Control de stock en Odoo con IA: Odoo lleva tu stock, esto decide cuánto pedir.

Qué hace en con odoo.

Qué hace Odoo Inventario con el stock, y qué significa «previsto» en Odoo.

Odoo lleva el inventario bien. Cada producto tiene su cantidad a mano por almacén y por ubicación, cada entrada y cada salida queda como un movimiento con fecha, y los albaranes de compra y de venta mueven el stock solos. Encima de eso están las reglas de reabastecimiento: para un producto en un almacén, un mínimo y un máximo. Cuando el stock previsto baja del mínimo, Odoo genera un pedido de compra (o una orden de fabricación) por la cantidad que falta hasta el máximo. Es sencillo y se entiende, y por eso casi todas las empresas en Odoo lo usan.

Conviene entender qué es ese «stock previsto», porque el nombre engaña. En Odoo, previsto significa lo que hay ahora más lo que está pendiente de recibir menos lo que está pendiente de entregar. Es decir, cuenta pedidos ya confirmados, no ventas futuras. Si hoy tienes 40 unidades, te van a llegar 20 y tienes 15 vendidas sin servir, el previsto es 45. Lo que vayas a vender la semana que viene no está ahí. Las versiones recientes añaden en el informe de reabastecimiento unos «días de visibilidad» para mirar un poco más adelante, pero siguen mirando pedidos confirmados.

En Odoo Enterprise hay además un plan maestro de producción donde se teclea, producto a producto y periodo a periodo, la demanda que se espera. Odoo la usa para planificar compras y fabricación. Funciona, pero la previsión la pone una persona a mano, y con trescientos productos y doce meses son 3.600 casillas que nadie revisa después.

Por qué el mínimo y el máximo fijos se quedan cortos.

Una regla de reabastecimiento es una buena idea con un problema: los dos números son fijos y los pone una persona una vez. En una empresa con 800 referencias y tres almacenes son 2.400 reglas. Se rellenaron al migrar a Odoo, muchas copiadas del programa anterior, y desde entonces han cambiado los proveedores, sus plazos, los precios y las ventas. Nadie tiene tiempo de repasarlas, así que Compras corrige de cabeza las que conoce y deja el resto como están.

El segundo problema es la temporada. Un mínimo de 30 para un producto de jardín vale en abril y sobra en noviembre. Lo que suele pasar es que se pone el mínimo de la campaña y se vive todo el año con exceso, o se pone el de temporada baja y la campaña pilla sin producto. Y el tercero es el plazo del proveedor: Odoo lo tiene en la ficha del proveedor de cada producto, pero el mínimo de la regla no se recalcula cuando ese plazo pasa de 7 a 20 días porque el proveedor cambió de almacén.

Nada de esto es culpa de Odoo. Es que una regla fija no puede mirar el ritmo de venta de ese producto en ese almacén esta semana, y eso es exactamente lo que hace falta para decidir cuánto pedir.

Cómo se añade la previsión: leer de Odoo, calcular fuera, escribir en Odoo.

El programa se conecta a tu Odoo por su API externa (XML-RPC o JSON-RPC, las dos vienen de serie) con un usuario propio. Lee las líneas de venta con fecha, producto y almacén; los movimientos de stock; las cantidades actuales por ubicación; los pedidos de compra pendientes de recibir; y los plazos de entrega de cada proveedor que ya tienes en la ficha del producto. Todo esto está en Odoo y no hay que teclear nada.

Con eso, para cada producto en cada almacén, calcula la demanda de los próximos días como un abanico (lo más probable y lo que puede pasar), la probabilidad de quedarse a cero antes de que llegue el siguiente pedido con el plazo real de ese proveedor, y la cantidad que compensa pedir en euros. La temporada se aprende con todos tus almacenes a la vez, y las ventas con descuento se marcan aparte para que una promoción no haga creer al modelo que ese producto vende el doble siempre.

Lo que vuelve a Odoo es la decisión, en la forma que elijas. Y vuelve por la misma API, con permiso de escritura solo en esos campos. Nada más se toca.

Dos formas de devolver la decisión a Odoo.

La primera es escribir el mínimo y el máximo de cada regla de reabastecimiento. Cada lunes (o cada dos días en campaña), el programa actualiza las reglas con la cantidad calculada para esa semana. Odoo sigue funcionando exactamente igual: cuando el previsto baja del mínimo, genera el pedido. La ventaja es que no cambia nada para Compras: las mismas pantallas, el mismo informe de reabastecimiento, los mismos pedidos. Solo que los números ya no son los de hace dos años.

La segunda es crear el pedido de compra directamente en borrador, agrupado por proveedor, con las líneas y una nota por línea que explica el porqué: ritmo de venta, plazo, stock a mano y en camino, riesgo. Compras lo abre en Odoo, lo revisa, cambia lo que quiera y lo confirma como cualquier otro pedido. Esta forma es mejor para quien quiere ver la lista entera antes de que Odoo mueva nada, y es la que se usa durante el modo sombra.

Las dos se pueden combinar: reglas para los productos de rotación estable y pedidos en borrador para los de campaña o los nuevos. Y si usáis el plan maestro de Enterprise, la demanda prevista se carga ahí y Odoo planifica con ella.

Varios almacenes, traspasos y plazos de proveedor.

Odoo permite varios almacenes y rutas entre ellos, y muchas empresas los tienen: un central y dos o tres delegaciones, o un almacén por país. El programa mira cada almacén con sus propias ventas y sus propios plazos, y después todos juntos. Antes de proponer un pedido al proveedor para Zaragoza, comprueba si el producto sobra en Valencia y propone el traslado interno, con lo que cuesta el transporte frente a lo que cuesta pedir. El traslado va como propuesta aparte para que decidas.

Los plazos de entrega salen de la ficha de proveedor de cada producto en Odoo, que es donde Compras ya los tiene. Si un plazo está vacío o es de hace años, el programa lo estima con las fechas reales de pedido y recepción de los últimos meses, y te avisa de los que no cuadran. Ese aviso por sí solo suele descubrir unas cuantas fichas por arreglar.

Lo técnico, en llano: la API, los permisos y las actualizaciones.

La API externa de Odoo es la puerta oficial para que otros programas hablen con Odoo. Está en Community y en Enterprise, en Odoo Online, en Odoo.sh y en servidor propio. Se crea un usuario para el programa con permiso de lectura en ventas, inventario y compras, y de escritura solo en las reglas de reabastecimiento o en los pedidos de compra en borrador. Si tu partner de Odoo lleva el sistema, le pasamos la lista exacta de lo que leemos y escribimos para que dé de alta el usuario con eso y nada más.

No se instala ningún módulo en tu Odoo y no se entra en su base de datos. Esto importa cuando actualizas de versión: no hay código nuestro dentro de Odoo que migrar ni que pueda fallar. Lo que puede cambiar entre versiones es el nombre de algún campo, y eso se revisa en una tarde con una base de pruebas antes de tocar la de producción.

La lectura se hace fuera de horas de trabajo y por páginas, para no cargar tu Odoo. Las ventas de hoy no hacen falta al minuto: para decidir el pedido de la semana sobra con los datos de anoche.

Cómo se comprueba antes de escribir nada en Odoo.

Primero, con tus propios meses pasados. El programa vuelve a decidir cada semana solo con lo que se sabía esa semana, partiendo del stock que había de verdad en cada almacén, y se compara con lo que hicisteis con vuestras reglas: demanda atendida, ventas perdidas en euros, pedidos, unidades y dinero parado. Las medidas se fijan antes de ver el resultado. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí y no se sigue.

Después, uno o dos meses en modo sombra: el programa propone cada semana con datos frescos, en forma de pedidos en borrador que no se confirman, y vosotros seguís decidiendo con vuestras reglas de siempre. Al final se mide qué habría pasado. Solo entonces se le da permiso para escribir las reglas, y aun así cada cambio queda registrado con su porqué.

Cuándo con las reglas de Odoo te basta.

Si tienes un almacén, unas decenas de referencias, un proveedor que sirve en dos días y ventas parecidas todo el año, unas reglas de reabastecimiento bien puestas te sobran. Repasarlas una vez al trimestre con la guía de stock mínimo y máximo es más barato que cualquier programa, y te lo diremos en el diagnóstico.

Compensa cuando se juntan varias de estas: cientos o miles de referencias con reglas que nadie revisa, varios almacenes, temporada marcada, proveedores con plazos largos o distintos entre sí, y una persona de Compras que cada semana corrige de cabeza lo que Odoo propone. Si te reconoces, el análisis gratuito de tu stock es la forma de saberlo con tus propios datos.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si migrasteis a Odoo hace dos o tres años y las reglas de reabastecimiento siguen como se pusieron Es lo más común. Los mínimos se copiaron del programa anterior o se pusieron a ojo, y desde entonces han cambiado proveedores, plazos y ventas. El programa los recalcula cada semana con lo que vende hoy cada producto.
• Si eres distribuidor con varios almacenes en Odoo y decides los traslados entre ellos a ojo o por llamadas. Aquí el stock de cada almacén se mira con sus propias ventas y sus propios plazos, y los traslados se proponen antes de comprar.
• Si usáis Odoo Enterprise y rellenáis la previsión del plan maestro a mano La pantalla del plan maestro de producción deja teclear la demanda prevista por producto y periodo. Alguien de vuestro equipo lo hace mes a mes. El programa calcula esa previsión con las ventas y la deja lista para cargar.
• Si vendes por tienda online conectada a Odoo Shopify, WooCommerce o PrestaShop vuelcan los pedidos en Odoo, así que las ventas ya están en un solo sitio. El programa lee de Odoo y prevé la campaña con la del año pasado y con lo que está pasando estas dos semanas.
• Si tienes un partner de Odoo y no quieres desarrollos dentro de Odoo Muchas empresas no quieren módulos a medida que compliquen cada actualización. Por eso el programa vive fuera y habla con Odoo por la API. Tu partner sigue llevando Odoo y solo tiene que dar de alta un usuario.
• Si tu producto tiene temporada y el mínimo es el mismo todo el año Calefacción, piscina, jardín, material escolar. El mínimo de invierno te deja cajas en verano y el de verano te deja sin producto en invierno. Aquí el mínimo cambia cada semana con la temporada aprendida de tus propios datos.

Dentro de Odoo, no en vez de Odoo.

No es un módulo de previsión que hay que instalar y mantener en cada versión, ni un programa aparte donde volver a teclear lo que ya está en Odoo. Es un motor que lee de tu Odoo, calcula fuera y devuelve la decisión al sitio donde Compras ya trabaja: las reglas de reabastecimiento o un pedido en borrador. Se comprueba con tu histórico antes de escribir nada, y el código queda a tu nombre.

• Nada instalado en Odoo: conexión por la API externa, con un usuario propio y permisos acotados.
• La decisión vuelve a Odoo como regla de mínimo y máximo o como pedido en borrador. Tú eliges.
• Primero la prueba con tus meses pasados: reglas propuestas frente a reglas actuales, con cifras.
• Vale para Community y Enterprise, en Odoo.sh, en servidor propio y en Odoo Online con el plan Custom.