Control de stock para cooperativas: lo que pedirán tus socios, antes de la campaña.

Qué hace en cooperativas.

¿Qué es un control de stock para cooperativas?

Un control de stock para cooperativas es el sistema que prevé lo que van a pedir los socios en cada campaña, decide cuánto comprar en conjunto y cuánto mandar a cada almacén o tienda, y lleva el stock de cada sección por separado. Se diferencia del de un distribuidor en una cosa: la cooperativa conoce a sus clientes, porque son sus socios, y sabe qué cultivan, cuántas hectáreas tienen y qué ganado crían.

Según el informe 2025 de Cooperativas Agro-alimentarias de España, con datos del Directorio Anual de Cooperativas 2024, en España hay 3.669 cooperativas agroalimentarias (3.190 agrarias y 479 de explotación comunitaria de la tierra), con 1.194.734 personas socias en las de primer grado y una facturación de 44.770 millones de euros contando las sociedades participadas.

Es decir: la sección de suministros es lo más común en el cooperativismo agrario, y casi siempre se gestiona con un programa pensado para la liquidación al socio, no para prever la campaña.

¿Cómo se decide hoy la compra de campaña en una cooperativa?

En casi todas, el responsable de suministros o el encargado de cada almacén calcula la campaña con lo que se vendió el año pasado y con lo que va oyendo en el mostrador. La compra conjunta se cierra con el proveedor meses antes, y después se reparte entre almacenes según lo que cada encargado pide. Si un almacén se queda corto en plena siembra, se lleva de otro; si sobra, se queda hasta el año siguiente.

Lo que se pierde por el camino es lo que la cooperativa sabe mejor que nadie. La ficha de socio dice cuántas hectáreas tiene cada uno, qué ha declarado en la PAC a través de la cooperativa o cuántas cabezas tiene. Esa información está en el programa de gestión, pero no se usa para comprar.

Qué cambia con el sistema, almacén a almacén.

El programa prevé cada almacén y cada tienda con dos fuentes. Las ventas de campañas anteriores, por familia y por socio, que dibujan cuándo empieza y acaba cada campaña en ese pueblo. Y la ficha de los socios de ese almacén, que dice cuánto podrían necesitar: hectáreas de cereal para el abono de fondo y la semilla, hectáreas de viñedo u olivar para los tratamientos, cabezas de porcino o de vacuno para el pienso.

Con la previsión de cada almacén suma la compra conjunta, la contrasta con lo que ya está en vuestros almacenes y en la fábrica, y propone el pedido de campaña. Después propone cuánto mandar a cada almacén y cuándo, para que el abono llegue antes de que se abone. Y en plena campaña recalcula cada dos o tres días, porque una semana de lluvia mueve la siembra.

• Abonos de fondo y cobertera: por hectáreas de los socios de cada almacén y por lo que compraron otros años.
• Semillas: por cultivo y variedad, con la campaña de siembra de cada comarca.
• Fitosanitarios: por cultivo, con lote y caducidad, para vender antes de la fecha.
• Piensos: por cabezas y por ritmo de pedido de cada socio ganadero.
• Tienda y estación de servicio: con su ritmo diario, aparte de la campaña.

Secciones, socios y terceros.

Una cooperativa grande es varias empresas bajo un mismo techo: suministros, fábrica de piensos, comercialización de grano, almazara o bodega, tienda, estación de servicio, a veces sección de crédito. Cada una con su stock y su cuenta. El programa las lleva por separado y enseña los movimientos entre ellas con la misma cifra en las dos, como el grano de los socios que entra en comercialización y sale hacia la fábrica de piensos.

La Ley 27/1999, de Cooperativas, en su artículo 93, incluye entre las actividades de las cooperativas agroalimentarias adquirir y fabricar para las explotaciones de sus socios piensos, abonos, semillas e insecticidas, y en su apartado 4 limita las operaciones con terceros no socios al 50 % del total. Muchas cooperativas se rigen por la ley de su comunidad autónoma, con límites propios. Para el stock, eso significa que te interesa saber qué parte de cada producto sale hacia socios y qué parte hacia terceros, y el programa lo lleva separado en la previsión y en el panel.

En las cooperativas de consumo, el artículo 88 de la misma ley define su objeto como el suministro de bienes a sus socios, y permite operar con terceros si los estatutos lo prevén. Ahí el problema es el de una cadena de tiendas, con la misma separación entre socios y terceros.

¿Qué norma toca al stock de fitosanitarios en una cooperativa?

El Real Decreto 1311/2012, sobre uso sostenible de productos fitosanitarios, obliga en su artículo 25 a los distribuidores de productos de uso profesional a llevar un registro de cada entrega con la fecha, el producto con su número de inscripción en el Registro Oficial y el lote, la cantidad y la identificación del comprador, y a conservarlo cinco años. El artículo 21 permite suministrar esos productos solo a quien tiene el carné que acredita la formación.

Para el control de stock, el lote y la fecha ya están en tus datos. El programa los usa para calcular cuánto pedir y para avisar de lo que se acerca a su caducidad en cada almacén. El registro lo sigue llevando tu programa de gestión y la obligación es de la cooperativa.

Qué programas usan las cooperativas y cómo nos conectamos.

Muchas cooperativas agrarias trabajan con un programa sectorial pensado para ellas, que lleva socios, entregas de cosecha, liquidaciones, anticipos y secciones; otras con Sage, Business Central, SAP Business One u Odoo adaptados. Las de consumo suelen tener un programa de tienda en cada punto de venta y un ERP en el almacén central.

Nos conectamos con un usuario que solo puede leer, o con un export diario si el programa no da otra vía: ventas por socio y por almacén, stock por almacén y por sección, entradas de proveedor y la ficha de socio con superficie, cultivo y cabezas. El pedido aprobado vuelve a vuestro sistema. La liquidación al socio y la contabilidad no se tocan.

Lo que no hace.

No liquida al socio, no lleva las entregas de cosecha ni los anticipos, y no hace la contabilidad por secciones. No es el registro de fitosanitarios del Real Decreto 1311/2012 ni el cuaderno de campo de los socios. No negocia el precio de la compra conjunta: dice cuánto vas a necesitar y cuándo. Y no predice el tiempo: recoge en cuanto se nota en las ventas que la campaña va adelantada o retrasada.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Antes de decidir nada en vivo, repetimos tus últimas campañas con lo que se sabía cada semana: qué habría comprado el sistema en conjunto, qué habría mandado a cada almacén y qué habría sobrado al cerrar, comparado con lo que hicisteis. Se mide qué se quedó sin stock en plena campaña, qué sobró y cuánto se movió entre almacenes.

Después, una campaña en modo sombra con la sección que más dinero mueve: el programa propone cada semana y el responsable decide como siempre. El arranque lleva de tres a seis semanas. Si quieres saber antes si os compensa, mándanos un export de ventas por almacén y por socio y el stock, y te devolvemos un informe corto: qué faltó, qué sobró y cuánto hay cerca de caducar en cada almacén.

Cómo prevé el predictor de stock la campaña de los socios.

En una cooperativa la compra se decide antes de la campaña y se reparte entre almacenes de varios pueblos. El predictor aprende la curva de cada producto con las campañas anteriores, almacén a almacén, y la junta con la de los almacenes de su zona para que uno pequeño no dependa solo de sus pocas ventas. Con eso calcula la compra conjunta y lo que va a cada almacén.

Cada sección se puede llevar por separado, con sus propias reglas. Si un almacén vende campaña tras campaña menos de lo esperado, se marca para revisarlo. El cálculo está explicado en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si sois una cooperativa agraria con almacén en cada pueblo y cada encargado pide su campaña de memoria. El programa prevé cada almacén con sus socios y suma la compra conjunta.
• Si tenéis fábrica de piensos propia y el grano de los socios entra por un lado y el pienso sale por otro. Se ven las dos secciones juntas: lo que hay que fabricar y la materia prima que ya está en vuestros silos.
• Si sois una cooperativa de segundo grado que compra para varias cooperativas socias. Cada cooperativa socia es un punto con su previsión, y la central compra con la suma.
• Si tenéis tienda abierta al público con ferretería, jardinería, alimentación de mascotas y productos de la cooperativa. La tienda se prevé como una tienda, con su ritmo diario, aparte de la campaña.
• Si sois una cooperativa de consumo con varias tiendas y el almacén central reparte a todas. El programa calcula lo que va a vender cada tienda y propone el envío con el porqué de cada línea.
• Si el consejo rector pregunta por el stock y nadie tiene la cifra El panel enseña el stock parado en euros por sección y por almacén, y lo que caduca, para la próxima reunión.

Hecho para una empresa que conoce a sus clientes.

Los programas de gestión de cooperativas llevan bien la liquidación al socio, las entregas de cosecha, los anticipos y la contabilidad por sección. La previsión de suministros la siguen haciendo las personas, almacén a almacén. Este programa usa lo que solo la cooperativa tiene, la ficha de cada socio con su superficie y su ganado, para prever cada campaña, y suma esa previsión para la compra conjunta.

• Previsión por socio y por almacén, con la superficie y las cabezas de cada explotación.
• Cada sección con su stock y su cuenta, y lo que pasa entre ellas a la vista.
• Compra conjunta sumada, reparto propuesto por almacén y por tienda.
• Se prueba con tus campañas pasadas antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.