Calculadora
Calcula la probabilidad de quedarte sin stock antes de que llegue el pedido.
Mete el stock que tienes hoy, cuánto vendes al día de media, cuánto varía esa venta y los días que faltan hasta que llegue el próximo pedido. Sale la probabilidad de quedarte a cero antes de que llegue y los días de cobertura que te quedan.
Se calcula aquí, en tu navegador: no se guarda ni se envía nada. Es una aproximación con fórmulas de libro; un programa con tus datos lo calcula producto a producto, sitio a sitio y con la temporada.
Qué calcula.
Un stock mínimo te dice si estás por debajo de un número. Esto te dice otra cosa: con lo que tienes hoy y lo que vendes, qué probabilidad hay de quedarte a cero antes de que entre el próximo pedido. Es la pregunta que de verdad se hace quien lleva compras un lunes por la mañana.
El cálculo tiene tres pasos. Primero, cuánto vas a vender hasta que llegue el pedido: la demanda diaria por los días que faltan. Segundo, cuánto puede desviarse esa cifra: la variación diaria por la raíz cuadrada de los días. Tercero, cuántas de esas «desviaciones» te sobran entre tu stock y la venta esperada; de ahí sale la probabilidad con la curva normal.
Un ejemplo: 230 unidades en stock, 20 al día, una variación de 6 y 10 días hasta el pedido. La venta esperada son 200, con un margen de unas 19 arriba o abajo. Te sobran 30, algo más de una desviación y media, y el riesgo sale en torno al 6 %. Los días de cobertura esperados, 230 entre 20, son 11,5.
Cómo leer el resultado.
Un 6 % significa que, en cien situaciones como esta, en seis te quedarías sin producto. Compáralo con el nivel de servicio al que trabajas: si es el 95 %, un 6 % está en el límite y toca pedir o pedir que el proveedor adelante; un 30 % es urgente; un 0,5 % no necesita nada.
Fíjate en que la cobertura esperada (11,5 días) es mayor que los días que faltan (10) y aun así hay un 6 % de riesgo. Es lo que un stock mínimo no ve: la media llega, pero una semana algo fuerte no. Cuanto más varíe la venta de un producto, más se separan la cobertura media y el riesgo real.
Lo útil de este número es que se puede ordenar: si calculas el riesgo de tus cincuenta productos principales, sabes qué pedir primero y qué puede esperar, que no es lo mismo que la lista de «los que están por debajo del mínimo».
De dónde sacar cada dato.
Si el pedido lleva retraso, mete los días reales que crees que tardará, no los del albarán. Es el dato que más mueve el resultado.
- Stock actual: el disponible de verdad, descontando lo reservado para pedidos de clientes y lo que está en una tienda a la que no vas a mover nada.
- Demanda media diaria: las ventas de las últimas cuatro a ocho semanas entre sus días. Si estás entrando en campaña, usa las mismas semanas del año pasado, que se parecerán más a lo que viene.
- Variación de la demanda: en Excel, =DESVEST.M sobre las ventas de cada día. Si no las tienes por día, la diferencia habitual entre un día normal y un día fuerte.
- Días hasta que llegue el próximo pedido: si ya está pedido, los que faltan hasta la fecha prevista de entrada. Si no está pedido, los días que tardarás en pedirlo más el plazo del proveedor.
Límites del cálculo.
La curva normal describe bien los productos que venden todos los días. Para los que venden 0 la mayoría de los días y 10 de golpe, se queda corta o se pasa, y el riesgo de verdad depende de cuándo cae el pedido grande. Para esos productos el número es orientativo.
Tampoco sabe lo que viene: si la semana que viene hay promoción o un cliente grande ha avisado de un pedido, súmalo a la demanda. Supone que no entra nada antes del pedido que has puesto, y mira un solo producto en un solo sitio. Con todo el catálogo, es un cálculo para hacerlo un programa.
Qué hace distinto un programa con IA.
Esta calculadora es, a pequeña escala, cómo trabaja el programa de control de stock con IA. En vez de un «mínimo 10» igual para todo, calcula cada semana un riesgo de rotura para cada producto en cada almacén o tienda, y la lista de pedidos sale ordenada por ese riesgo y por lo que se pierde en euros si no se pide.
Hay dos diferencias con lo que haces aquí. La forma de la demanda no se supone: se aprende de tus ventas, producto a producto, con la temporada y con lo que está pasando estas dos semanas. Y el riesgo se comprueba: después de cada campaña se mira si los productos a los que dio un 5 % de riesgo se quedaron sin stock más o menos un 5 % de las veces. Sin esa comprobación, un porcentaje es una opinión.
Preguntas frecuentes
¿Qué riesgo de rotura es aceptable?
Depende de lo que cueste la rotura frente a lo que cuesta tener más stock. Como regla de partida, el complemento de tu nivel de servicio: si trabajas al 95 %, un riesgo por encima del 5 % es señal de pedir. Para lo que no puede faltar, el 1 o el 2 %. Para lo que vende poco y tiene sustituto, un 10 % se puede asumir.
¿Por qué sale riesgo si el stock me cubre más días de los que faltan?
Porque la cobertura se calcula con la venta media y el riesgo con la venta que puede pasar. Si tienes para 11 días a ritmo medio y faltan 10, basta con una semana algo mejor de lo normal para quedarte a cero el día 9. Cuanto más irregular sea la venta de ese producto, mayor es esa diferencia.
¿Vale para un producto que vendo dos unidades a la semana?
Como orientación. Con ventas tan bajas e irregulares, la curva normal no describe bien lo que pasa y el porcentaje puede alejarse del real. Para esos productos vale más la pregunta simple: ¿con lo que tengo cubro el plazo entero aunque caiga un pedido grande? Un programa con IA aprende la forma de esa demanda en vez de suponerla.
¿Y si ya tengo un pedido en camino?
Entonces los «días hasta que llegue el próximo pedido» son los que faltan hasta su entrada real, y el stock es el que tienes hoy sin contar el pedido. Si hay dos pedidos escalonados, calcula el riesgo hasta el primero; en cuanto entre, vuelve a calcular con el nuevo stock.
¿Cómo paso de un producto a tener el riesgo de todos cada semana?
Con un Excel, hasta unas decenas de productos: una fila por producto con estos cuatro datos y la fórmula. A partir de ahí, y en cuanto hay varios almacenes o tiendas, es trabajo de un programa que lea las ventas y el stock de donde ya están y lo calcule solo. Si quieres ver cómo quedaría con tus datos, el análisis gratuito de stock empieza por ahí.