Previsión de demanda en Sage: el mínimo de la ficha no sabe que llega el verano.

Qué hace en previsión de demanda en sage.

¿Qué es la previsión de demanda en Sage y qué trae de serie?

La previsión de demanda en Sage es el cálculo de cuántas unidades de cada artículo vas a vender en las próximas semanas en cada almacén, hecho con las ventas que ya están en Sage 50 o Sage 200. Sage guarda esas ventas con mucho detalle, pero lo que trae para mirar el futuro es poco: según el temario oficial del curso de Gestión de Sage 200, el módulo de Ventas incluye Estadísticas, con proceso de acumulación, informes, consulta, gráficos y mantenimiento del Presupuesto de Ventas, y el módulo de Almacén incluye Balances e Informes con Rotación de Stock, Análisis ABC (80/20 o Pareto) e Informe Evolución de Stocks.

En Sage 50, el temario oficial del curso de Gestión avanzada habla de cómo controlar los productos más vendidos con un comparativo de ventas, un ranking de artículos y clientes, y de una gestión de mínimos por artículo y almacén. Son buenas herramientas para entender qué ha pasado. Ninguna de esas listas, en esos temarios, describe un cálculo que proyecte la venta futura de cada artículo en cada almacén teniendo en cuenta la temporada. Si tu versión o un complemento lo incluye, mejor: se contrasta con la simulación.

Lo que sí hay es el Presupuesto de Ventas de Sage 200, una cifra que alguien escribe, y el stock mínimo y máximo de cada artículo, otra cifra que alguien escribe. Ahí está el hueco: la decisión de compra descansa en números tecleados una vez.

¿Dónde se queda corto lo que Sage trae para prever?

El primer límite es que mira hacia atrás. Un informe de rotación o un ranking de artículos te dice que el cloro granulado rotó 9 veces el año pasado. No te dice cuántos botes venderás en la primera quincena de junio en Murcia, que es lo que hay que saber cuando se hace el pedido a un proveedor que tarda dos semanas.

El segundo límite es que la temporada no está en el mínimo. El stock mínimo es un número por artículo, y en algunos casos por almacén. Si vendes material de piscina, de climatización, escolar o de jardín, el mínimo que sirve en invierno se queda corto en primavera y sobra en otoño. Nadie lo cambia seis veces al año en 3.000 fichas.

El tercero es el más traicionero: las ventas de Sage reflejan lo que pudiste vender, no lo que te pidieron. Un artículo a cero durante tres semanas aparece con cero ventas esas semanas. Cualquier media sobre esas semanas lo infravalora, y el mínimo calculado después es más bajo, con lo que vuelve a faltar. Es un círculo que se refuerza solo.

• Mira atrás: rotación, ABC y ranking describen el pasado, no la próxima quincena.
• No tiene temporada: un mínimo igual todo el año se queda corto en la punta y sobra en el valle.
• No separa lo habitual de lo puntual: una obra grande de un solo cliente sube la media durante meses.
• No distingue días sin stock de días sin demanda: aprende que lo que faltó no se vendía.
• No dice cuánto error tiene: un mínimo es un número sin banda.

¿Cómo se hace la previsión por encima de Sage?

El sistema empieza por reconstruir la venta real. Sage guarda los movimientos de almacén con su fecha, pero no una foto del stock de cada día. Con los movimientos y las existencias de hoy, el sistema calcula hacia atrás cuántas unidades había cada día. Con eso sabe en qué días un artículo no se vendió porque no había y los trata como demanda desconocida, no como demanda cero.

Después limpia: quita albaranes anulados, aplica abonos y devoluciones y detecta los pedidos muy por encima de lo normal, como una constructora que compra 400 unidades de golpe. Esos pedidos se te enseñan y se excluyen de la media salvo que tú digas que se repetirán. En un distribuidor, solo esto ya cambia el mínimo de muchos artículos.

Con la serie limpia, calcula la previsión por artículo y almacén con un modelo que tiene en cuenta la temporada, la tendencia reciente y las semanas atípicas, y la acompaña de una banda de error. Para los artículos que salen de vez en cuando, con demanda a trompicones, usa un cálculo pensado para eso. Y para los nuevos, parte de familias parecidas y avisa de que la confianza es baja.

Un ejemplo con números: el cloro de una distribuidora de piscina.

Supón una distribuidora con almacén en Murcia que compra cloro granulado de 5 kg a un proveedor que tarda dos semanas en servir. En la ficha de Sage, el mínimo es 40 botes y el máximo 120, puestos hace dos años. En invierno vende unos 6 botes por semana y esos números le sobran. En la segunda quincena de mayo la venta sube a unos 26 por semana.

Sage avisa cuando el stock cae por debajo de 40. Con una venta de 26 por semana, 40 botes duran algo más de una semana y media. El proveedor tarda dos. Queda más de media semana a cero, unos 13 botes que no se venden, justo en la semana en que el cliente de piscina más compra. Y el aviso no ha fallado: ha hecho exactamente lo que se le pidió.

La previsión calcula otra cosa. Para las dos semanas de plazo espera unos 52 botes, 26 y 26, con una banda de más o menos 10. Para cubrir el plazo con el margen que decidas necesita un mínimo cercano a 62 en esas fechas, no 40, y en octubre ese mínimo vuelve a bajar a 15 o 20. El sistema propone el cambio, te dice el porqué (la curva de los dos últimos veranos, la tendencia de este año) y tú lo apruebas o lo corriges. Es un ejemplo ilustrativo con números redondos, no un resultado medido.

¿Qué programa lee y qué le devuelve?

De Sage se lee lo mínimo para prever: los artículos con sus existencias por almacén, los movimientos de almacén con su fecha y las líneas de venta de cada periodo. En Sage 50 y en Sage 200 todo eso sale de los listados y los informes, que se programan para que lleguen solos a una carpeta. En Sage 200, cuyo temario oficial describe una base de datos SQL Server, se puede además leer directamente con un usuario de solo lectura, si tu partner está de acuerdo.

De vuelta, lo habitual es un fichero con el mínimo y el máximo propuestos por artículo y almacén, con el porqué de cada cambio, para que tu partner lo cargue con las herramientas de Sage o lo teclee Compras en las fichas que de verdad cambian. La comunidad oficial de Sage cuenta que en Sage 200 existe un proceso de Almacén, Cálculo Stock Mínimo y Máximo, que usa el proveedor habitual del artículo, los días en servir y el lote de pedido, y que según un usuario necesita rellenar también el periodo de vida del artículo. Si lo usas, el sistema se contrasta con él: no pretende sustituirlo, sino enseñarte dónde difieren los dos números y por qué.

Lo que hace falta de tus datos.

Al menos un año de ventas por artículo, mejor dos o tres. Las existencias de hoy por almacén y los movimientos de almacén con fecha. El proveedor habitual de cada artículo y, si lo tienes en Sage, el plazo de servicio: si no, se calcula con tus pedidos y albaranes de compra pasados, que suelen contar otra historia que la tarifa del proveedor. Y una persona de Compras que pueda explicar qué ventas fueron atípicas, porque esa conversación de media hora vale más que cualquier ajuste del modelo.

No hace falta cambiar de programa, limpiar las fichas ni recontar el almacén. Los artículos sin movimiento en un año se separan para que no ensucien la previsión.

Lo que la previsión no hace.

No adivina lo que no está en los datos: una promoción que nadie ha anunciado, un competidor que cierra, un proyecto grande que aún no es pedido. Para lo que ya está en cartera, como los pedidos de venta pendientes de servir, se usa tal cual. Para lo demás, la banda de error lo dice con honestidad.

No escribe en Sage por su cuenta ni compra por ti. Y no sustituye a quien conoce el mercado: si Compras sabe que viene una ola de calor, lo anota y el sistema lo recoge como ajuste manual con su nombre y su fecha.

¿Cómo se comprueba y cómo se empieza?

Antes de contratar se hace la simulación con tus datos: se repiten semanas pasadas con lo que se sabía cada día, se compara lo que habría propuesto el sistema con lo que se compró en realidad y se miden roturas, stock parado y error de previsión. Si no mejora tu manera actual de prever, se te dice. Si mejora, se pasa uno o dos meses en modo sombra, con la propuesta delante pero sin cambiar tus mínimos de Sage.

El arranque tarda entre tres y seis semanas, según la versión de Sage, el número de almacenes y la calidad del histórico. Los datos se guardan en la UE, con copias diarias, y si dejas de usarlo, te llevas todo exportado. Se empieza con una demo de 30 minutos por videollamada.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si vendes por temporada y el mínimo de la ficha es el mismo todo el año Piscina, climatización, jardinería, material escolar, navidad. El mínimo que sirve en enero se queda corto en mayo y sobra en octubre. La previsión mueve el mínimo con la curva del artículo.
• Si tienes Sage 200 con varios almacenes y cada delegación vende distinto Un mismo artículo en Murcia y en Palma no se vende igual. La previsión se hace por almacén, y la compra agrupada del almacén central sale de sumar lo que necesita cada uno.
• Si compras con el Excel del lunes Alguien exporta las ventas de Sage, las cruza con las existencias y pide a ojo. La previsión hace esa cruzada con todos los artículos, con el plazo del proveedor y la temporada, y la persona revisa lo que sale en lugar de construirlo.
• Si vendes a obras y a mostrador en el mismo artículo Son dos demandas distintas con ritmos distintos. Se separan por tipo de cliente cuando Sage los distingue y se prevé cada una con su ritmo.
• Si el año pasado hubo roturas y no sabes cuánto habrías vendido Los días a cero se tratan como venta desconocida. La previsión del año siguiente no hereda la rotura del anterior.

La previsión vive fuera de Sage y se comprueba con tus ventas pasadas.

Sage es el sitio donde están tus datos y donde se factura, y esa parte funciona. Lo que le falta es un cálculo estadístico de lo que vas a vender. Ese cálculo se hace fuera, leyendo de Sage por exportación o, en Sage 200, con permiso de solo lectura de acuerdo con tu partner, y se devuelve en el formato que Sage ya admite. Antes de decidir nada se repiten tus semanas pasadas con lo que se sabía cada día y se compara con lo que Sage registró. Si no mejora a tu manera actual de prever, no se pone en marcha.

• Las ventas de Sage, con los días sin stock corregidos y las obras puntuales fuera de la media.
• Previsión por artículo y almacén, con temporada y con banda de error.
• Mínimos y máximos propuestos para cargar en Sage, y explicados línea a línea.
• Prueba con tu histórico antes de usarla, y el código queda a tu nombre.