Reposición automática en Sage: antes de comprar, mira qué sobra en otro almacén.

Qué hace en reposición automática en sage.

¿Qué es la reposición automática en Sage y qué trae de serie?

La reposición automática en Sage es el proceso por el que el programa propone qué pedir a cada proveedor cuando un artículo baja de cierto nivel, en lugar de que alguien lo decida de memoria. Los temarios oficiales de Sage España describen las piezas. En Sage 200, el módulo de Compras tiene un apartado de Necesidades de Compra con Mantenimiento de Necesidades, Generación de Necesidades e informes; el de Almacén tiene Traspaso entre almacenes y, dentro de Procesos Auxiliares, Cálculo Stock Mínimo y Máximo. En Sage 50, el curso de Gestión avanzada incluye la gestión de mínimos por artículo y almacén, el cálculo de mínimos, avisar mínimo y máximo por almacén y un generador de propuestas de pedidos.

Es decir, Sage no es un programa sin reposición. Tiene un circuito completo que va del mínimo de la ficha a la propuesta y de ahí al pedido de compra. Lo que no tiene es lo que hace que la propuesta sea buena: un mínimo calculado con lo que vas a vender, con el plazo real del proveedor y con lo que sobra en otros almacenes.

¿Cómo se repone hoy en una empresa con Sage?

En la mayoría de las empresas con Sage, la reposición funciona de dos formas. La primera, la formal: los artículos tienen mínimo y máximo, el programa avisa o propone y alguien genera el pedido. La segunda, la real: alguien exporta las existencias y las ventas a un Excel, las cruza a su manera y pide lo que le parece. La segunda convive con la primera porque la primera depende de números que se pusieron una vez y nadie ha vuelto a mirar.

En una empresa con tres almacenes y 3.000 artículos, eso son 9.000 mínimos y 9.000 máximos. Cuando cambia un proveedor, cuando sube la venta de una familia o cuando se abre una delegación, nadie recorre las 9.000 combinaciones. El resultado es un informe que dice que 140 artículos están bajo mínimo, de los cuales la mitad no importa y la otra mitad llega tarde.

¿Dónde se queda corta la reposición de Sage?

El primer límite es de dónde salen los números. Un usuario de la comunidad oficial de Sage describe que, con el cálculo de mínimo y máximo de Sage 200, el programa necesita que el artículo tenga proveedor habitual, días en servir, lote de pedido y periodo de vida, y que, según otra respuesta, no se pueden elegir plazos ni un periodo de ventas concreto para el cálculo. Es decir, la herramienta calcula con unos parámetros que no siempre reflejan lo que ha pasado este año.

El segundo límite es que cada almacén se mira por separado. Un informe de bajo mínimo dice qué almacén está justo, no que otro almacén tiene para cinco semanas de ese mismo artículo. Y comprar tarda semanas, mientras que un traspaso tarda dos días.

El tercero es que el plazo del proveedor es el que se tecleó. Si un proveedor dice cinco días y tarda nueve, el mínimo está mal desde el primer pedido, y nadie lo descubre hasta que falta.

• El mínimo depende de lo que alguien escribió, y en 3.000 fichas nadie lo revisa.
• Cada almacén se mira por separado: no se ve lo que sobra en otro.
• El plazo es el de la ficha, no el que el proveedor cumple de verdad.
• No hay lote ni múltiplo de compra pensado a la vez para varios almacenes.
• No explica la cantidad: pide la diferencia hasta el máximo, sin decir por qué.

¿Cómo se hace la reposición automática por encima de Sage?

El sistema deja intacto el circuito de Sage y cambia lo que entra en él. Cada semana lee las existencias por almacén, los pedidos de compra pendientes, las ventas y los movimientos, calcula la previsión de venta de cada artículo en cada almacén y el plazo real de cada proveedor, y de ahí saca el mínimo y el máximo que corresponden.

Con esos números calcula las necesidades en un orden que Sage no sigue: primero mira qué almacén sobra y cuál falta, y propone los traspasos que compensan. Después suma lo que sigue faltando entre todos los almacenes, lo redondea al lote o al múltiplo que cada proveedor sirve y agrupa por proveedor.

El resultado son dos listas, la de traspasos y la de pedidos, con una frase por línea que explica la cantidad. Una persona las aprueba, las cambia o las descarta, y lo aprobado se deja en el formato que Sage ya admite.

Un ejemplo con números: tubo multicapa en tres almacenes.

Una distribuidora con almacenes en Zaragoza, Logroño y Pamplona compra tubo multicapa de 20 mm en rollos de 100 metros. El proveedor sirve en tres semanas y en múltiplos de 30 rollos. La venta semanal ronda los 18 rollos en Zaragoza, 10 en Logroño y 12 en Pamplona. Hoy hay 20 en Zaragoza, 55 en Logroño y 6 en Pamplona. En Sage, los tres almacenes tienen mínimo 30 y máximo 80.

El informe de bajo mínimo señala Zaragoza y Pamplona. Reponer hasta el máximo supone 60 y 74 rollos: 134 en total, que con múltiplos de 30 son 150. Mientras tanto Logroño, con 55 rollos y una venta de 10 por semana, tiene para más de cinco semanas.

El sistema calcula otra cosa. Para cubrir tres semanas de plazo más un colchón, Zaragoza necesita unos 72 rollos, Logroño unos 40 y Pamplona unos 48. Propone primero traspasar 15 rollos de Logroño a Pamplona, que llegan en dos días. Después, Zaragoza falta 52 y Pamplona 27: 79 rollos que, en múltiplos de 30, son 90. Son 60 rollos menos que los 150 del máximo, y Pamplona no pasa tres semanas a cero. Es un ejemplo con números redondos para explicar el orden, no un resultado medido.

¿Qué lee de Sage y qué le devuelve?

Se leen las existencias por almacén, los pedidos de compra pendientes de recibir, los movimientos de almacén, las ventas y los datos de proveedor del artículo. En Sage 50 y en Sage 200 todo eso sale de listados e informes programados a una carpeta. En Sage 200, cuyo temario oficial describe una base de datos SQL Server con consultas de extracción, se puede además leer directamente con un usuario de solo lectura, si tu partner lo ve bien.

Se devuelven tres cosas. La primera, los mínimos y máximos recalculados, para que tu partner o Compras los pongan al día en las fichas que de verdad cambian. La segunda, el pedido de compra aprobado, por proveedor, en el formato de carga que acordemos. La tercera, los traspasos aprobados, para que Almacén los entre en Sage. Cada paso lo ejecuta Sage con sus herramientas, o una persona, y ninguno escribe en la base de datos de Sage por la puerta de atrás.

Lo que la reposición automática no hace.

No compra sola. Lo que sale es una propuesta y la decisión la toma Compras. Tampoco negocia precios, ni elige proveedor por precio de tarifa sin que tú se lo permitas, ni sustituye a Sage como sistema de pedidos y contabilidad.

No resuelve los artículos que no se pueden prever, como un proyecto grande sin pedido todavía. Esos entran en la propuesta cuando están en cartera, por ejemplo desde los pedidos de venta pendientes de servir. Y no arregla un proveedor que sirve mal: lo mide, te lo enseña, y propone más colchón donde haga falta.

¿Cómo se comprueba y cómo se empieza?

Antes de contratar se hace la simulación con tus datos. Se repiten semanas pasadas y se compara lo que habría propuesto el sistema, traspasos y compras, con lo que se hizo de verdad, contando roturas, dinero parado y pedidos urgentes. Después, uno o dos meses en modo sombra: la propuesta se te enseña cada semana junto a lo que haces tú, pero sigues con tus mínimos de Sage.

El arranque tarda entre tres y seis semanas, según la versión de Sage, los almacenes y los proveedores que haya que configurar. Los datos se guardan en la UE con copias diarias y, si decides irte, te llevas todo exportado. Se empieza con una demo de 30 minutos por videollamada.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si repones varias delegaciones desde un almacén central Cada delegación vende distinto y el central compra para todas. El sistema calcula la necesidad de cada una y la compra del central sale de sumarlas, descontando lo que sobra en otras.
• Si en Sage 200 generas necesidades y luego las corriges a mano Es la señal de que los mínimos no son buenos. Con mínimos recalculados, las necesidades que Sage genera se parecen más a lo que habrías pedido, y la corrección manual baja.
• Si en Sage 50 tienes pocos mínimos puestos y compras de memoria El generador de propuestas solo funciona si los mínimos existen. El sistema los calcula para todos los artículos que se mueven y deja fuera los que no, que son muchos.
• Si compras a veinte proveedores con lotes y plazos distintos Cada uno con su lote mínimo, su múltiplo y su plazo real. El sistema respeta cada condición y entrega un pedido por proveedor listo para revisar.
• Si hay artículos que compras fuera de Sage, en el mostrador del proveedor Se marcan como compra directa y el sistema los trata aparte, con su propio plazo, sin proponer nada que no se pueda pedir.
• Si tu partner no quiere desarrollos dentro de Sage No hacen falta. Todo se calcula fuera y entra con las herramientas que ya conoce. Tu partner solo necesita saber qué sale y qué vuelve.

Sage sigue haciendo el pedido. Esto decide qué entra en él.

El pedido de compra se sigue haciendo en Sage, con tus proveedores, tus precios y tu contabilidad. Lo que cambia es de dónde sale la lista: no de un informe de bajo mínimo con números de hace dos años, sino de un cálculo que mira ventas previstas, existencias de todos los almacenes, lo que está pedido y el plazo real de cada proveedor. Antes de usarlo, se repiten tus semanas pasadas y se compara lo que habría propuesto con lo que compraste. El código es tuyo.

• Traspasos entre almacenes antes que compras, con lista aparte para aprobar.
• Mínimos y máximos recalculados cada semana con venta prevista y plazo real.
• Un pedido por proveedor, en lotes que el proveedor sirve, con el porqué de cada línea.
• Todo lo aprueba una persona. Sage no se toca por dentro.