Glosario
Riesgo de caducidad: cuánto de lo que tienes no se venderá a tiempo
Definición
El riesgo de caducidad es la cantidad de producto, o la probabilidad, de que un lote caduque antes de venderse. Se calcula comparando las unidades de cada lote con la demanda prevista hasta su fecha límite: lo que sobra es el riesgo. Es crítico en alimentación, farmacia, cosmética y veterinaria. Se reduce vendiendo primero lo que caduca antes, repartiendo según la venta de cada sitio y pidiendo menos cantidad y más a menudo en los productos de poca rotación.
En un producto con fecha, el exceso no solo cuesta dinero parado: tiene fecha de salida. El riesgo de caducidad responde a una pregunta práctica, que es cuántas unidades de lo que hay en el almacén se quedarán sin vender antes de que expiren, y se puede calcular antes de que ocurra.
Qué es exactamente
El riesgo de caducidad es la parte del stock de un producto con fecha que, según la previsión de ventas, no se habrá vendido cuando llegue esa fecha. Se calcula lote a lote, porque lo que importa no es cuánto hay, sino cuánto hay de cada fecha.
En alimentación, la fecha tiene además un peso legal. El Reglamento (UE) 1169/2011, en su artículo 24, dice que en los alimentos muy perecederos desde el punto de vista microbiológico, que pueden suponer un peligro inmediato para la salud tras un periodo corto, la fecha de duración mínima se sustituye por la fecha de caducidad, y que pasada esa fecha el alimento se considera no seguro. Es decir, no hay forma de venderlo con descuento: una vez pasada, solo queda retirarlo.
También se le llama
Riesgo de merma por caducidad, expiry risk, producto próximo a caducar o shelf-life risk. No hay que confundirlo con el consumo preferente, que es una fecha de calidad y no de seguridad. Esa diferencia se explica en caducidad y consumo preferente.
Cómo se calcula
Para cada lote se compara el número de unidades con la venta prevista en los días que quedan hasta su fecha, descontando los lotes que caducan antes (porque saldrán primero, con la lógica FEFO). Unidades en riesgo = unidades del lote − venta prevista del lote hasta su fecha. Si el resultado es negativo, el lote se vende a tiempo.
Ejemplo. Un distribuidor de yogures frescos en Murcia tiene en su almacén dos lotes del mismo yogur natural: 480 unidades que caducan dentro de 12 días y 960 que caducan dentro de 30. Venta prevista: 40 al día. Lote A: en 12 días vende 480, justo lo que hay, así que se agota a tiempo. Lote B: empieza a venderse el día 13 y tiene 18 días hasta caducar, 18 × 40 = 720 unidades. Pero quedan 960. En riesgo: 960 − 720 = 240 unidades, un cuarto del lote. Si cada una cuesta 0,30 euros, son 72 euros perdidos solo ahí, además de la retirada.
La decisión depende de cuándo se detecta. El día 5, el sistema ya sabe que esas 240 sobrarán y propone: no pedir más este yogur esta semana, mandar parte del lote B a las tiendas que lo venden más rápido y, si hay una promoción posible, lanzarla con tiempo, no el día 28.
Ojo con esto
Dónde se escapa el riesgo de caducidad:
- Medirlo a nivel de producto y no de lote: tres meses de stock total parecen sanos si no se mira que la mitad caduca en dos semanas.
- No aplicar FEFO en la preparación de pedidos: si sale el lote que está más a mano y no el que caduca antes, el viejo se queda al fondo.
- Aceptar la vida útil que queda al recibir sin mirarla: un proveedor que sirve producto con la mitad de su vida útil ya consumida traspasa el riesgo.
- Pedir por mínimo del proveedor: un palé completo de un producto de baja rotación casi siempre es un palé en riesgo.
Dónde aparece en el sistema
Si tu programa lleva lotes y fechas de caducidad, el sistema los lee y calcula las unidades en riesgo de cada lote en cada sitio con la previsión de demanda. El panel lista lo que va a sobrar con fecha y valor en euros, con el tiempo que queda para actuar. La propuesta semanal lo tiene en cuenta: no repone sobre un producto con lotes en riesgo y favorece que el lote más próximo salga hacia el sitio donde más se vende.
Si tu programa no registra los lotes, el sistema avisa de que no puede calcular el riesgo exacto y trabaja con la antigüedad media de lo recibido. Con la simulación con tus datos se ve cuánta merma por caducidad se habría evitado el último año.
Términos relacionados
Caducidad y consumo preferente, FEFO, merma, trazabilidad por lote y riesgo de sobrestock.
Preguntas frecuentes
¿Se puede vender un producto caducado con descuento?
Si la fecha es de caducidad, no: pasada esa fecha, el reglamento considera el alimento no seguro. Con una fecha de consumo preferente pasada la cuestión es distinta y conviene confirmarla con tu asesor. De ahí la importancia de actuar antes de la fecha.
¿Qué margen de vida útil conviene pedir al proveedor?
Lo que permita venderlo con tiempo en tu canal: si tu producto tarda 20 días en venderse, un lote con 25 días de vida restantes es un lote en riesgo desde que entra. Conviene pactarlo en las condiciones de compra.
¿Cada lote necesita una previsión propia?
No, la previsión es del producto en cada sitio. Lo que se calcula por lote es la comparación entre lo que hay y lo que se prevé vender, respetando el orden de salida de las fechas.
¿Sirve esto en productos sin fecha?
No con este nombre, pero el razonamiento es el mismo con temporada: moda, material de campaña o electrónica que se queda anticuada. El equivalente es el riesgo de stock obsoleto.