Control de stock para tiendas online: cuánto pedir de cada variante.

Qué hace en tiendas online.

Por qué una tienda online se queda sin stock cuando más vende.

En una tienda física el que repone ve el hueco en la estantería. En una tienda online el hueco no se ve: la ficha sigue publicada, el anuncio sigue pagándose y el cliente llega a una página que dice «agotado» en su talla. Muchas tiendas descubren la rotura por un correo de un cliente o porque la campaña de anuncios empieza a gastar sin vender. En el estudio mundial sobre roturas que publicaron FMI, GMA y CIES en 2002, el 31 % de los compradores que no encontraba un producto se iba a comprarlo a otra tienda; en internet, la otra tienda está a un clic.

El control de stock que traen Shopify y WooCommerce cuenta bien lo que hay, pero decide mal cuándo pedir. Funciona con un umbral fijo por producto, si es que alguien lo ha puesto, y ese umbral no sabe que en noviembre vendes el triple ni que tu proveedor de importación tarda tres meses. Cuando salta el aviso, en campaña, ya es tarde.

Lo que hace falta para evitar roturas de stock en una tienda online es mirar hacia delante: cuánto vas a vender de cada variante hasta que pueda llegar el siguiente pedido, con qué margen de error, y qué día tiene que salir ese pedido para que llegue a tiempo. Eso es lo que calcula el programa, con tus pedidos y tus plazos.

La variante es lo que hay que prever, no el producto.

En moda, calzado, cosmética con tonos o cualquier producto con formatos, el cliente no compra «la sudadera»: compra la M en negro. Prever por producto y repartir a partes iguales entre tallas lleva a lo de siempre: sobran las tallas de los extremos y faltan las del centro. Prever cada variante a pelo tampoco sirve, porque una talla concreta de un color concreto vende tan poco que su historia es casi ruido.

El programa hace las dos cosas a la vez. Prevé el producto con su temporada y su tendencia, y lo reparte entre variantes con la curva que tu tienda vende de verdad, aprendida familia a familia. Si en tu tienda la L pesa más que la S porque tu cliente es así, la curva lo recoge. Cuando una variante concreta se desvía de la curva (un color que ha gustado más), sus propias ventas recientes la corrigen.

• Previsión del producto con temporada y tendencia de los últimos meses.
• Reparto entre tallas y colores con la curva real de cada familia.
• Corrección por variante cuando sus ventas recientes se apartan de la curva.
• Variantes nuevas apoyadas en sus hermanas hasta que tengan historia propia.

Black Friday, Navidad y rebajas se deciden meses antes.

Una tienda que importa vive con un desfase incómodo: el stock de la campaña se pide cuando todavía no se sabe cómo va a ir. Si entre fabricación, transporte marítimo y aduana pasan doce semanas, y quieres la mercancía en el almacén el 1 de noviembre, el pedido sale a primeros de agosto, con el verano a medias y sin datos de la temporada de otoño.

Para esa decisión el programa usa lo que sí se sabe: cuánto vendiste en la campaña anterior (corrigiendo los días en que se te agotó), cuánto está creciendo la tienda este año frente al anterior, y qué parte de aquellas ventas fue solo por el descuento. Con eso propone la cantidad por variante y la fecha límite del pedido para cada proveedor. Si tienes un proveedor nacional que sirve en dos semanas, reparte: una compra grande con el plazo largo y una reposición corta para cuando la campaña ya ha arrancado y se ve qué funciona.

Las ventas con descuento se guardan aparte. Si no se separan, el modelo aprende que ese producto vende cinco veces más de lo normal y en diciembre te propone comprar como si cada semana fuera Black Friday.

Las devoluciones también son stock.

En una tienda online una parte de lo vendido vuelve, y en moda es una parte grande. Esa devolución tiene dos efectos que una hoja de cálculo suele ignorar. Uno: la venta real es menor que la venta bruta, así que prever con los pedidos sin descontar devoluciones lleva a comprar de más. Dos: el producto devuelto vuelve a estar disponible, pero una o dos semanas después y no siempre en condiciones de venderse. Y el plazo lo marca la ley: en una venta a distancia el cliente tiene catorce días naturales para desistir desde que recibe el pedido (artículos 102 y 104 de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios), y tú tienes otros catorce para devolverle el dinero (artículo 107).

El programa aprende por familia qué parte se devuelve, cuántos días tarda en volver a la estantería y qué parte se pierde por daño o falta de etiqueta. La previsión se hace con lo que el cliente se queda, y el stock disponible suma lo que está volviendo solo desde el día en que puede venderse otra vez.

Esto pesa sobre todo después de una campaña. En las semanas siguientes a Black Friday o a Navidad vuelve una ola de devoluciones, y si el pedido de enero se hace sin contarla, se compra producto que va a llegar al almacén por la puerta de atrás. Al revés, contar como disponible lo que aún está en una caja de la agencia deja la web vendiendo unidades que no se pueden preparar.

Stock de seguridad en ecommerce: cuánto colchón tener de cada cosa.

El stock de seguridad es lo que tienes de más para cubrir que vendas por encima de lo previsto o que el proveedor llegue tarde. La regla habitual en una tienda online es un número de semanas igual para todo («siempre dos semanas de colchón»), y es lo que hace que sobre de lo que vende regular y falte de lo que vende a picos.

El colchón razonable depende de tres cosas que cambian por producto: cuánto varía su venta de una semana a otra, cuánto tarda y cuánto se retrasa su proveedor, y qué nivel de servicio quieres para él. Al producto que trae la mitad de la facturación le puedes pedir que esté disponible el 98 % de las veces; a la cola larga del catálogo, un 90 % es más que razonable, y cada punto de más cuesta dinero parado.

El programa calcula ese colchón para cada variante y lo recalcula cuando cambian sus ventas o los plazos reales del proveedor, que se miden con las fechas de tus compras. Si quieres hacer la cuenta tú para un producto, la calculadora de stock de seguridad del hub hace la misma fórmula con tus números.

Varios almacenes y varios canales.

Cuando la tienda crece, el stock se reparte: un almacén propio y un operador logístico, stock enviado a los almacenes de Amazon, quizá una tienda física que también vende. Cada sitio tiene su plazo de reposición y cada canal su ritmo. Pensar en un solo número de stock total esconde que lo que está en Amazon no sirve para un pedido de tu web.

El programa lleva el stock de cada almacén por separado, prevé cada canal con sus propias ventas y propone dos cosas: el pedido al proveedor para el conjunto y cuánto mandar a cada almacén. Los pedidos pagados pendientes de preparar se restan del disponible, para que no se cuenten como stock libre unidades que ya tienen dueño.

Cómo se empieza y cuándo no encaja.

Hace falta el histórico de pedidos con sus líneas por variante (Shopify y WooCommerce lo exportan), el stock actual por variante y almacén, las devoluciones, y las compras a proveedor con la fecha de pedido y la de entrada, que es de donde sale el plazo real de cada uno. Con eso hacemos el diagnóstico: se reconstruye el stock día a día, se cuentan los días de rotura de cada variante y se vuelve a jugar tu última campaña como si el programa hubiera pedido por ti, para compararlo con lo que pediste.

Si la prueba convence, uno o dos meses de modo sombra: el programa prepara cada semana la propuesta de compra y tú sigues comprando como siempre, apuntando qué habrías cambiado. Después, producción: la propuesta llega como borrador de pedido en tu plataforma o como Excel para el proveedor, con un panel de qué pedir, qué se está quedando parado y qué fecha límite tiene cada campaña.

No encaja si todo tu catálogo es dropshipping, si tienes pocas referencias con un proveedor que te sirve en 24 horas, o si la tienda lleva menos de seis meses vendiendo. En esos casos un umbral bien puesto en tu plataforma basta, y te lo diremos en el diagnóstico.

Qué pesa en el predictor de stock de una tienda online.

En una tienda online cada variante (talla, color o formato) es una referencia con su propio ritmo, y casi siempre se compra a un proveedor con plazo. El predictor prevé la venta de cada variante hasta que llegue el siguiente pedido, suma lo que ya viene de camino y propone la compra agrupada por proveedor, en el múltiplo de caja que pida cada uno.

Los días en que una variante estuvo agotada no se leen como días sin demanda; si se leyeran así, la previsión se quedaría corta justo en lo que más se vende. Black Friday o Navidad se marcan como temporada propia para que en esas semanas recalcule más a menudo. Cómo llega a cada cifra lo explicamos en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si cada Black Friday se te agota lo bueno el primer día y en enero tienes cajas de lo que pediste «por si acaso». La cantidad de campaña sale de la campaña anterior, de lo que crece la tienda este año y del plazo de tu proveedor.
• Si vendes ropa, calzado o cualquier producto con tallas y el stock total parece suficiente mientras los clientes no encuentran su talla. Aquí la previsión se hace por talla y color, y la curva se aprende con tus ventas.
• Si importas y el pedido sale tres meses antes de venderse cuando todavía no sabes cómo va a ir la temporada. El programa propone una primera compra con el plazo largo y una reposición corta con un proveedor nacional si lo tienes, para corregir cuando ya se ve cómo vende.
• Si tu tienda tiene muchas devoluciones y el stock que marca Shopify no coincide con lo que hay listo en la estantería. Las devoluciones entran en la cuenta con su plazo y su porcentaje de producto que no vuelve a la venta.
• Si vendes en tu web y en Amazon desde el mismo almacén y una venta en un canal deja sin stock al otro sin que nadie lo vea venir. La previsión se hace por canal y se cuadra contra el mismo almacén.
• Si la persona que hace las compras es también la que lleva la tienda y el pedido se prepara un domingo por la noche con el panel de Shopify abierto. La lista de compra sale preparada, ordenada por urgencia y con el porqué de cada línea.

Shopify sabe cuánto te queda. Esto calcula cuánto vas a necesitar.

Los avisos de stock bajo de tu plataforma usan un número fijo que pones tú, igual para el producto estrella que para el que vende dos al mes, en marzo igual que en noviembre. El programa aprende el ritmo de cada variante y el plazo de cada proveedor, y avisa cuando el riesgo de agotarla antes del siguiente pedido supera lo que tú admites.

• Antes de usarlo, se juega tu última campaña y se compara con lo que pediste: roturas, ventas perdidas y dinero parado.
• Cada línea del pedido explica su cantidad: ritmo de venta, días que faltan para la entrega y devoluciones previstas.
• Lee de Shopify o WooCommerce y devuelve el pedido como borrador de compra o como Excel para el proveedor.
• El código y los datos quedan a nombre de tu empresa. Si dejas de trabajar con nosotros, sigue siendo tuyo.