almacén y contabilidad para empresas pequeñas y medianas; Sage 200 es el ERP para las que necesitan varios almacenes, delegaciones, fabricación o más usuarios. En los dos, cada artículo tiene su ficha con existencias por almacén, cada entrada y salida es un movimiento con fecha, los albaranes de compra y de venta mueven el stock solos, y se hacen inventarios y regularizaciones.

Para la reposición, Sage tiene el stock mínimo y máximo por artículo y los informes de artículos bajo mínimo, de los que se puede generar un pedido a proveedor por la diferencia. Es la lógica clásica de punto de pedido, bien hecha y conectada con la contabilidad. Y todo lo que lleva se puede sacar en listados e informes exportables a Excel; en Sage 200, además, los datos viven en una base de datos que, con permiso, se puede consultar.

Dónde se queda corto para decidir cuánto pedir.

El mínimo y el máximo son dos números que se teclearon una vez, muchas veces al migrar desde el programa anterior, y en una empresa con 3.000 artículos y tres almacenes son 9.000 números que nadie revisa. Valen lo mismo en febrero que en la campaña, y no cambian cuando un proveedor pasa de servir en una semana a servir en cuatro. El informe de bajo mínimo dice qué está por debajo, pero no cuánto pedir para cubrir hasta el siguiente pedido ni si ese pedido compensa.

Lo que pasa en la práctica es que el informe se mira poco y la decisión real se toma en un Excel sacado de Sage el lunes por la mañana: el listado de artículos con existencias cruzado con las ventas del mes, y la experiencia de quien lleva las compras. Funciona mientras esa persona está y mientras los artículos que conoce de memoria son los que importan. Deja de funcionar con la temporada, con las delegaciones y con los artículos que rotan poco pero paran dinero.

Cómo se conecta: la vía depende de tu versión.

No afirmamos una conexión que tu versión no tenga. Lo que se decide en el diagnóstico, con tu Sage delante y con tu partner, es por cuál de estas vías salen los datos. La primera, que vale en Sage 50 y en Sage 200, son los informes y listados exportados a Excel: artículos con existencias por almacén, movimientos de almacén de un periodo y líneas de venta con fecha. Se programan para que salgan solos a una carpeta cada noche y el programa los recoge de ahí. Es la vía que ya usan muchas empresas en Sage para alimentar otros programas.

La segunda, en Sage 200, es la lectura directa de su base de datos con un usuario de solo lectura que da el partner. Es más cómoda porque no hay archivos de por medio, y es segura porque solo lee. Nunca escribimos en la base de datos de Sage: lo que vuelve a Sage entra por sus importadores o lo carga el partner.

Con cualquiera de las dos vías, Sage se queda como está. No se instala nada dentro, no se toca ningún módulo y una actualización de Sage no tiene nada nuestro que romper; como mucho, cambia el formato de un informe y se ajusta en una tarde.

Cómo decide cuánto pedir con los datos de Sage.

Lo primero es reconstruir las existencias de cada día, porque Sage guarda los movimientos pero no una foto diaria del stock. Desde las existencias de hoy y los movimientos hacia atrás, el programa sabe qué había cada día en cada almacén y, con ello, qué días no se vendió un artículo porque no lo había. Esto evita aprender que un artículo «no se vende» cuando lo que pasó es que estuvo tres semanas a cero.

Con las líneas de venta, para cada artículo en cada almacén, estima la demanda hasta que pueda llegar el siguiente pedido como un abanico, con el plazo real de cada proveedor sacado de las fechas de pedido y de albarán de compra. De ahí sale el riesgo de quedarse a cero y la cantidad que compensa en euros, contando el coste del pedido y el dinero parado. La temporada se aprende con todos los almacenes a la vez y se corrige con lo que está pasando en las dos últimas semanas.

Para una empresa con miles de artículos, buena parte del valor está en separar: los que se mueven y hay que tener siempre, los que rotan poco pero conviene tener uno, y los que están parados y no hay que reponer. Esa clasificación se hace sola, con las ventas, y el mínimo se pone a cero donde toca. Es lo que la guía de inventario ABC explica a mano, hecho para todo el catálogo cada semana.

Cómo vuelve la decisión a Sage.

De dos formas, y las dos pasan por las herramientas de Sage. La primera es el mínimo y el máximo de cada artículo, recalculados cada semana y cargados en las fichas con el importador de Sage o por tu partner con la lista que le damos. Así el informe de bajo mínimo y el pedido por diferencia que Sage ya sabe hacer siguen funcionando igual, pero con números de esta semana en vez de los de hace tres años. Para quien trabaja en Sage no cambia nada.

La segunda es el pedido a proveedor ya preparado: la propuesta de la semana agrupada por proveedor, con artículo, cantidad y el porqué de cada línea en una frase, en el formato que el importador de pedidos de Sage admite o que Compras carga en dos minutos. Es la forma que se usa durante el modo sombra, porque deja ver la lista entera antes de que nada cambie en Sage. Y si hay varios almacenes, los traspasos entre ellos salen como propuesta aparte, antes de comprar.

Cómo se comprueba antes de cambiar un solo mínimo.

Primero, con tus propios meses pasados: el programa vuelve a decidir cada semana solo con lo que se sabía esa semana, partiendo de las existencias reconstruidas, y se compara con lo que hicisteis con vuestros mínimos: demanda atendida, ventas perdidas en euros, pedidos, unidades y dinero parado. Las medidas se fijan antes de ver el resultado. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí y no se sigue.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada semana sale la propuesta y vosotros pedís como siempre, apuntando qué aceptáis y qué no. Al final se mide qué habría pasado. Solo entonces se cargan los mínimos nuevos en Sage, y aun así cada cambio queda registrado con su porqué para que Compras lo pueda discutir.

Cuándo con los mínimos de Sage te basta.

Si tienes un almacén, unos cientos de artículos, proveedores que sirven en pocos días y ventas parecidas todo el año, unos mínimos y máximos bien puestos en Sage te sobran, y repasarlos una vez al trimestre con la guía de stock mínimo y máximo es más barato que cualquier programa. Te lo diremos en el diagnóstico.

Compensa cuando se juntan varias de estas: miles de artículos con mínimos que nadie revisa, varios almacenes o delegaciones, temporada marcada, proveedores con plazos largos o muy distintos entre sí, mucho artículo que rota poco, y una persona que cada lunes decide las compras en un Excel sacado de Sage. Si te reconoces, mándanos esa exportación y te devolvemos un análisis gratuito de tu stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si lleváis años en Sage 50 y las compras se deciden en un Excel sacado el lunes Alguien exporta el listado de artículos, lo cruza con las ventas del mes y pide a ojo. Es el caso más habitual. El programa hace esa misma cruzada con todos los artículos, con el plazo de cada proveedor y la temporada, y devuelve la lista con su porqué.
• Si tenéis Sage 200 con varios almacenes o delegaciones y el mismo artículo sobra en una delegación y falta en otra sin que nadie lo vea hasta que un cliente lo pide. El programa mira cada almacén por separado y propone el traspaso antes de comprar.
• Si sois distribuidor con miles de artículos y pocos que rotan mucho Suministro industrial, ferretería, repuestos, material eléctrico. Lo que importa no es pedir mucho, es saber cuáles tener y cuáles no. El programa separa los que se mueven de los que están parados y pone el mínimo a cero donde toca.
• Si tu partner de Sage no quiere desarrollos dentro de Sage Es razonable: cada desarrollo dentro complica cada actualización. El programa vive fuera, lee por exportación o con permiso de lectura y devuelve listas que Sage importa. Tu partner no tiene que mantener nada nuevo.
• Si los mínimos de Sage se pusieron al migrar desde FacturaPlus o Murano Y desde entonces han cambiado proveedores, plazos y ventas. El programa los recalcula cada semana con lo que vende hoy cada artículo en cada almacén.
• Si estáis pensando en cambiar Sage por otro ERP El motor de previsión es tuyo y no depende de Sage: lee de Sage hoy y del ERP nuevo mañana. Lo que se aprende de tus ventas no se pierde con la migración.

Sage sigue mandando. Esto le pone los números que le faltan.

Sage 50 y Sage 200 son programas serios de gestión que llevan bien las existencias y la contabilidad, y la mayoría de las empresas no quiere cambiarlos ni tocarlos. Por eso el programa no entra en Sage: lee con la vía que admita tu versión, calcula fuera y devuelve la decisión en la forma que Sage ya entiende, un mínimo y un máximo por artículo o un pedido a proveedor. Se comprueba con tu histórico antes de cambiar un solo mínimo, y el código es tuyo.

• Nada instalado en Sage: exportaciones e informes programados, o lectura directa con permiso en Sage 200.
• La decisión vuelve a Sage como mínimo y máximo por artículo o como pedido a proveedor para cargar.
• Primero la prueba con tus meses pasados: mínimos propuestos frente a mínimos actuales, con cifras.
• Tu partner de Sage sigue llevando Sage. Solo tiene que saber qué sale y qué entra.