¿Cómo controlar el stock de material en una clínica dental?

La respuesta en dos frases y para quién es.

Para controlar el stock de una clínica dental hay que partir el material en dos: el de consumo regular, que se repone con una cuenta (lo que gastas hasta que llega el siguiente pedido más un margen), y el que va ligado a un paciente, que se pide cuando el paciente acepta el tratamiento. Mezclarlos en una misma lista de mínimos es la causa de casi todos los problemas.

Es para gerentes y responsables de clínica, de una clínica o de un grupo, que hoy llevan el material en una hoja de cálculo, en el programa de gestión de la clínica o de cabeza de la auxiliar que sabe cuándo se acaba cada cosa. Si repones a las clínicas desde un almacén, lo tuyo es la landing para distribuidores de material dental y veterinario.

Cómo se decide hoy en una clínica y por qué falla.

En la mayoría de clínicas la reposición es reactiva. Alguien ve el último cartucho de anestesia, lo apunta en una libreta o avisa a quien hace los pedidos, y el pedido se hace cuando la lista tiene la longitud suficiente o cuando llega el comercial del depósito dental. Funciona mientras quien conoce los armarios está en la clínica y la clínica es pequeña.

Falla en tres sitios. El primero, las vacaciones y las bajas: la persona que sabía qué había en cada cajón no está y se detectan los faltantes con el paciente en el sillón. El segundo, el material caro que se compra de más por precaución y caduca en el armario: composites, adhesivos, materiales de impresión. El tercero, los grupos de clínicas, donde cada centro pide por su cuenta, repite pedidos mínimos con el mismo proveedor y no se aprovecha lo que sobra en otro.

La causa es siempre la misma: no hay un número que diga cuánto se gasta y cuánto tiempo tarda en llegar, y sin ese número el «cuándo pedir» es una impresión.

Paso a paso con un ejemplo: cartuchos de anestesia en una clínica de dos gabinetes.

Una clínica con dos gabinetes ve de media 25 pacientes a la semana que reciben anestesia local, con un consumo de 1,5 cartuchos de articaína por paciente: 25 × 1,5 = 37,5 cartuchos a la semana. La caja trae 50 cartuchos. El depósito dental sirve en tres días laborables y la clínica revisa el armario y pide una vez a la semana: hay que cubrir el plazo de 3 días más los 7 días hasta la siguiente revisión, 10 días, que son 1,43 semanas.

Consumo esperado en ese periodo: 37,5 × 1,43 = 53,6 cartuchos. La variación de una semana a otra (según las agendas, hay semanas de extracciones y semanas de revisiones) es de 6 cartuchos de desviación típica. Con un nivel de servicio del 95 % (z = 1,65) el margen de seguridad es 1,65 × 6 × √1,43 = 1,65 × 6 × 1,196 = 11,8 cartuchos. El nivel hasta el que reponer es 53,6 + 11,8 = 65,4, es decir, 66 cartuchos.

Si el lunes cuentas 30 cartuchos entre los dos gabinetes y el almacén, te faltan 66 − 30 = 36. Como se vende por cajas de 50, pides una caja y el nivel sube a 80, que son algo más de dos semanas de consumo, muy por debajo de lo que dura la caducidad típica de un cartucho (mira siempre la fecha del lote al recibirlo). Una segunda caja sería sobrestock.

Con ese procedimiento, la anestesia, los guantes de cada talla, las agujas, las mascarillas, los vasos y las servilletas, los baberos y las fundas de succión se calculan en una hoja con cuatro columnas: consumo semanal, desviación, plazo y caja. El stock de seguridad y el punto de pedido tienen sus guías.

El material que no se calcula con consumo: el que va ligado a un paciente.

Los implantes, los aditamentos y las prótesis, los alineadores y buena parte de ortodoncia no se gastan de forma regular. Cada pieza es para un paciente concreto y cada medida es una referencia distinta. Un implante de un fabricante puede tener veinte combinaciones de diámetro y longitud, y de la mayoría venderás dos al año. Calcular un stock de seguridad por cada una es el camino a un armario lleno de piezas caras que nadie usa.

La regla razonable es la contraria: se pide cuando el paciente acepta y paga el tratamiento, con un plazo conocido, y solo se tiene en el armario las dos o tres medidas que concentran la mayoría de las colocaciones. Para saber cuáles son, ordena las referencias por piezas colocadas en el último año (el inventario ABC) y reserva stock solo a las de arriba. Si el proveedor ofrece material en consignación, aprovéchalo: el stock es de él hasta que lo usas.

Errores típicos al llevar el stock de una clínica dental.

El primero es tener un único mínimo por producto que no distingue la época: septiembre y octubre, con las revisiones tras el verano, no se parecen a agosto. El segundo es contar el material abierto como stock: el composite de una jeringa empezada, el adhesivo del frasco en uso. Anótalo como consumido en cuanto se abre.

El tercero es no anotar los lotes y las fechas de caducidad al recibir. Quien lleva la clínica necesita saber qué lote se colocó en qué paciente en caso de aviso del fabricante, y un lote registrado es también un lote que se gasta en orden, primero el que antes caduca. Lo que explica el método FEFO funciona igual en un armario. El cuarto, comprar al mismo proveedor pedidos sueltos con gastos de envío en lugar de uno semanal con todo.

Qué cambia con un sistema de reposición.

Con una clínica, lo que cambia es poco: la hoja de cálculo hace lo mismo. Con un grupo de clínicas cambia todo: un sistema de control de stock lee el consumo de cada centro (las ventas, o las salidas que registre tu programa de gestión o tu ERP), calcula el nivel hasta el que reponer de cada producto en cada clínica, agrupa los pedidos por proveedor para llegar a la caja completa y propone el pedido de la semana con el porqué de cada línea. Tú lo apruebas o cambias lo que quieras.

También ve lo que sobra: si una clínica tiene cuatro cajas de composite sin movimiento y otra se ha quedado sin él, lo dice. Y con el asistente se pregunta en lenguaje normal «¿cuánta anestesia queda en la clínica de Murcia y para cuántos días?». La base de la cuenta es la previsión de demanda.

Qué datos hacen falta.

El consumo por producto y semana de al menos las últimas doce semanas (si el programa de la clínica no lo registra, sirve el histórico de compras como aproximación), el stock actual contado una vez, los plazos de cada proveedor, el tamaño de caja y, si los llevas, los lotes y caducidades. Para grupos de clínicas, además, la tabla que dice qué referencia de un proveedor equivale a cuál de otro.

Los datos de los pacientes no se necesitan y no se cargan: el cálculo trabaja con unidades de material, no con personas.

Cuándo no merece la pena.

Si tienes una sola clínica y la persona que hace los pedidos conoce el material, una hoja con consumo, plazo y caja, repasada una vez al mes, te da lo que necesitas. Un sistema no se justifica por el volumen de una clínica sola.

Empieza a compensar cuando hay varios centros que piden por separado, mucha referencia cara con caducidad, o cuando el coste de quedarse sin un material (un gabinete parado, una cita que se cancela) es mayor que el de tener una caja de más.

Cómo empezar.

Lo más sencillo es repetir el pasado: con el consumo de las últimas semanas, la simulación con tus datos calcula lo que habría propuesto el sistema cada semana y lo compara con lo que se pidió. Si prefieres que lo veamos juntos, pide el análisis gratuito, una demo de 30 minutos por videollamada.