Control de stock para papelerías y material de oficina: la vuelta al cole, sin roturas.

Qué hace en papelerías y oficina.

¿Cómo se decide hoy el stock en una papelería o en un distribuidor de oficina?

En casi todas, a base de mínimos en el programa de gestión y de memoria. El mínimo se puso cuando entró la referencia, la persona de compras lo corrige cuando ve huecos, y el resto del catálogo se pide al mayorista cuando alguien lo pide. Funciona mientras el catálogo es pequeño. Con diez o quince mil referencias, cada una en varios colores y formatos, nadie puede mirarlas todas.

Encima, el año tiene dos ritmos que no se parecen. Uno es la campaña escolar, que en unas semanas de agosto y septiembre concentra una parte grande de la venta de cuadernos, estuches, mochilas y material de dibujo. El otro es el pedido de las empresas, que es regular pero llega sin aviso, casi siempre cuando al cliente ya se le ha acabado algo.

Lo que se ve al final es conocido en el sector: mochilas y agendas que sobran en octubre en unas tiendas, cuadernos que se agotaron en otras la primera semana, folios pedidos con urgencia para un cliente que compra lo mismo cada mes, y una estantería de referencias que nadie recuerda haber vendido.

¿Qué cambia con el sistema en la vuelta al cole?

La vuelta al cole deja de prepararse copiando el pedido del año anterior. El programa calcula la carga de cada tienda con su venta de otras campañas, día a día, y con las listas de material de los colegios de su zona si las tenéis. Así la tienda con tres colegios cerca recibe cuadernos y la del centro, agendas y mochilas.

El material escolar es lo primero de la lista de las familias: según la encuesta del Observatorio Cetelem de agosto de 2025, es el artículo más demandado de la vuelta al cole, por delante de los libros de texto y la ropa. Y no todo se compra el primer día: el Centro Europeo del Consumidor en España recomienda a las familias comprar de forma escalonada y recuerda que los colegios no pueden obligarles a comprar en un único establecimiento. La campaña se alarga y se reparte entre tiendas, y la reposición tiene que seguirla.

Durante la campaña, el programa mira la venta diaria de cada tienda y propone reposiciones desde el almacén y traspasos entre tiendas antes de que se agote lo que más sale. Al bajar la venta, te enseña lo que ha sobrado y dónde, con tiempo para decidir.

• Carga inicial por tienda con la venta de campañas anteriores, día a día.
• Listas de material de los colegios de la zona sumadas a la previsión, si las hay.
• Tendencia de alumnos de cada zona: la campaña no se copia, se ajusta.
• Reposición y traspasos durante la campaña con la venta diaria.
• Lista de lo que sobra al terminar, por tienda y en euros.

¿Qué es un pedido recurrente de cliente empresa?

Es el pedido que una oficina, un despacho o un colegio hace con un ritmo fijo, aunque no lo tenga apuntado: folios cada tres semanas, tóner cada dos meses, archivadores en enero. El distribuidor lo vive como pedidos sueltos y urgentes; mirado con el historial, es casi un calendario.

El programa aprende ese ritmo cliente a cliente y referencia a referencia, y propone el pedido unos días antes de la fecha probable. Tu comercial lo confirma con una llamada o un correo, o lo manda como presupuesto. El cliente compra lo mismo que compraría, pero sin quedarse sin, y tú preparas una ruta y no cinco portes sueltos.

Con los consumibles de impresora la cuenta afina más. Si sabéis qué impresora tiene cada cliente, el programa calcula su gasto de tóner y prepara la reposición; cuando el cliente cambia de equipo, deja de proponer el tóner viejo y te avisa del stock que se queda sin dueño.

Miles de referencias pequeñas: qué tener y qué pedir cuando se pida.

En papelería conviven referencias que salen a diario (folios, bolígrafos, cinta adhesiva) con otras que salen dos veces al año (un recambio concreto, un formato de sobre raro, un color de cartulina). Tratarlas igual lleva a tener de más de lo raro y de menos de lo que rota.

El programa clasifica el catálogo por lo que vende de verdad, en unidades y en euros, y propone qué hacer con cada grupo. Las que rotan van con pedido semanal y punto de pedido calculado. Las esporádicas se tienen solo si el mayorista tarda en servirlas o si un cliente importante las pide. Las que llevan más de un año sin salir se listan con su valor, para decidir.

Y dentro de cada referencia, el color y el formato. El bolígrafo azul y el verde son referencias distintas que se compran en la misma caja surtida o en cajas separadas, según el proveedor. El programa las calcula por separado y convierte entre unidad de compra y unidad de venta, para que el pedido salga en cajas completas.

¿Qué programas se usan en papelería y material de oficina?

Las cadenas y los distribuidores medianos suelen trabajar con un ERP generalista (Sage, Odoo, Business Central) o con un programa de gestión pensado para el sector con el catálogo del mayorista cargado. Los que venden a empresas por internet tienen además una tienda en PrestaShop, WooCommerce o Shopify, a veces con precios por cliente.

Leemos ventas, stock, pedidos de clientes y entradas de proveedor con un usuario que solo puede leer, y los pedidos de la web si la hay. Si el catálogo del mayorista cambia de códigos cada temporada, en el diagnóstico construimos la tabla que une los códigos viejos con los nuevos, para que la historia de ventas no se pierda.

Lo que hace falta de tus datos.

Ventas por tienda o por cliente, referencia y día, de al menos una campaña escolar completa (dos es mucho mejor). Stock por tienda y en el almacén. Entradas de proveedor con fechas, para medir plazos. Unidades de compra y de venta de cada referencia. Si las tenéis, las listas de material de los colegios y la impresora de cada cliente empresa.

Antes de calcular nada entregamos un informe de calidad de datos: referencias duplicadas por cambio de código, colores mezclados en una sola referencia, stocks negativos, clientes con varias fichas. No cargamos datos personales de familias ni de alumnos.

Lo que no hace.

No hace de TPV ni de ERP: lee de los que tenéis y devuelve una propuesta. No manda pedidos a los clientes por su cuenta: los propone para que los confirme tu equipo. No adivina una moda escolar que no ha pasado nunca (la mochila de la serie del verano); la detecta en cuanto empieza a venderse y propone reponer, pero la primera compra sigue siendo vuestra. Y no sustituye las obligaciones de etiquetado y seguridad de los productos escolares, que son del fabricante y de quien los vende.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Empezamos con una simulación de la última vuelta al cole: el programa vuelve a jugar julio, agosto y septiembre con lo que se sabía cada día y se compara lo que habría mandado a cada tienda con lo que se mandó. Se mide la venta perdida por roturas, lo que sobró y los traspasos. Si no mejora lo que hacéis, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra con el pedido recurrente de los clientes empresa, que no espera a septiembre: el programa propone, tu equipo decide como siempre y se mide. Si quieres verlo antes, mándanos un export de ventas y stock y te devolvemos un informe corto: cuántas referencias no se mueven, cuánto dinero hay parado y qué tres cosas cambiaríamos primero.

Cómo prepara el predictor de stock la vuelta al cole.

En papelería septiembre vale por varios meses: la vuelta al cole concentra la venta de cuadernos y mochilas en pocas semanas. El predictor aprende esa curva con las ventas de años anteriores, tienda a tienda, y en esas semanas puede recalcular cada dos o tres días. El resto del año pasa lo contrario: miles de referencias pequeñas que salen poco, y para cada una calcula si compensa tenerla en la estantería.

Lo que compras por caja y vendes por unidad se cuadra con las unidades por bulto. El cálculo completo está en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si tienes una cadena de papelerías con almacén central y la vuelta al cole se prepara con el pedido del año pasado. El programa reparte la carga por tienda con su venta real y la vigila durante la campaña.
• Si distribuyes material de oficina a empresas y tus clientes te llaman cuando se quedan sin folios o sin tóner. El programa te propone su pedido antes, para que lo confirme tu comercial.
• Si tienes más de 10.000 referencias y no sabes cuántas llevan un año sin moverse. El programa las clasifica en el diagnóstico y te las enseña en euros.
• Si en octubre te sobran mochilas y agendas en unas tiendas mientras en otras se agotaron la primera semana. Con la venta diaria de la campaña, los traspasos se proponen a tiempo.
• Si compras al mayorista a diario y pagas muchos portes porque cada tienda pide por su cuenta. El programa junta las necesidades y propone pedidos en cajas completas con los días de servicio de cada proveedor.

Pensado para miles de referencias baratas y una campaña que decide el año.

En papelería el problema no es una referencia cara que se rompe: son miles de referencias baratas que, sumadas, son mucho dinero parado, y una campaña escolar que se prepara en julio sin saber cómo irá. Los programas de gestión del sector llevan bien el albarán, la factura y el catálogo del mayorista; el mínimo por referencia lo pone alguien y no se revisa. Este programa calcula cada referencia, color y formato en cada tienda, prepara la vuelta al cole con datos y anticipa el pedido de cada cliente empresa.

• Vuelta al cole calculada por tienda, con la venta de otros años y las listas de los colegios.
• Pedido recurrente de cada cliente empresa propuesto antes de que se quede sin.
• Clasificación del catálogo por lo que vende de verdad, en unidades y en euros.
• Se prueba con vuestros datos de la última campaña antes de cambiar nada.