Alertas de stock en WooCommerce: el aviso útil llega antes de que el umbral salte.

Qué hace en alertas de stock en woocommerce.

¿Qué es una alerta de stock en WooCommerce?

Una alerta de stock es un aviso que te dice que un producto va a agotarse. En WooCommerce hay una de serie: un correo electrónico que se envía cuando la cantidad de un producto baja de un número. Es útil, y es el punto de partida, pero tiene un fallo de diseño: el número lo eliges tú y no sabe nada de ventas ni de proveedores.

Una buena alerta responde a otra pregunta. No «¿quedan menos de diez?», sino «¿llego a tiempo con lo que tengo y con lo que tarda mi proveedor?». Cuando la respuesta pasa a ser que no, es el momento del aviso, y ese momento es distinto para cada producto.

¿Qué avisos trae WooCommerce de serie?

Según la documentación de WooCommerce, en Ajustes > Productos > Inventario hay tres avisos que se activan por separado: de stock bajo, de agotado y de pedido pendiente de entrega. Debajo, una casilla para los destinatarios, con una o varias direcciones separadas por comas, y dos números: el Low stock threshold y el Out of stock threshold. También hay un campo con los minutos que se retiene el stock de un pedido pendiente de pago, y opciones para ocultar los agotados del catálogo y para decidir si el cliente ve la cantidad.

En el editor de cada producto o variación que gestiona stock, la pestaña Inventario permite poner un Low stock threshold propio, que sustituye al de la tienda. Es la forma de tener un número distinto por producto. El correo lo recibe quien esté en la lista de destinatarios, y es el único canal.

¿Por qué el aviso de WooCommerce llega tarde o sobra?

Tomemos una tienda de cerveza artesana que vende a bares. La IPA en caja de 24 vende 30 cajas por semana. El umbral de la tienda está en 10, y por eso el aviso salta cuando quedan 10 cajas: dos días de venta. El proveedor tarda dos semanas. Resultado: cada vez que salta el aviso, quedan doce días sin producto, y ningún pedido llega antes.

Con el mismo umbral, los vasos de cata, que se piden una vez al trimestre, mandan un correo cada semana, y el correo de la IPA se pierde entre los demás. El umbral único falla por los dos lados: tarde en lo importante y a menudo en lo trivial. Y como no hay forma de saber qué correo importa, la gente deja de leerlos.

• No sabe cuánto vendes: diez unidades son un día para un producto y tres meses para otro.
• No sabe cuánto tarda el proveedor.
• No distingue campaña de semana normal.
• Avisa solo por correo, a una dirección que a veces no mira nadie.

¿Cómo se calcula el aviso útil? Un ejemplo con números

La IPA vende 30 cajas por semana. El proveedor tarda 2 semanas. En esas dos semanas se venderán 60. Como la venta varía de una semana a otra y el plazo no es siempre exacto, se añade un colchón de 15, calculado con esa variación. Punto de aviso: 60 + 15 = 75 cajas.

Con 75 cajas en el almacén quedan 2,5 semanas de cobertura, unos 17 días. El pedido tarda 14, así que hay margen para pedir sin que haya rotura. El aviso llega con ese margen, con la frase: «IPA caja: quedan 75, cobertura 17 días, tu proveedor tarda 14. Pide antes del jueves». Frente a eso, el aviso de las 10 cajas llegaría cuando solo quedan dos días. Esa es toda la diferencia, y es la que decide si hay rotura.

Para las variaciones con poca venta, el cálculo cambia: se usa un modelo de demanda intermitente y el aviso lleva la probabilidad de rotura, no solo los días. La calculadora de riesgo de rotura te deja hacer este cálculo a mano para un producto.

¿Cómo se conecta a tu tienda?

Se crea una clave en WooCommerce > Ajustes > Avanzado > REST API con permiso Read. Con ella se lee el stock actual de cada producto y variación y los pedidos de los últimos dos años para calcular ritmos y estacionalidad. No se instala ningún plugin y no se toca el tema. La lectura se hace por tramos y de madrugada.

Si en algún momento quieres que el propio WooCommerce avise con el valor calculado, se da permiso de escritura solo para el Low stock threshold. Cada semana sale una lista con los cambios propuestos: valor actual, valor nuevo y por qué. Tú apruebas lo que quieras.

¿Por dónde te llega el aviso?

Por correo, a quien tú digas y con el resumen que prefieras: un aviso por cada producto urgente y un resumen semanal para el resto. En el panel, con el mapa de stock en cuatro estados (a cero, se acaba, bien, sobra) y la previsión por semana con su banda. Y por WhatsApp, como añadido, con nuestro socio Bedel, que ha resuelto más de 18.000 incidencias por WhatsApp, sobre todo en residencias de estudiantes y en otros muchos sectores.

El aviso de WhatsApp es corto: el producto, la cobertura en días, el plazo del proveedor y un botón para abrir la propuesta de pedido. Se puede contestar en el mismo chat al asistente («¿cuánto vendí de la IPA el mes pasado?») y responde con los datos diciendo de dónde sale cada cifra. La página de WhatsApp explica cómo se monta.

¿Y los avisos de sobrestock y de pedidos esperando?

Un buen sistema avisa también del lado contrario. Producto con más de seis meses de cobertura y ventas a la baja, con el dinero que hay inmovilizado: es stock muerto en formación y conviene saberlo antes. El aviso sugiere qué hacer, desde bajar el siguiente pedido hasta una oferta.

Y si permites vender sin stock, avisa de los pedidos que esperan mercancía: cuántos, desde cuándo y si el pedido en camino llega antes de la fecha que prometiste al cliente. Ese aviso es el que evita cancelaciones.

¿Cómo se comprueba que los avisos sirven?

Antes de activar nada, se repite tu último año semana a semana y se cuentan los avisos que habría mandado el sistema: cuántos, de qué productos y cuántos de ellos habrían evitado una rotura de las que tuviste. Con eso se afina la sensibilidad: más avisos si prefieres no arriesgar, menos si el equipo es pequeño. Después, uno o dos meses en modo sombra con los avisos reales y sin cambiar cómo compras.

Si la simulación demuestra que tu umbral actual ya funciona, se dice. Y no hace falta nada de esto si tienes pocas referencias y un proveedor que sirve en dos días: ahí un Low stock threshold bien puesto basta. Si te reconoces en lo contrario, el análisis gratuito parte de una exportación de pedidos y te devuelve cuántos días estuvo agotado cada producto.

¿Qué no hace?

No pide mercancía por su cuenta ni cambia tu stock. No sustituye al aviso de WooCommerce sin que tú lo decidas. No prevé lo que no tiene historia: un producto nuevo se avisa con una estimación y se dice que lo es. Y no arregla un inventario mal llevado: si la cantidad que muestra WooCommerce no es la que hay en el almacén, el aviso se equivoca con ella. Por eso el diagnóstico compara el stock de la tienda con el calculado y señala los productos que no cuadran.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si el correo de stock bajo ya no lo lee nadie Llega cada día con productos que no importan, y el que sí importa se agota entre la basura. Con aviso por riesgo, llegan pocos y todos son para actuar.
• Si tu proveedor tarda semanas El umbral no sabe cuánto tarda. El aviso se adelanta lo que haga falta según el plazo de cada proveedor.
• Si tienes cientos de variaciones Poner el Low stock threshold a mano en cada una es inviable. El valor se calcula para todas y se puede actualizar cada semana.
• Si quien compra no mira el correo de la tienda El aviso va a quien decide, por el canal que mira. Un mensaje corto con un enlace a la propuesta.
• Si temes quedarte sin algo en campaña En semanas de campaña la cobertura baja más rápido. El aviso se calcula con la previsión de esas semanas, no con la venta normal.

Un aviso que sabe lo que vendes y lo que tarda tu proveedor.

Los plugins de alertas añaden avisos dentro de WordPress, con más umbrales y más canales, pero siguen siendo un número que alguien elige. El sistema que montamos calcula el aviso con tus ventas y tus plazos, lee la tienda por la API y avisa fuera. Antes de activarlo, se repite tu último año para ver cuántos avisos habrían salido, cuántos habrían sido útiles y cuántas roturas habrían evitado.

• Aviso por producto y variación, con la cobertura en días.
• Calculado con la previsión y el plazo real del proveedor.
• Correo, panel o WhatsApp, a quien decide.
• Sin plugins: lee por la API REST con una clave de solo lectura.