Alertas de stock en SAP Business One: la de stock mínimo avisa cuando ya vas justo.

Qué hace en alertas de stock en sap business one.

¿Qué alertas de stock trae SAP Business One?

SAP Business One trae alertas predefinidas que se gestionan en la gestión de alertas y se reciben como mensajes en el buzón. La lista de la ayuda oficial incluye alertas comerciales (desviación del límite de crédito, del compromiso, del porcentaje de beneficio bruto, del descuento y del presupuesto) y dos que afectan al stock: Desviación del inventario mínimo y Recomendación del MRP vencida.

La primera detecta cuando el inventario de un artículo cae por debajo del mínimo definido en su ficha. La segunda, según cómo se configure, avisa cuando las recomendaciones del MRP no se han liberado en documentos a tiempo para cubrir la demanda de inventario, y su condición de tiempo se llama Liberar en (días). La ayuda aclara que en el resto de alertas puedes elegir qué documentos se comprueban, pero no en estas dos.

Para que una alerta se envíe hay que marcar su casilla Activa. Los mensajes con prioridad alta aparecen en rojo, con una exclamación, en el buzón del destinatario, y con el cockpit y el widget de mensajes y alertas se ven con más comodidad. Son avisos dentro del programa: quien no abre SAP en todo el día no se entera.

¿Dónde está el mínimo que dispara la alerta?

El mínimo se define en la ficha del artículo, en Inventario, Datos de artículo, pestaña Datos de inventario, en el campo Mínimo, y puede ser distinto por almacén. Lo puso una persona en algún momento y nadie lo ha tocado desde entonces. Es lo que explica que la alerta avise igual de un artículo que vende 1 a la semana que de uno que vende 40.

Hay además una configuración que cambia el comportamiento. En Administración, Inicialización del sistema, Configuración de documentos, existe una opción para decidir qué hace el sistema cuando una entrega o una factura deja el inventario por debajo del mínimo. Según una nota de ayuda de SAP, si está marcada la opción de bloquear la entrega o recepción, aparece el error 10001425 («No puede continuar; el nivel de inventario cae por debajo de la cantidad mínima definida») y la venta no sigue.

Es decir: según cómo esté configurado, SAP avisa, bloquea o deja pasar. Conviene saber cuál de las tres tienes, porque cada una enseña a la gente a comportarse distinto, y en el caso del bloqueo las ventas se paran por un mínimo que puede estar desfasado.

¿Por qué la alerta de stock mínimo llega tarde?

Porque mide el presente. Salta cuando el inventario ya está por debajo del mínimo, y lo que importa a Compras es el futuro: si hay tiempo de reponer antes de quedarse sin nada. Con un proveedor que tarda tres semanas, un aviso que llega cuando quedan dos semanas de venta ya es una rotura segura.

Además no distingue. Un mayorista con 3.000 artículos activos tiene decenas de alertas a la vez en cuanto cambia la temporada, casi todas de artículos de poco movimiento, y entre ellas la de la brida que de verdad se va a acabar el jueves. A las dos semanas, nadie lee el buzón.

El problema no es la alerta. Es lo que mide: un umbral fijo contra una realidad que se mueve cada semana. Para avisar bien hace falta la venta que viene y el plazo real del proveedor.

• Mide el presente (stock bajo el mínimo), no el futuro (stock que se acaba antes de reponer).
• Mismo peso para un artículo que vende 1 y para uno que vende 40.
• Con avalancha de avisos, el importante se pierde.
• Solo llega dentro de SAP: sin abrir el programa, no se ve.

¿Cómo avisa el sistema antes de la rotura?

Para cada artículo en cada almacén, el programa calcula la venta de las próximas semanas y el plazo real del proveedor, medido con tus entradas de mercancía, y estima la probabilidad de llegar a cero antes de que entre el próximo pedido. Si esa probabilidad pasa del umbral que fijes, hay aviso. No hace falta que el artículo esté por debajo de su mínimo.

Cada aviso lleva la razón: el stock a mano, lo que viene en camino, la venta prevista, el plazo y el riesgo. Se agrupan por proveedor y por almacén, se ordenan por urgencia y cada persona recibe solo lo suyo. El responsable de un almacén ve su almacén; Compras ve sus proveedores. Si no hay nada urgente, no hay mensaje.

Los canales son los que cada persona use. El resumen de primera hora por correo; el panel con el mapa de stock, que enseña los artículos a cero, los que se acaban, los que están bien y los que sobran; y, como añadido, WhatsApp, que montamos con nuestro socio Bedel, con avisos de urgencia y botones para aprobar. Todo sale de los mismos datos leídos de SAP, y ninguno escribe en el programa si no lo has permitido.

Un ejemplo con números.

Un almacén de Valencia con un artículo, Rodamiento 6205 2RS. Vende 12 a la semana. El mínimo de la ficha es 20 y hay 31 unidades, así que la alerta de SAP no salta. El proveedor, según la ficha, tarda 10 días, pero con las últimas entradas se mide una media de 24 días, con picos de 31. No hay pedido en camino.

En 24 días, a 12 por semana, se venden unas 41 unidades. Hay 31. El programa estima un riesgo de rotura alto, del orden del 70 %, y avisa hoy: «quedan 31, vende 12 a la semana, sin pedido en camino y el proveedor tarda unos 24 días; sin pedir hoy, a cero hacia el día 18». La alerta de SAP habría saltado cuando el stock cayera de 20, es decir, hacia el día 6 o 7, y entonces ya sería tarde para el plazo real.

En este caso los números salen de un ejemplo inventado, pero la forma es la de la realidad: el aviso útil llega semanas antes de que el stock cruce el mínimo, y el de SAP cuando ya no hay margen.

Alertas de lo que sobra y de pedidos que no llegan.

Una buena alerta de rotura sola empuja a comprar de más. Por eso el sistema avisa también de los artículos que tienen meses de cobertura sobre la venta prevista y de los que llevan semanas sin venta, con el dinero que representan. Es la manera de que el aviso de «pide» no sea el único mensaje que recibe Compras.

También avisa de los pedidos de compra abiertos cuya fecha ya pasó sin entrada de mercancía. Es la causa más frecuente de roturas que nadie esperaba: el pedido estaba hecho, y no llegó. Es un aviso paralelo a la alerta de recomendaciones del MRP sin liberar, que mira el otro lado, el de lo que no se llegó a pedir.

Lo que no hace.

No sustituye ni desactiva las alertas de SAP Business One, y no escribe nada en el programa para avisar. No garantiza que no haya roturas: reduce el riesgo y te dice con cuánta antelación. No sabe lo que no está en los datos: un cliente que anuncia un pedido enorme por teléfono no aparece hasta que se registra.

Si tienes pocos artículos y la persona de compras los conoce uno a uno, la alerta de mínimo de SAP bien configurada puede bastarte. Te lo diremos en el diagnóstico.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Con tus meses pasados. Se reconstruye el stock día a día y se cuenta, para cada rotura real, si el sistema habría avisado, con cuántos días de margen y cuántos avisos falsos habría generado, frente a lo que habría dicho la alerta de mínimo. Es parte de la <a href="/control-de-stock/simulacion-con-tus-datos/">simulación con tus datos</a>. Las medidas se fijan antes de ver el resultado.

Después, uno o dos meses en modo sombra: los avisos se calculan y se guardan, pero no se envían, y se revisan contigo. Solo cuando el umbral te convence se activan los canales. Para empezar basta con un export de entregas, facturas, stock por almacén y pedidos de compra abiertos, y el análisis gratuito te devuelve un informe corto con los artículos que hoy están en riesgo.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si Compras se entera de la rotura cuando un cliente la reclama La alerta de mínimo no llegó, o llegó con decenas más del mismo día. Un aviso ordenado por riesgo y por urgencia se lee; cien iguales se ignoran.
• Si tienes mínimos de hace años en toda la ficha de artículos La alerta es tan buena como el mínimo. En vez de rehacer un catálogo entero, el aviso por riesgo ya usa la venta y el plazo actuales.
• Si repones almacenes de delegaciones Quien lleva cada almacén quiere saber lo suyo y a tiempo de pedir un traslado. El aviso dice qué almacén tiene sobrante del artículo que falta.
• Si importas con plazos largos Con semanas de plazo, el aviso útil es el de hace semanas, no el de hoy. El riesgo se calcula contra el plazo real del proveedor.
• Si el responsable de compras está de viaje o en la nave Un mensaje breve en el móvil con lo urgente y botones para dar el visto bueno al pedido sugerido evita esperar a volver a la mesa.

Las alertas de SAP siguen avisando. Nosotros avisamos antes y con la razón.

No tocamos las alertas que ya tienes ni sustituimos el buzón de SAP. Añadimos un aviso de riesgo con la venta prevista y el plazo real, por el canal que cada persona use. Se prueba antes con tu histórico: cuántas roturas habría avisado el sistema y con cuántos días de margen, frente a la alerta de mínimo.

• Aviso por riesgo de rotura con la venta prevista y el plazo real, no por un número fijo.
• Un aviso por artículo y almacén, ordenado por urgencia y con su porqué.
• Correo, panel o WhatsApp, y solo lo que le toca a cada persona.
• Se compara con tu alerta de mínimo sobre meses pasados antes de activar nada.