Software para almacén de repuestos: qué referencias tener y cuáles no.

Qué hace en repuestos.

El problema del recambio no es cuánto pedir, es qué tener.

En una tienda de alimentación casi todo rota. En un almacén de repuestos pasa lo contrario: de 15.000 referencias, unas 2.000 salen con regularidad, otras 4.000 salen alguna vez al año y el resto lleva más de doce meses sin moverse. Esa es la foto típica de un concesionario, un distribuidor de recambio o el almacén de mantenimiento de una fábrica. Y el dinero parado no está en las 2.000 que rotan: está en las 9.000 que no.

La pregunta que decide el almacén no es «¿cuántas pastillas pido?», que cualquier programa resuelve con un mínimo. Es «¿tengo que tener este sensor en casa o lo pido cuando entre el coche?». Esa decisión se toma hoy de memoria, por el recambista que lleva veinte años, o no se toma: el mínimo que puso alguien en 2019 sigue ahí y el programa sigue pidiendo.

Un control de stock de repuestos con IA ataca esa pregunta con el histórico de salidas. Para cada referencia calcula cada cuánto sale, cuántas, con qué regularidad y qué cuesta tenerla frente a lo que cuesta no tenerla. Y con eso propone en qué grupo va: en casa con mínimo, bajo demanda o fuera.

Tres tipos de referencia, tres maneras de tratarlas.

Lo primero que hace el programa es clasificar el almacén por lo que sale de verdad. No por familia, ni por precio de catálogo, ni por lo que el fabricante recomienda tener: por la historia de salidas de cada referencia en tu almacén. Salen tres grupos, y cada uno se gestiona de una manera distinta.

Las que rotan (filtros, pastillas, aceites, correas, consumibles de mantenimiento) se tratan como cualquier producto de alta rotación: previsión, nivel de servicio y pedido semanal al proveedor. Las esporádicas (una bomba de agua que sale cinco veces al año, un motor de arranque) se prevén con un modelo pensado para demanda a trompicones: cuándo volverá a salir y en qué cantidad, como probabilidad. Y las paradas se cuentan en euros y se ponen delante de quien decide.

• Rotación regular: previsión semanal, punto de pedido calculado y revisado cada temporada.
• Demanda esporádica: probabilidad de salida antes del plazo del proveedor; en casa solo si compensa o si es crítica.
• Sin movimiento en más de doce meses: lista en euros y por antigüedad, y bloqueo de recompra automática.
• Críticas (marcadas por ti): nivel de servicio propio, aunque salgan poco, y aviso aparte.

Las piezas críticas se miden distinto.

Hay referencias que salen una vez cada dos años y que, aun así, hay que tener. En mantenimiento industrial es evidente: un variador o un rodamiento concreto paran una línea y cada hora parada vale más que el stock de la pieza durante diez años. En un concesionario es menos dramático pero igual de real: el coche del cliente ocupa un elevador tres días mientras llega la pieza.

Para esas referencias el programa no aplica la regla de «sale poco, no la tengas». Las marcas tú (o se importan del plan de mantenimiento o de la lista del fabricante) y a cada una se le fija un nivel de servicio más alto que al resto. Se vigilan aparte: cuando el riesgo de quedarse sin ella supera el umbral, aparece en el panel con prioridad, aunque el stock de hoy parezca suficiente para un año.

Lo que se gana es tener la lista de críticas explícita y con números, en lugar de en la cabeza de una persona. Y poder discutirla: si una pieza marcada como crítica no ha salido en cuatro años y el proveedor sirve en 48 horas, el programa lo enseña y vosotros decidís si sigue en la lista.

Equivalencias: tres códigos, una pieza.

Es el dato sucio más habitual en recambio. La misma pieza existe con la referencia original, con la de un fabricante equivalente y con la nueva que le puso la marca cuando cambió de numeración. En el programa de gestión son tres referencias con tres historias de ventas cortas que, miradas por separado, dicen que ninguna se vende. Miradas juntas, es una pieza que sale cada mes.

En el diagnóstico construimos la tabla de equivalencias con lo que tengáis: la del fabricante, la del catálogo electrónico (TecDoc o el del concesionario) y lo que el recambista sabe de memoria. El histórico se junta por pieza y el programa calcula para la pieza. Al proponer el pedido, elige la referencia que compense por precio y plazo del proveedor y te enseña las otras.

La tabla queda a vuestro nombre y se amplía con cada referencia nueva. Es un trabajo de una vez que en muchos almacenes nunca se ha hecho porque no había dónde ponerlo.

Cada proveedor, su plazo. Cada referencia, su proveedor.

En recambio conviven plazos de 24 horas (el distribuidor de la zona), de tres o cuatro días (el almacén central de la marca) y de semanas (importación, piezas de modelos antiguos, fabricación bajo pedido). Un mínimo único por referencia ignora esto, y el resultado es stock de sobra de lo que llega mañana y roturas de lo que tarda seis semanas. Y en España los coches duran: según ANFAC, la edad media de los turismos llegó a 14,6 años en 2025, así que pedir piezas de modelos que ya no se fabrican es trabajo de cada semana.

El programa guarda, para cada referencia, el proveedor habitual y el plazo real: no el que promete, sino el que se mide con vuestros pedidos pasados. Con ese plazo calcula la cantidad que cubre la demanda hasta que pueda llegar el siguiente pedido, con el nivel de servicio que fijes. Donde el proveedor sirve en un día, el stock en casa baja a casi nada; donde tarda semanas, sube y el programa avisa con tiempo.

Si una pieza tiene dos proveedores, el pedido sale por el que compense esa semana, y si el rápido es más caro, el programa pone los dos números delante: lo que cuesta de más y lo que cuesta esperar.

Lo que hace falta de tus datos.

Las salidas por referencia y fecha: órdenes de reparación, albaranes de venta a talleres o partes de mantenimiento, según el caso. El stock actual. Las entradas de proveedor con fechas de pedido y de recepción, para medir los plazos. Y, si existe, la lista de equivalencias y la de piezas críticas. Casi todo esto lo exporta cualquier programa de gestión de taller o de recambio; lo que no, se reconstruye.

Lo que no se carga: datos de clientes, matrículas ni nombres. Para prever salidas basta con referencia, fecha, cantidad y almacén. Antes de calcular nada entregamos un informe de calidad de datos: referencias sin movimiento, códigos duplicados, entradas sin fecha, plazos que no cuadran. Ese informe por sí solo suele ser la primera limpieza del almacén en años.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Antes de decidir nada en vivo, el programa vuelve a jugar vuestros últimos meses sin conocer el futuro: qué habría tenido en casa, qué habría pedido y cuándo, y se compara con lo que hicisteis. Se mide la demanda atendida, las urgencias evitadas, el dinero parado y los pedidos. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada semana propone la lista de pedidos y la de referencias a sacar, el recambista decide como siempre y apunta qué acepta. Al final se mide. Cuando convence, pasa a producción conectado al programa del taller o al ERP. Si quieres saber antes si esto es para tu almacén, mándanos un export de salidas y stock y te devolvemos un informe corto: cuántas referencias no se mueven, cuánto dinero hay parado y qué tres cosas cambiaríamos primero.

Cómo decide el predictor qué repuestos tener.

En un almacén de recambio la mayoría de referencias salen de vez en cuando. Una media semanal ahí engaña: dice «0,2 a la semana» y nadie sabe si tener una pieza o ninguna. El predictor modela la venta como una distribución, rachas incluidas, y de ahí saca la probabilidad de que te pidan esa pieza antes de que llegue la siguiente compra. Con esa probabilidad y el margen de la pieza decide si compensa tenerla.

Las piezas críticas, las que paran un vehículo o una máquina, se marcan como imprescindibles y tienen su propio trato. Cada referencia lleva el plazo de su proveedor. El modelo completo está en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si eres concesionario o taller grande con almacén propio y el recambista pide de memoria lo que cree que va a salir. El programa pone números a esa memoria, referencia a referencia, y deja la decisión en sus manos.
• Si distribuyes recambio a talleres y tienes el mismo problema por partida doble: el stock de tu almacén y lo que cada taller te pide a última hora. Aquí se prevé por cliente y por referencia.
• Si llevas el almacén de mantenimiento de una fábrica y hay piezas que no salen en dos años pero que, si faltan, paran una línea. El programa las trata como lo que son: seguros, con un nivel de servicio distinto al resto.
• Si tienes referencias duplicadas por equivalencias y el histórico de cada una, por separado, no dice nada. Se agrupan en el diagnóstico y el pedido sale por la que convenga.
• Si cada año haces inventario y descubres dinero parado y al año siguiente pasa lo mismo. El programa lo enseña cada semana, en euros, para que se decida antes del inventario y no después.
• Si lo llevas en el programa del taller y el mínimo lo pusisteis hace años Ese mínimo se revisa con el histórico de verdad, referencia a referencia, y el programa lo ajusta cada temporada en lugar de dejarlo fijo.

Hecho para miles de referencias que casi nunca se mueven.

Los programas de gestión de taller llevan bien el albarán y mal la decisión de qué tener. Su mínimo y máximo por referencia lo pone una persona una vez y nadie vuelve a tocarlo. Este programa calcula ese mínimo con tu histórico de salidas, lo revisa cada temporada y te explica cada referencia en una frase: por qué la tiene, por qué no, o por qué la pide ahora.

• Clasifica las referencias por lo que sale de verdad, no por el precio de catálogo.
• Demanda esporádica calculada como abanico: de ahí sale el riesgo real de rotura.
• Piezas críticas con nivel de servicio propio y aviso aparte.
• Se prueba con tu histórico antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.