Control de stock dental y veterinario: cada clínica, servida antes de que caduque.

Qué hace en dental y veterinaria.

¿Qué es un control de stock dental y veterinario?

Un control de stock dental y veterinario es el sistema que decide cuánto material mandar a cada clínica y cuánto pedir al fabricante, teniendo en cuenta lo que gasta cada clínica, el lote y la fecha de caducidad de cada caja. En este sector el problema no es una referencia que se vende mucho: son miles de referencias pequeñas (guantes, anestesia, composites, fresas, cementos, vacunas, pipetas) que salen en cantidades cortas hacia muchas clínicas.

Según la estadística de profesionales sanitarios colegiados del INE, en 2025 había en España 43.672 dentistas y 38.668 veterinarios colegiados. Detrás de esas cifras hay miles de clínicas, casi todas pequeñas, que no tienen almacén ni persona de compras: piden cuando abren el cajón y ven que falta algo. Quien las abastece carga con la previsión que ellas no hacen.

Un control de stock con IA hace esa previsión por ti. Lee tus albaranes, aprende lo que gasta cada clínica y propone qué mandarle y cuándo, con el lote que conviene que salga primero.

¿Cómo se decide hoy la reposición a las clínicas?

En casi todos los distribuidores, de tres maneras que conviven. La clínica llama o escribe cuando le falta algo, y el pedido sale con urgencia. El comercial pasa cada dos o tres semanas, abre armarios y apunta. Y una parte de las clínicas tiene un pedido fijo mensual que nadie revisa desde hace años. Las tres funcionan, pero ninguna mira el conjunto: qué clínica va a necesitar qué antes de que lo pida.

En el almacén central pasa algo parecido. El mínimo de cada referencia lo puso alguien una vez, para el total de clínicas, y no sabe que este trimestre dos clínicas grandes han empezado a colocar más implantes o que una cadena veterinaria ha abierto tres centros. El resultado es el de siempre: roturas en lo que sube, sobrantes en lo que baja y cajas que caducan en una estantería.

Qué cambia con el sistema, clínica a clínica.

El programa calcula, para cada clínica y cada referencia, cuánto gasta a la semana y cuánto le queda si tienes ese dato (depósito, consigna o el último pedido). Con eso propone el envío antes de que la clínica llame. En dental, el consumo se nota por gabinete y por tipo de tratamiento: guantes, mascarillas, eyectores y anestesia salen con regularidad; composites por color y adhesivos van por rachas; los implantes y los aditamentos salen pocas veces y por medida concreta.

En veterinaria el calendario pesa más. Los antiparasitarios suben en primavera y verano, las vacunas siguen las campañas de cada clínica y los medicamentos de quirófano dependen de cuántas cirugías se programan. El programa aprende esos ritmos con dos años de albaranes y los corrige con lo que está saliendo estas semanas.

• Consumibles de gabinete y de consulta: previsión semanal por clínica, envío propuesto antes de que pidan.
• Composites, adhesivos y cementos: por color y por marca, con la caducidad en el cálculo.
• Implantes y aditamentos: riesgo por medida, nivel de servicio alto en las críticas.
• Vacunas y antiparasitarios: calendario de temporada y lote que conviene que salga primero.
• Clínicas que dejan de pedir: aviso cuando una lleva más días de lo normal sin hacerlo.

¿Qué dice la norma sobre lotes y trazabilidad en productos sanitarios?

El material dental es, en su mayoría, producto sanitario, y le aplica el Reglamento (UE) 2017/745. Su artículo 14.3 pide a los distribuidores que, mientras el producto esté bajo su responsabilidad, se cumplan las condiciones de almacenamiento o transporte que fija el fabricante, y el 14.5 que lleven un registro de reclamaciones, productos no conformes, recuperaciones y retiradas. El artículo 25 exige poder identificar a quién se compró y a quién se suministró cada producto, incluidos los centros sanitarios y los profesionales.

El artículo 27 crea el sistema de identificación única (UDI). Su apartado 8 obliga a los agentes económicos a almacenar y conservar el UDI de los productos implantables de clase III que suministren o reciban, y de los grupos que determine la Comisión. En España, el artículo 19 del Real Decreto 192/2023 concreta el registro que debe llevar cualquier agente que comercialice productos sanitarios: nombre comercial, modelo, UDI-DI, número de lote o de serie, fecha de envío y quién lo suministró y a quién se le suministró. El artículo 25 del mismo real decreto pide que la distribución tenga un registro documentado de lo que distribuye y un técnico responsable.

Para el control de stock, esto significa que tus datos ya tienen lo que hace falta: lote, fecha y clínica en cada albarán. El programa lo aprovecha para calcular y para encontrar un lote rápido. El registro oficial lo sigue llevando tu ERP y la obligación sigue siendo de tu empresa.

¿Y en los medicamentos veterinarios?

El Real Decreto 666/2023 regula la distribución, la prescripción, la dispensación y el uso de los medicamentos veterinarios. Su artículo 14.2 pide a los distribuidores mayoristas conservar al menos cinco años los registros de transacciones del artículo 101.7 del Reglamento (UE) 2019/6. Su artículo 23 pide a los establecimientos minoristas un registro informatizado de cada entrada y cada salida con la fecha, el medicamento y su código nacional, el número de lote, la cantidad y el proveedor, y, en los que necesitan receta, los datos del veterinario y de la receta; y además una auditoría pormenorizada de existencias al menos una vez al año.

Para las clínicas, el artículo 37 del mismo real decreto establece que el veterinario adquiere los medicamentos de su botiquín a través de oficinas de farmacia o comerciales detallistas autorizados, con una hoja de pedido que incluye el nombre de los medicamentos y el número de envases. Es decir: quien repone el botiquín de una clínica recibe pedidos con un formato fijo y tiene que llevar entradas y salidas por lote. Con esos mismos datos el programa calcula el consumo de cada clínica.

El texto consolidado en el BOE ha tenido cambios desde 2023, y te conviene comprobar con tu director técnico o farmacéutico responsable qué te aplica. El sistema ayuda a llevar los datos ordenados; la obligación es tuya.

Qué programas usa el sector y cómo nos conectamos.

Los distribuidores de material dental y veterinario suelen trabajar con un ERP generalista con gestión de lotes: Business Central, SAP Business One, Sage, Odoo, o un programa sectorial que exporta a Excel o CSV. Las clínicas, a su vez, usan programas de gestión clínica con su propio inventario, que a veces registran el consumo por tratamiento.

Nos conectamos a tu ERP con un usuario que solo puede leer: ventas y albaranes por clínica, lotes con caducidad, stock por almacén y entradas de proveedor con fechas de pedido y de recepción. Si alguna clínica comparte su consumo desde su programa, se añade como una fuente más, pero no hace falta para empezar. El pedido aprobado vuelve a tu sistema como propuesta de compra o de envío.

Lo que no hace.

No es el registro de trazabilidad que te piden el Real Decreto 192/2023 o el Real Decreto 666/2023, ni sustituye al técnico responsable o al farmacéutico de tu empresa. No decide qué medicamento se receta ni comprueba recetas. No comunica retiradas ni alertas a la AEMPS ni a las clínicas por ti. No controla la temperatura de tu almacén ni de tus envíos.

Lo que hace es decidir cuánto mandar y cuándo, con la caducidad y el lote dentro de la cuenta, y contestarte en segundos preguntas que hoy exigen cruzar tres listados.

Cómo se comprueba y cómo se empieza.

Antes de decidir nada en vivo, repetimos tus últimos meses con lo que se sabía cada semana: qué habría mandado el sistema a cada clínica y qué habrías pedido tú al fabricante, comparado con lo que hiciste. Se mide cuántas urgencias se habrían evitado, cuánto producto habría caducado y cuánto stock habría en el almacén. Si no mejora lo que haces, se dice ahí.

Después, uno o dos meses en modo sombra: cada lunes llega la propuesta, compras decide como siempre y apunta qué acepta. El arranque completo lleva de tres a seis semanas. Si quieres saber antes si te compensa, mándanos un export de albaranes, lotes y stock y te devolvemos un informe corto: qué clínicas pidieron con urgencia más veces, qué caducó y cuánto hay cerca de caducar.

Cómo decide el predictor de stock con las clínicas.

En material dental y veterinario conviven el consumible de cada día, como los guantes o la anestesia, con productos que salen poco, como los implantes de cada medida. El predictor calcula el consumo de cada clínica referencia a referencia y, para lo que sale de tarde en tarde, la probabilidad de que lo necesiten antes del siguiente envío. Si tienes material en depósito en la clínica, el cálculo es el mismo: el stock sigue siendo tuyo y el predictor decide cuándo reponerlo.

Lo que caduca pesa como coste de tener stock parado, y lo que no puede faltar en ninguna clínica se marca como imprescindible. Cómo se calcula todo, en la página del predictor de stock.

¿Te suena alguno de estos casos?

• Si distribuyes material dental a cientos de clínicas y el comercial pasa cada quince días a ver qué falta. El programa le dice antes de entrar qué va a necesitar esa clínica y qué lleva semanas sin pedir.
• Si repones botiquines de clínicas veterinarias con vacunas, antiparasitarios y medicamentos que caducan y que, en parte, necesitan frío. La cantidad a mandar se calcula para gastarse antes de la fecha, clínica a clínica.
• Si eres un grupo de clínicas con almacén central y cada clínica pide por su cuenta, con un armario lleno de lo que no usa y vacío de lo que sí. El almacén central sabe lo que gasta cada una y lo manda sin que lo pidan.
• Si vendes implantes y material de cirugía con decenas de medidas por sistema y pocas salidas por medida. El programa calcula el riesgo de cada medida por separado y vigila las que paran una cirugía.
• Si cada año tiras producto caducado y nadie sabe en qué almacén ni en qué clínica estaba. El panel lo enseña cada semana en euros, con meses de margen.
• Si tienes que localizar un lote en horas cuando llega una alerta del fabricante o de la AEMPS. El asistente te dice qué clínicas lo recibieron y cuánto, con los datos que ya guarda tu ERP.

Hecho para referencias pequeñas, con fecha y con lote.

Los ERP de distribución sanitaria llevan bien el lote, el registro y el albarán, y mal la pregunta de cuánto mandar a cada clínica. El mínimo por referencia lo pone una persona y vale igual para la clínica de un sillón que para la de seis. Este programa calcula con el consumo real de cada clínica, pone la caducidad en la misma cuenta y te explica cada línea del pedido en una frase.

• Consumo previsto por clínica y por referencia, con aviso cuando una deja de pedir.
• Caducidad y lote dentro del cálculo: se manda lo que se va a gastar antes de la fecha.
• Implantes y referencias críticas con nivel de servicio propio.
• Se prueba con tu histórico antes de decidir nada en vivo, y el código queda a tu nombre.