Previsión de demanda en SAP Business One: el MRP calcula bien, pero sobre la demanda que le teclean.

Qué hace en previsión de demanda en sap business one.

¿Qué es una previsión en SAP Business One?

Una previsión en SAP Business One es una tabla de cantidades esperadas por artículo y periodo que el módulo MRP puede usar como demanda, junto a los pedidos de cliente y a los niveles de stock mínimo. Se crea en el menú MRP, en Previsiones, con un código, un nombre, una fecha de inicio, una de fin y una vista que puede ser diaria, semanal o mensual.

Según la ayuda oficial de SAP, la vista no se puede cambiar después de guardar la previsión, y si cambias las fechas de inicio o de fin se borran los datos de los periodos que quedan fuera. Las cantidades se escriben en la unidad de medida de venta de cada artículo, la que está en la ficha del artículo, en los datos de ventas. No hace falta rellenar todos los periodos.

Puedes tener todas las previsiones que quieras, pero cada escenario MRP solo puede usar una. Y una previsión que ya se ha usado en una ejecución del MRP no se puede borrar. Esto último importa más de lo que parece: quien prueba muchas versiones acaba con una lista de previsiones viejas que nadie sabe si se pueden usar.

¿Cómo genera SAP Business One la previsión con el historial de ventas?

La ventana de Previsiones tiene un botón Generar previsión. Abre una pantalla de configuración donde filtras los artículos por artículo, proveedor preferido y almacén por defecto. En los ajustes avanzados eliges la opción de basarse en el historial de ventas y un método de cálculo, y los métodos disponibles dependen de la vista. Después marcas qué documentos cuentan, los pedidos de cliente o las entregas y las facturas de deudores, y la fecha de inicio del historial.

La ayuda de SAP aclara qué se queda fuera: las facturas de deudores basadas en una entrega, las facturas de reserva y los documentos cancelados no se tienen en cuenta, y solo cuentan los documentos con fecha de contabilización dentro del rango. Una vez generada, puedes escalar las cantidades hacia arriba o hacia abajo con un porcentaje. El ejemplo de la ayuda es multiplicarlas por el 200 %.

Es una herramienta honesta y rápida para empezar. Lo que no hace, porque no es lo que promete, es separar lo que fue venta normal de lo que fue promoción, ni distinguir la temporada de cada artículo, ni dar una banda de error. Un porcentaje común para todo el catálogo es lo contrario de prever por artículo.

¿Dónde se queda corta la previsión de SAP Business One?

Imagina un mayorista industrial con cinco almacenes y 3.200 artículos activos. Los discos de corte se venden el doble en marzo y en septiembre, la cinta de teflón sube en octubre con el frío, y las bridas dependen de las obras que haya en cada provincia. Una previsión generada con el historial y escalada un 10 % para la campaña trata igual a los tres, y reparte las unidades entre almacenes según la media de la empresa.

Hay cuatro problemas que se repiten. Primero, el historial incluye semanas con rotura de stock, donde la venta fue baja porque no había mercancía. Segundo, las promociones entran como venta normal. Tercero, no hay una previsión por almacén con sus propias señales. Cuarto, una cifra sin banda no dice cuánto fiarse: la previsión de un artículo que vende 200 a la semana y la de uno que vende 2 a saltos aparecen igual de seguras.

Ninguno de los cuatro se arregla con otra pantalla de SAP. Se arreglan con un cálculo que mire el historial con más cuidado y que ponga, al lado de cada cifra, con qué datos se ha hecho.

• Roturas en el historial: la venta baja de un artículo sin stock no es demanda baja.
• Promociones y obras: venta puntual que no se repite igual al año siguiente.
• Almacenes distintos: cada uno con su temporada, sus clientes y sus plazos.
• Sin banda: el MRP recibe una cifra y no sabe si es segura o una corazonada.

¿Cómo lo resuelve el sistema encima de SAP Business One?

Leemos de SAP Business One por el Service Layer, la API web del programa, con un usuario propio que solo puede leer: las líneas de entregas y facturas de deudores con fecha, artículo, almacén y cantidad, el stock por almacén, los pedidos de compra abiertos y los datos de planificación de cada artículo. Con eso se reconstruye el stock de cada día hacia atrás y se marcan los días sin mercancía.

Sobre ese historial limpio se calcula, para cada artículo y almacén, la demanda semana a semana con la temporada que se repite, la tendencia reciente y las promociones o proyectos que marques. La previsión sale con una banda: «Sevilla, brida DN50: 24 a la semana, entre 18 y 31». La banda no es adorno. Es la que decide cuánto colchón lleva después el pedido.

Si quieres que el resultado viva en SAP, el programa escribe una previsión en el menú MRP, con la vista que uses, y el asistente MRP la elige en su escenario. Si prefieres no escribir nada, la previsión se queda en el panel y en el asistente, y Compras la mira allí. En los dos casos la persona decide; el programa propone y explica.

Un ejemplo con números.

Un artículo, Disco de corte 125 mm, en el almacén de Valencia. Las últimas doce semanas dicen: 18, 20, 22, 19, 0, 0, 4, 21, 23, 26, 25, 28. Las tres semanas bajas (0, 0 y 4) coinciden con una rotura de stock que los movimientos confirman. La media de esas doce semanas es 17,2, y esa es la cifra que saldría de una generación sencilla con el historial.

El programa descarta esas tres semanas como demanda no servida y mira las nueve restantes, que suben de 18 a 28. Añade la subida que este artículo hace cada septiembre, medida en los dos años anteriores, y prevé 29 a la semana para las próximas cuatro, con una banda de 24 a 35. La diferencia con 17 es enorme: el MRP, con la media, habría recomendado comprar para un ritmo que ya no existe.

Con esa previsión en la ventana de Previsiones, el asistente MRP recomienda con la demanda real. El plazo del proveedor, el múltiplo de pedido y la cantidad mínima de pedido siguen saliendo de los datos de planificación del artículo, que no se han tocado.

Lo que hace falta de tus datos.

Dos o tres años de entregas y facturas por artículo y almacén, el stock por almacén de hoy y los movimientos de inventario. Si tienes pocos meses, el programa trabaja igual, con bandas más anchas, y te lo dice. También conviene saber qué almacenes son de venta y cuáles son solo de tránsito o de averiados, para que no entren en la previsión.

Las promociones y los proyectos importantes hay que contarlos una vez: una lista con fechas y artículos afectados, que puede ser un Excel. Con ese dato la previsión no confunde una obra con una tendencia.

Lo que no hace.

No sustituye al módulo MRP ni a sus escenarios, ni cambia cómo se explotan las listas de materiales. No escribe pedidos por su cuenta: las recomendaciones siguen pasando por la ventana de recomendaciones de pedido. No toca contabilidad, precios ni documentos cerrados. Y no adivina lo que no está en los datos: una obra que nadie ha contado no se prevé.

Si tu catálogo es corto y estable y las previsiones de SAP ya aciertan, te lo diremos en el diagnóstico y no tendrá sentido montar nada.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

La prueba es con tus meses pasados: por cada semana, el programa prevé solo con lo que se sabía ese día y se mide el error contra la venta real, al lado del error de la previsión que de verdad usabas. Se hace antes de contratar y es parte de la <a href="/control-de-stock/simulacion-con-tus-datos/">simulación con tus datos</a>. Después, uno o dos meses en modo sombra: prevé sin escribir nada en SAP.

Para empezar basta con un export de entregas, facturas y stock por almacén. Con eso el análisis gratuito te devuelve un informe corto con los artículos donde más se separan la previsión de SAP y la nuestra.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si hoy generas la previsión con el historial y la escalas con un porcentaje Esa es la previsión de la ventana de SAP, y trata igual al artículo de temporada y al que vende parejo todo el año. Aquí cada artículo lleva la suya.
• Si tu MRP recomienda compras que luego sobran o llegan tarde Casi siempre el cálculo está bien y la demanda que lee no. Cambiar la fuente de demanda es más barato que cambiar la forma de planificar.
• Si repones varios almacenes y cada uno vende distinto Repartir una previsión de empresa entre almacenes a partes iguales falla en cuanto uno tiene obra, campaña o un cliente grande. Cada almacén se prevé con lo suyo.
• Si lanzas promociones o vendes por proyecto Las ventas de una promoción o de una obra entran en el historial como si fueran normales y hinchan la previsión del año siguiente. Se marcan y se calculan aparte.
• Si fabricas o montas y el producto terminado lleva componentes de plazo largo El MRP explota la lista de materiales desde la demanda del terminado. Un error ahí se multiplica en cada componente. Merece la pena afinar justo esa cifra.

La ventana de Previsiones sigue siendo la de SAP. Cambia lo que se escribe en ella.

No sustituimos el módulo MRP ni añadimos nada dentro del cliente de SAP Business One. Leemos ventas y stock con un usuario de solo lectura, calculamos fuera y, si tú lo decides, escribimos el resultado como una previsión más. Antes de escribir nada se repiten tus meses pasados y se compara con la previsión que de verdad usabas.

• Previsión por artículo y almacén, no una media escalada con un porcentaje común.
• Temporada, tendencia y promociones separadas, medidas con tu historial.
• Cada cifra con su banda y con el porqué, para que Compras sepa cuánto fiarse.
• Se prueba con tus datos antes de escribir en SAP, y la persona sigue decidiendo.